白話專案管理

2021-10-14 18:39:55 字數 1961 閱讀 3863

一、何為專案管理

專案管理其實就是將理想為現實,化抽象為具體的一門科學和藝術。

就是在有限的成本、時間、資源的情況下,將乙個臨時性的專案目標落地。美國《財富》雜誌就曾經預言,專案管理將是下乙個世紀的首選職業。事實上,專案管理能力,已經成為一項職場人士的必備技能。

二、標準專案管理

說道標準專案就不得不先提下pdca戴明環,即pdca迴圈的含義是將質量管理分為四個階段,即plan(計畫)、do(執行)、check(檢查) 和 act(處理)。其實就是模擬我們平常標準去做一件事,一般都是先進行計畫的制定、再按照計畫進行執行、再對執行結果進行檢查糾偏、最後再根據檢查糾偏結果進行處理,處理完後,又可以接著處理下乙個pdca迴圈了。

專案管理的知識體系與pdca都有著很強的模擬性,鑑於專案管理的知識體系過於龐大,pmi 把它分為專案管理五大過程組和十大知識領域,共 49 個子過程。五大過程組,分別為:啟動過程組、計畫過程組、執行過程組、監控過程組、收尾過程組。十大知識領域:整體管理、範圍管理、進度(時間)管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理、干係人管理。具體相關關係,可以參照下圖所示:

其中,進度、成本、質量、範圍是 4 個核心領域,風險、溝通、採購、資源、干係人管理是 5 個輔助領域和 1 個整體領域。所謂的核心領域,其實就是我們去實現乙個專案時,最直接相關的領域,這4者之間是相互關聯的,提高乙個指標的同時會降低另乙個指標,乙個專案的實施,肯定都會在進度、成本、質量、範圍進行限定,且這幾個領域都有互相關聯的關係,比如一般來講如果增加專案範圍,往往會導致進度的延長或成本的增加;提高專案質量要求,一般也回導致進度的延長或成本的增加等,所以在實際專案實施過程中,往往會根據具體情況及主要關注點,作出相關取捨。專案經理其實就是利用一切可以利用的資源、盡自己最大的努力達成專案目。

三、白話執行注意事項

1、啟動過程組

啟動過程組主要包括制定專案章程與識別干係人,專案章程其實是度專案經理進行賦權的乙個過程,干係人的識別關係到專案範圍、資源等產生影響,所以專案啟動時,一定需要冷靜聆聽、逐步分析各方主要關切點、找到各方可契合點。 建立信任,化解敵意。並且需要注意到干係人可能會隨著專案的實施會產生變化,當干係人變換時,也要及時對相關干係人進行識別分析。

2、計畫過程組:

凡是預則立,不預則廢,計畫的制定要組織相關人員一起參與進行,做到計畫盡量客觀、真實,從本質上來講,計畫是用來對焦的!做計畫,是個集體對焦的過程。專案的各個階段都要定期與計畫進行集體對焦,將計畫與實際情況進行對焦,盡最大努力保證計畫的科學性,具體來講,就是要保證計畫的具體、全面、準確、共識、及時。

具體:好的計畫,不僅要給出時間節點,還要給出依據和**,這樣才能更有效地對焦。

全面:不要只有任務列表,而缺少識別相關的關鍵資源和關鍵依賴,並且還需要考慮考慮研發之外其他環節。

準確:越早定義完成標準,計畫按照期望完成的概率就越大。

共識:沒有達成共識的計畫,是不具備任何效力的。

及時:要及時與實際情況進行對焦,若發現計畫與實際情況發生偏離,要及時進行糾偏,調整計畫內容。

5、收尾過程組:

收尾其實就是將專案進行完整交付後,對專案進行整體的覆盤總結。在覆盤會之前,想清楚我們覆盤的目的,設定好覆盤的基調,其實更為重要。需要注意的是覆盤不是來挑問題的,而是為了找到問題的根源並改進的。

四、一些模板:

1、緊急報告會包含 5 個基本元素:

1)、事件描述;

2)、 影響後果;

3)、 跟進分析;

4)、 響應措施:包含負責人及時間表;

5)、 所需支援。

2、啟動會準備內容模板:

1)、 專案背景

2)、專案目標

3)、專案範圍

4)、里程碑計畫

5)、主要風險

6)、組織架構

7)、責任分工

8)、流程機制

9)、 溝通方式

10)、支援工具

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