究竟什麼佔據了人們的時間？這是乙個經常令人困惑的問題。著名管理學家科維提出了乙個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個「象限」：
緊急又重要、
重要但不緊急、
緊急但不重要、
既不緊急也不重要。
這就是關於時間管理的「四象限法則」。
時間管理理論的乙個重要觀念:把主要的精力和時間集中地放在處理那些 "重要但不緊急" 的工作上。
這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計畫和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個「象限」的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。乙個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所佔據，從而有效地開展工作。
第一象限:
這個象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，無法迴避也不能拖延，必須首先處理優先解決。它表現為重大專案的談判，重要的會議工作等。第二象限工作中的主要壓力來自於第一象限，其實第一象限80%
的事務來自於第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情 才能是的壓力減緩。
不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分解，然後乙個乙個解決，並制定時間表，在規定的時間內完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。
荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域。 這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌，建議管理者要把80%
的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的「急」事無限變少，不再瞎「忙」。
第三象限: 包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但並不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，像無謂的**、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都並不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會佔據人們的很多寶貴時間。
第四象限: 事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。發呆、上網、閒聊、遊逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。
第一象限和第四象限是相對立的，而且是壁壘分明的，很容易區分。
第一象限是緊急而重要的事情，每乙個人包括每乙個企業都會分析判斷那些緊急而重要的事情，並把它優先解決。
第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會去做。
第二象限和第三象限最難以區分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實造成了它很重要的假象，耗費了人們大量的時間。
依據緊急與否是很難區分這兩個象限的，要區分它們就必須借助另一標準，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標和人生規劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬於第二象限的內容；如果它不重要，就屬於第三象限的內容。
3.走出第三象限
具有假象的第三象限因為它的緊急性往往使人們難以脫身，所以人們經常會跌進第三象限而無法自拔。例如，打麻將的時候三缺一，只要一玩起來就很難脫身，而且要耗費很長的時間才能打出結果。
第一象限的事情必須優先去做，第四象限的事情人們不會去做。第三象限的事情是沒有意義的，但是又很難纏，因此，必須想方設法走出第三象限。
4.投資第二象限
第一象限的事情重要而且緊急，由於時間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要，而且會有充足的時間去準備，有充足的時間去做好。可見，投資第二象限，它的回報才是最大的。
走出毫無意義的第三象限，把有限的時間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了。
如果你總是有緊急又重要的事情要做，說明你在時間管理上存在問題，設法減少它。
盡可能地把時間花在重要但不緊急（第二象限）的事情上，這樣才能減少第一象限的工作量。
對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權，讓別人去做。
不重要也不緊急的事情盡量少做。
6點優先工作制
要改變自己每天都像「救火隊」一樣的工作狀態，首先要調整好自己的工作時間安排。把盡量多的時間用在重要但不緊急的工作上。
效率大師艾維利提出了「6點優先工作制」的方法。具體操作方法是每天早晨上班前，寫下今天要做的全部事情；按事情的重要順序，分別從「1」到「6」標出六件最重要的事情；每天一開始，全力以赴做標號為「1」的事情，直到它被完成或被完全準備好，然後再全力以赴做標號為「2」的事情，以此類推。
艾維利認為，一般情況下，如果乙個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那麼他一定是一位高效率人士。
設定不被干擾的時間
很多職場人，往往會有這樣的抱怨，每天似乎都很忙碌，一年到頭作總結的時候，卻發現自己一年似乎什麼都沒有做，一年都沒啥進步。這些人每天就像陀螺似的在旋轉，很少靜下心來考慮考慮自己做的工作。
也有的人經常抱怨，在做一些重要工作時，因為時刻被別的事情被打斷，而難以高質量的完成。
建議採用的方法是每天固定拿出一段時間來，可以是早上或晚上，為自己設定一段不被干擾的時間，一方面可以靜下心來集中做一些工作；另一方面也可以靜下心來自我反思並調整自己第二天的時間安排。
20秒情緒控制
時間管理上，要克服拖沓症，還有很重要的乙個方法就是要學會控制自己的情緒，對一些應該做的事情，應立即行動，快20秒。比如，週末是睡懶覺還是去參加論壇或講座，這時候，就要提前20秒，快速作出積極的決定，而不是躺在那兒考慮半天就是不加行動。
而對一些需謹慎考量的事情，或情緒激動時的決定，就要三思而後行，慢20秒作出決定。
設定小的timer
要改變拖沓的習慣，還可以嘗試使用乙個最簡便的方法，就是在做某項工作時，為自己設定乙個timer（時間），比如寫一篇稿子或一篇匯報，為自己設定半個小時或乙個小時，然後用倒計時的方式，開始工作，這樣的訓練，你會發現比平時做同樣的工作，節省不少時間，原先寫報告前的各種情緒預備工作等全部簡化了，工作效率大大提高。
當然，改變時間管理的技巧還有很多，比如使用outlook裡面的日曆、目標分解法、下決心一次性把事情做好、利用碎片化時間、挑戰「快文化」等。讀者不妨先從以上幾個容易著手的方法做起。
挑戰自我舒適期 3個月達到養成期
要改變乙個人多年來的習慣，挑戰自我的舒適期並不容易。很多人都難以堅持下來，一般而言，乙個人改變習慣需要三個階段。第乙個階段匯入期，需要1-7天，人們改變習慣的行為是有意識的，但不自然；第二個階段是適應期，一般需要7-21天，這時候人們的改變雖然還是有意識的，但已經很自然。第三個階段是養成期，需要21-90天，這時候人們時間管理的行為已經變成是下意識的了，而且非常自然。
四象限工作法 四象限時間管理法則及四象限工作法軟體
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四象限分析
四象限分析 日常工作如此的繁瑣，經常讓人感覺千頭萬緒 斬不斷，理還亂 如果您試一下重要 緊急四象限分析法，或許會讓您舉重若輕 把您所有的工作按照 1 重要 緊急，2 重要 不緊急，3 緊急 不重要，4 不緊急 不重要的順序，把它們依次放在1，2，3，4象限中，如下圖 有了這個參照，我們就可以有條不紊...
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