最近我們組內一位專案經理同我討論他為什麼在最近開始的乙個專案（專案已經開始了2個月左右）中做的非常累，在公司的咖啡吧他向我描述了他目前的工作場景一些工作場景：任務輸入多、所有事情都需要pm去跟蹤落實、這個專案又是公司的旗艦產品不得半點馬虎和鬆懈。聽完他的描述後，我給他描述了以下兩個場景由他考慮以後的專案管理工作是否需要改變。
場景一： 作為專案經理我們每天可能會從不同渠道接收到不同的需求、變更、bug，甚至是客戶投訴，抑或是線上問題反饋，然後專案經理立即響應每乙個輸入，這裡說的響應是指立即將任務分配給相關的開發同事進行修改和後續的測試人員驗證。我們先來看看如果把這些任務立即分配出去的情景可能是這樣的乙個畫面：專案經理每天通過某個任務/bug工具甚至郵件或im向專案組同事分配若干個任務，每個任務的截止時間基本上是越快越好（英文裡的：asap），然後團隊成員每天手頭的任務可能會被打斷若干次，很多事情都是部分完成，是真正完整做完的任務少之又少，過不了幾周整個團隊會感到疲憊不堪、男默女淚。同時專案經理也會感覺到整天是在救火，疲於奔命；感覺到團隊生產率低下，深深的陷入到 micro-management 的泥潭中，這樣的工作方式看起來是很快的，因為每個任務都在第一時間分配下去了。
與之相對應的另外乙個可能場景二是：不同渠道匯集而來的任務、bug、投訴需要第乙個接收到資訊的人或者是某乙個介面同事記錄到團隊的任務流工具中（例如：jira，bugzilla，redmine等），然後專案經理召集相關同事（如開發、測試、需求負責人等）定期的review這些任務（根據具體情況可以使每天、每週或每兩天都可以），把這些新接收到的任務和目前團隊正在做的事情統一排乙個優先順序，並且盡可能少的去中斷團隊成員目前手上的工作而切換到乙個新的任務上，一旦某位同事完成了手頭工作就去系統裡面選取乙個還沒有被人開始做的最高優先順序的任務來做。經過一段時間後團隊就能自發進行任務選取了，專案經理也有更多的時間去觀察和改善團隊其他方面的事情了。這樣的工作方式看起來好像很慢，因為每個任務到達後都不是第一時間分配出去的。
以上舉例的兩種場景你更喜歡那種呢？是立即分配任務型，還是讓團隊自己按優先順序選取任務型？相信大部分人期望是第二種，如果你目前的工作情形是第一種畫面，那麼請考慮一下是否得盡快建立相應的流程機制來規範了，更重要的是能夠把團隊圍著專案經理轉變成團隊圍著任務優先順序而轉。
pmbok上說專案經理~75%左右的時間是花在溝通上，那麼我認為專案經理開始乙個新的專案時，需要盡快通過溝通在團隊內部建立基本的任務處理流程、內外部的溝通渠道是至關重要的，而不至於陷入救火是常態的情景中，也就是說專案經理需要建立乙個大家可以高效工作的流程和環境。
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