通常來講,會議的作用是用時間來傳達訊息或者換取結論,但低效的會議不僅得不到應有的效果,還耽誤時間,為人詬病,影響領導力. 通過觀察,我對高效會議總結了一些建議,希望能對會議的效率有所幫助:
一.提前做好會場布置
會議組織者建議先到會場,並做好投影儀布置等準備工作,避免與會人員都到場後一起等待,浪費時間.
二.會議組織者需要理清要點
會議組織者應該在會前將議論事項整理出來,並且要對這些要點有深入思考,這樣會議的流程就會清晰很多.
三.會議組織者要有把控進度的意識
開會的過程中,議題難免被帶偏,這個時候組織者就需要站出來,將議題拉回到正軌上來,避免在不重要的細枝末節過分糾結.
四.養成言簡意賅的習慣
會議組織者如果能在會議中簡明扼要的表述自己的觀點,那麼其他的與會者也會盡可能的簡要闡述觀點,從而避免長篇大論,話體跑偏,耽誤時間.
五.會議人員精簡優化
只通知必要的與會人員參與,大家的時間都很寶貴,如果會議開了半個小時,和自己一點關係都沒有,無疑是在浪費時間.
六.會議可以分階段開
這個很簡單,先說所有人都需要知道的事,然後部分人離開,再說後面部分人需要知道的事,這樣就可以避免花大量時間只get到一小部分與自己相關的會議內容.
七.私事私聊
會議應該引導大方向,如果有兩個與會人某個事情需要進一步討論,並且不是一兩句話能說清的,而且這個事情與其他人並沒有什麼關係,那麼可以讓他們私下溝通.
八.不斷思考總結優化
例如我們有個會議,本來發起者是我們,我們相對而言思考很深,而對接方思考很淺,我們優化後的結果就是由對接方來發起會議,這樣就會促使他們提前去熟悉內容,有所思考,會議效率和質量自然而然的就提起來了,這都是不斷優化的結果.
總之,遇到問題,去思考,去尋求建議,並不斷改進,事情就會向好的方向發展!
關於高效會議的一些建議
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