資訊化可以給我們帶來效益，直觀表現一般主要在兩個方面：成本的降低、效率的提高。但要做到這一點，資訊化系統本身，以及資訊化的實操流程都需要進行精益再設計，否則反而會成本上公升，效率下降。以某集團分支機構**費用網上財務報銷流程為例。
網上財務報銷，並非僅僅簡單的把報銷填單從紙面手寫變成網上輸入，裡面涉及報銷流程再造、授權審批設計、操作細節考量等各方面。
分支機構**費用網上報銷之前，流程如下：
這個流程有如下幾點不足：
1、環節長，審批的婆婆多，任何乙個單都通到頂，沒有授權；
2、序列流程，每個環節都是瓶頸，特別是經常出差的辦事處主任與分公司經理，壓單已是常態；
3、在文員和分公司財務這兩個環節，流程出現雙向往返；
4、業務員需要親自填單。
網上報銷系統上線之後，流程再造如下：
再造後的流程有如下幾個特點：
1、給予了分公司經理一定授權，80%的單據分公司即可審批完畢，流程大為縮短；
2、並行流程，實物流與電子流分開。業務人員，包括辦事處主任和分公司經理，負責審核業務上的合理性，這可以通過電子流完成；財務人員則主要負責審核單據的合規性，必須見單簽字；
3、流程的每個環節都是單向流轉，無往復；
4、業務員角色發生變化，由親自填單變為督促經銷商填單，並審核單據，這樣的話，業務員的文案工作減少，騰出更多時間跑市場和指導經銷商開展工作。
上述流程方面的再造，只是精益設計的一部分，還體現在如下幾個方面的細節：
1、報銷單的列印：
（1）列印多大紙：紙面填單時，由於是定式預製單據，內容較多，因此都為a4大小。走網上報銷時，只列印有資料的關鍵資訊，最後壓縮成a5大小。僅此一項，即節約一半的紙張費用，又綠色環保又經濟實惠。
（2）列印多少：在網上填製完報銷單後，只列印一張報銷單首頁。需要特別說明的是，必須進行一定的報銷記錄合併列印。否則的話，成本會成倍上公升，效率成倍下降。
這一點，某集團曾吃過苦頭。由於某集團對資料的顆粒度要求很細，每筆**費用的報銷都要細分到品類、品牌、城市、賣場、費用專案、檔期等，因此乙份**費用報銷常常會在系統中細拆成多條記錄，甚至有的會有幾十條。由於之前沒考慮到合併列印這一點，結果每條記錄列印一張報銷單，把機器打得慘不忍睹，列印紙和油墨飛速消耗，經銷商的臉色很不好看。
要知道，一張a5報銷單的列印成本，加上紙張和油墨，差不多要0.2元/張，還沒包括機器的折舊費。而且，相關人在報銷單上籤幾十個字也頗費時間，也頗為煩躁。
（3）誰列印：誰製單誰列印，因此由經銷商來列印，當然這需要一些說服工作。另外，如果是業務員和辦事處的日常行政費用報銷單，那就在辦事處列印。
2、報銷單的郵寄：
（1）什麼時候郵寄：經銷商和辦事處都是每週郵寄一次實物報銷單，這個一周的頻率，是平衡郵寄成本與資金佔壓成本之後才定下來的。對於分公司來說，如果是需要總公司審批的，也保持一周寄一次的頻率。其他在分公司審批許可權之內的單據，先暫存分公司，每半年再統一寄到總部歸檔。這個時候都是利用回總公司開會的時機帶回總公司，連郵寄費都省了。
（2）用什麼郵寄方式：以前由於是序列流程，所以郵寄時考慮最多的是速度，然後是郵寄成本。現在呢，由於是並行，辦事處文員要實物單與電子單同時抵達時才審核，所以經銷商寄實物單的到辦事處時，就沒必要那麼匆忙，此時以成本為先。
還有其他很多細節就不一一贅述。
【鄧國清 msn：[email protected]】
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