當前我公司在工作任務分配、進度跟蹤方面存在的乙個嚴重問題是：上級下達任務給下面的員工後，下面的員工消極被動的接受任務然後展開工作，在工作過程中，上級會經常詢問下級的進展情況，並在任務延期的時候頻繁催促，這樣的結果是，上級疲於跟進任務細節進展，下級也容易產生牴觸情緒而喪失積極主動性，從而，下級不會主動向上級匯報工作進展狀況，更嚴重的是，工作中出現問題或意外情況時，也沒有主動上報的意識，導致上級不能及時地了解必要的資訊而因此可能做出錯誤的判斷。
我們現在的狀況可如下圖表示：
上圖只有從上至下的單向傳遞，缺少了必要的反饋線路。建議在進度跟蹤方面採用匯報反饋的機制，如下圖所示：
採用改進後的工作進展匯報機制，不僅可以調動下級的積極主動性和增強他們的責任感，而且可以讓上級將更多的精力花費在更有價值的事情上。工作匯報機制要注意以下兩點：
（1）積極主動地向上級匯報最新的工作進展情況。
（2）如果任務將延期，下級應盡可能地提前將情況告訴上級（如至少提前一天），以便上級能及時調整方案。
（3）工作中出現任何意外情況，應第一時間上報給上級。
這三點應成為所有員工在工作中的的習慣。如有違背上述事項的情況發生，將對責任人採取相應的嚴肅處理。
除上述注意事項外，在具體實施過程中，可配合採用如下方案：
（1）每週六下午5點（我們是每週工作六天），召集各專案負責人、組長總結本週的工作，並一起制定下週工作內容的重點，制定周計畫。會議最長時間為40分鐘。
（2）每週一上午9點半召開週會，全體職員參加，總結上週的工作情況，並讓大家了解本週的工作重點。會議最長時間為30分鐘。會議結束後，各專案負責人、組長在組內討論本組各成員在本週的主要工作內容，並制定每個組員的周計畫。
（3）每週
一、二、三、四、五，下午5點30分，各專案負責人、組長參加匯報會議，匯報本小組的工作進展情況，並討論安排第二天的工作任務。會議最長時間為20分鐘。
ps:在此之前我們都有晨會（morning meeting）的習慣，就15分鐘，也是站著開的，但為了更好地配合匯報機制，我們將晨會提前了16個小時，：）。只有主管級別和專案負責人需要參加每天的會議，這是必須的，而且會議的長度也不會超過20分鐘。我本人非常討厭漫無目的的長時間的會議討論。
走向管理 建立工作匯報機制
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