規劃過程組包含明確專案範圍，定義和優化目標，為實現目標制定行動方案的一組過程。規劃過程組制定用於指導專案實施的專案管理計畫和專案檔案。由於專案管理的複雜性，可能需要通過多次反饋來做進一步分析。隨著收集和掌握的專案資訊或特性不斷增多，專案很可能需要進一步規劃。專案生命週期中發生的重大變更，可能會引發重新進行乙個或多個規劃過程，甚至某些啟動過程。這種專案管理計畫的逐漸細化叫做「漸進明細」，表明專案規劃和文件編制是反覆進行的持續性活動。規劃過程組的主要作用是，為成功完成專案或階段確定戰略、戰術及行動方案或路線。對規劃過程組進行有效管理，可以更容易地獲取干係人的認可和參與。規劃過程明確將如何做到這一點，確定實現期望目標的路徑。
作為規劃過程組的輸出，專案管理計畫和專案檔案將對專案範圍、時間、成本、質量、溝通、人力資源、風險、採購和干係人參與等所有方面做出規定。
由經批准的變更導致的各種更新（一般發生在各監控過程中，也可發生在指導與管理專案工作過程中），可能從多方面對專案管理計畫和專案檔案產生顯著影響。對這些檔案的更新，意味著對進度、成本和資源的要求更加精確，以實現既定的專案範圍。
在規劃專案、制定專案管理計畫和專案檔案時，專案團隊應當徵求所有干係人的意見，鼓勵所有干係人的參與。由於不能無休止地收集反饋和優化檔案，組織應該制定程式來規定初始規劃何時結束。在制定這些程式時，要考慮專案的性質、既定的專案邊界、所需的監控活動及專案所處的環境等。
規劃過程組內各過程之間的其他關係取決於專案的性質。例如，對某些專案，只有在進行了相當程度的規劃之後才能識別出風險。這時候，專案團隊可能意識到成本和進度目標過於樂觀，因而風險就比原先估計的多得多。反覆規劃的結果，應該作為對專案管理計畫或各種專案檔案的更新而記錄下來。
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