8Manage PM 專案管理常見問題及解決方案

優秀的專案管理者，能在工作中提前規避風險或者制定合理方案應對，就像經驗豐富的司機，懂得如何提前判斷路況和車況，做到平穩駕駛，人車合一。因此，為了給專案管理者提供一定的經驗借鑑，8manage 篩選出五類專案管理常見問題，並給出每個問題的解決方案，希望帶給各位一點啟發。

一、專案目標不明確

幾乎完美交付了專案，但專案發起人並不認可專案成果，或發現專案並沒有帶來預期的收益。這種情況不少專案管理者應該都遇到過。這是由於專案啟動階段中，沒有準確定義專案的成功目標導致的。因為目標不明確，導致雙方的評估標準不統一，專案雙方對於專案的成果認知也不一樣。

所以，專案經理不僅要關注專案的需求目標，還要多思考其背後的價值目標，以及如何通過專案來達成相應目標。

處理專案目標不明確的問題時，建議先在專案啟動之時把專案目標細化，並在專案開始的階段就把這個目標作為整個專案的行動目標，這樣專案驗收就不會在後期因為標準不統一，導致雙方的爭執不斷。

規模較大的專案設定階段性的專案目標，分步驗收，而且階段性驗收工作可能是成為下乙個階段專案啟動的依據，也成為乙個專案階段的里程碑。

使用8manage pm專案管理軟體，你可以通過里程碑管理，為下一步工作作出決策，準確評估任務和工作量。視覺化的實時里程碑進度報告，每一階段對各人員角色職責進行考核和監管，保證開發過程的進度和質量，最終實現總目標。

最後，還要注意與專案發起人多做正式、非正式的溝通，關注專案發起人發起專案的背景和初衷，挖掘其真實訴求。

二、專案治理不當

專案治理不當是專案管理常見問題，具體的表現有： 1、專案角色職責不清晰，一項工作由多人共同負責，導致工作進展緩慢； 2、工作流程不明確，專案成員難以找到對應的責任人，導致工作進度阻塞； 3、風險問題上報流程不清晰，所有問題集中到專案經理處，專案經理成為工作瓶頸。

處理專案治理問題，需注意以下幾點：

1、治理要盡早。在專案初期就明確治理要求，既明確了專案各項工作的責任人及工作流程，也有利於專案成員對專案管理制度的認可。

2、治理要具備可操作性。在開展專案治理活動之前，要注意依據恰當的專案管理規範，不能生搬硬套。

3、責任清晰。確保對各項工作最終結果負責的是直接推動工作進展的責任人，且只有唯一責任人；

4、將專案治理與組織治理及相關方管理分離，避免專案決策流程冗長。

你需要制定良好的專案管理流程，提高專案效率，並及時捕捉到專案執行過程中的各種變更，控制風險。

通過8manage pm的簡單審批與驗收機制，跟蹤專案進度，使專案資訊實時準確，問題及確定問題的責任人更容易被發現，讓你的團隊保持誠實。

三、專案規劃流於形式

在實際專案執行過程中，專案規劃是整個專案實施過程中最容易流於形式的工作之一。要不說做就做，拍腦袋做規劃，為專案埋下眾多隱患；要不就是專案規劃很隨意，資源嚴重浪費，或專案推動力不足，專案組成員完全沒有緊迫感。

處理專案規劃問題，有三點要注意：

1、專案規劃的過程比專案規劃的輸出更重要，輸出可以根據專案實際情況精簡，但分析的過程不可缺少。

2、規劃的過程要綜合考慮專案管理內外部實際情況及約束限制條件，謀求時間、範圍、質量、成本多項因素的最優平衡。

3、邀請組織專家或專案組成員共同參與專案規劃或評審專案管理計畫，確保專案管理計畫合理且可行。

通過各種視覺化以及計畫定義工具，幫你快速釐清計畫優先順序，規劃專案發展較優路徑。在8manage系統中，計畫與執行處於同步狀態。專案計畫可以被追溯，但使用者所使用與共享的當前計畫都是唯一的。當前的計畫實時反映專案成員最新的可交付成果及其完成情況。

四、不能持續獲得高層領導支援

專案啟動階段，高層領導明明很重視，專案做著做著，高層領導卻彷彿對這個專案失去了關心。

處理這一問題，需要做好以下三個方面：

1、在專案規劃階段邀請高層領導共同參與，組織高層通常很樂意為重要專案繪製發展藍圖；

2、保持與高層領導的溝通，結合高層領導者在規劃過程中表現出的關注點，定期同步資訊給高層領導，同時避免使用大量的專業術語，確保高層領導能恰當理解你所傳達的資訊。

3、檢視自己是否重視了與高層領導的每次溝通，確保溝通的必要性、資訊的準確性和及時性。

為此，8manage pm幫助專案經理清晰地把專案的總概覽呈現給企業高層領導，也有利於專案經理申請更多的支援。

「總概覽」頁面可以用來向領導做專案整體情況匯報，也是專案經理應該隨時關注的，可以直觀地總覽該項目的背景、目標、當前的進展、下一步行動、遇到的問題。

五、團隊管理失誤

作為乙個專案管理人員，你不但要對專案進行整體把控規劃，對專案資源進行統籌管理，還要確保每個專案成員都在工作中處於最好的狀態。

優秀的專案管理者不必事事全都過問，也不要直接干涉基層員工。而是應該通過專案治理幫助團隊成員清晰工作目標、界定職責邊界、暢通工作流程，為專案成員創造良好的工作環境，以便專案成員可以放心工作。

專案管理者需要完成從定性的績效考核到定量的科學管理的過渡，員工職責分明，績效、獎金多維度評估。

通過專案角色與技能相匹配，讓專案經理輕鬆的把任務布置下去，合理管理團隊的權責，並自動檢測分配到專案活動中每個資源的技能差距，以最大限度地減少不匹配的情況，實現專案經理管的少，專案團隊做得好。

總結失敗經驗，找出解決方案是學習成長的最佳方法之一。正確的專案管理解決方案能有效協助專案管理者掌控專案實施全過程，解決專案管理常見問題，減少犯錯機率，幫助團隊取得專案成功。