中小企業如何做好IT專案管理？

中小企業團隊承擔商業專案會面臨一定的挑戰，尤其是it專案，其成功開展更是需要技巧。

從看似基礎的軟體更新到新技術合作夥伴的參與，或者統一通訊系統的採用，無論專案的規模如何，結果都會對你的業務產生重大影響。執行不力的形式多種多樣，可能會造成各種問題，從執行效率低下到引發更嚴重的後果等等。

尤其是技術的不斷變化，給it專案額外增添了風險因素。然而，採用正確的it專案管理系統有助於消除成功完成這些專案所面臨的許多障礙。

本文將引導你完成正確使用專案管理系統管理乙個it專案所需的步驟。

第一階段：定義

定義階段看似非常基礎，但可能是整個專案最重要的階段。在這個初始階段，你的企業正式定義討論中的專案目的和專案範圍。

充分了解當前情況、使用者和特定需求，對於正確啟動it專案至關重要。

第二階段：策略

在明確定義新技術專案之後，可以制定完成該項目的戰略計畫。

綜合計畫全面考慮成本、時間、風險（包括安全風險和網路風險）、溝通、培訓和評估。對所有參與專案的團隊成員來說，綜合計畫使整個過程更加順利，即使過程涉及多個新技術解決方案的實施。

第三階段：執行

有了明確的定義和適當的計畫，執行階段就能成為你的it專案中最簡單的方面。第三階段涉及遵循戰略計畫，直至完成專案可交付成果。

在專案執行過程中，定期溝通和更新有助於專案保持進度，防止在截止日期臨近時出現意外情況。

第四階段：評估

沒有花時間審查專案的成敗，就不該結束專案。it專案的評估階段應包含確定專案目標是否已經實現，識別進展順利的方面和能夠改進的方面。

這個階段不僅提供關於剛結束專案的見解，而且反饋還有助於未來it專案的改進。受影響系統的審查已經就位，甚至還會揭示發展和提高效率的新機會。

第五階段：結論

根據性質，你的it專案可能是一項持續不斷的活動，需要不斷對其進行評估和改進，例如使用跟蹤和分析軟體。即使在這些情況下，也應給出初步實施專案的正式結論。

這個階段是關閉專案已完成部分並認可團隊成員貢獻的時機。

無論專案規模如何，全面跟蹤專案管理各個階段對於成功完成it專案至關重要，利用技術優勢則可以幫你達成目標。8msaas pm專案管理系統具備關於軟體專案經理和團隊成員應該做什麼的內在知識，能夠指導專案團隊做正確的事。

專案經理可以使用8msaas pm對專案成本、人員、進度、質量、風險和文件等進行分析、管理和控制的一系列活動。

1、保持對專案進度的跟蹤

8msaas pm自動實時跟蹤記錄專案狀態，能夠實時了解專案績效，自動監測問題與風險，高亮異常情況。

其最大的特點是能與業務連通，不僅與銷售，合同，採購連通，還與業務的成本及收入連通。

2、專案成本控制在計畫之內

8msaas pm支援專案管理會計的功能，提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能，讓財務資訊在機構、合同及專案間保持一致，不出現偏差。

3、妥善處理需求變動

8msaas pm動態更新的專案執**況，幫助專案經理做好變更控制，減輕專案變更或新需求對專案進度的影響。任一需求資訊更改，其它相關資訊自動同步更新，並通知相關人員。

4、合理分配專案資源

8msaas pm可幫助你確定專案利害關係者及許可權，並自動跟蹤團隊成員的每個專案計畫與實際工作量。系統的資源功能可按照區域、部門、專案以及活動進行資源的查詢、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況，並且提供各種資源計畫與使用報表，讓專案資料分配情況一目了然。

5、保證專案質量

8msaas pm專案管理工具可自動檢查內部和外部可交付成果的狀態，並從資料中**出專案週期內所有檢查過和未檢查過的可交付成果的數目。然後，通過制定質量控制規則、內部評審和驗收規則等內部過程規範來幫助控制可交付成果的質量。

說到底，中小企業想要做好it專案管理，就要實現專案干係人的需求和願望。專案經理應善用技術優勢，借助專案管理系統在實踐中解決問題，提高專案團隊應付各種變化的能力，使專案管理工作越做越好。