商業論證是prince2 7大主題之一,對專案而言,它回答了「為什麼有這個專案」的問題。
專案的特性決定了專案一定會消耗組織的資源(機會、資金、人力等)。由此,啟動專案之前,一定要明確且準確地回答「為什麼有這個專案」這個問題,以避免無謂地消耗組織的資源。
統計資料中專案有很高失敗率的原因,很大程度上是由於沒有明確或準確地回答「為什麼有這個專案」這個問題。很多專案啟動的原因,可能只是某人或某個機構乙個臨時起意的想法,或者是同行都在推行這類專案(所謂標桿管理),更多的是遇到了需要解決的問題,等等。這些原因往往並不足以支撐啟動專案。因為它們並沒有明確或準確地回答「為什麼有這個專案」這個問題。足以支撐啟動專案的原因應該只有乙個:創造收益!無論是實現想法,學習標桿還是解決問題,等等行動,都應該是為了並且確實能給組織創造收益。如果想法實現了,標桿學習了,或是問題解決了,但並未給組織創造真實的收益,那麼這個專案即使順利交付了,也很可能最終被確認為乙個失敗的專案。
因此,能否創造收益是判定專案成功與否的基礎。
這樣的敘述有些「虛無縹緲」的感覺。讀者一定會覺得:實現了想法,學習了標桿,或是解決了問題不就是創造了收益嗎?其實不一定的,「南轅北轍」、「邯鄲學步」、「治標不治本」這些成語其實就是最好的回應。
那麼,專案管理如何基於收益進行管理呢?prince2的商業論證就是答案。
prince2的商業論證可以說是一種收益導向的管理藝術。這一主題給出了針對「收益」的清晰又實用的管理方法。
首先,我們先來明確「收益」的定義。
專案是組織用來實現對其業務的單方面或多方面的改善的最有效的行動。而這種改善一定是可度量的,只是泛泛而論的改善,就很可能出現上邊「南轅北轍」、「邯鄲學步」、「治標不治本」這類成語所表達的弊病。
prince2中,把這些可度量的改善就稱為收益。
然後,我們來理清組織如何通過「專案」來創造預期的收益。
專案交付以產品為形式的產出,而這個產出一定會導致組織的業務發生改變,這些改變被稱作成果。成果幫助業務實現收益(可度量的改善)。由此,產出 ——> 成果 ——> 收益 這條路徑,為專案提供了業務驗證。這也是prince2 7大原則之一的「持續的業務驗證」的落腳點。
最後,我們梳理下如何基於收益對專案進行持續的業務驗證。
商業論證要求專案滿足可取的、可交付的和可實現的3個層面收益考量。可取的,要求付出的成本和承擔的風險要與預期的收益相對平衡。可交付的,要求創造收益的產品是能夠交付的,即專案能順利完成。可實現的,要求最終通過使用產品,能實現預期的成果及收益。
prince2 中,在專案開始時就要開發商業論證,然後在專案整個生命週期中進行維護,根據其發展和演變對其進行審查和更新,並由專案管理委員會在每個關鍵決策點進行正式驗證,例如,在階段的邊界。當收益開始產生時,要對收益進行確認。
在專案生命週期的每個階段,組織的不同角色按職責完成業務驗證的工作內容,prince2對此有明確又詳細的定義,組織可以參考這些定義建立自己的業務驗證管理流程。
prince2要求商業論證主題建立和維護商業論證和收益管理方法兩個管理產品,並提供了相應的內容框架。
prince2認為商業論證要使用一項重要的技術:投資評估。如生命週期成本分析、淨收益分析、投資回報分析、敏感性分析等內容。
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