本文討論了某集團辦公自動化（以下簡稱oa）系統專案管理中的溝通管理問題。該系統旨在提高集團各部門之間公文上傳下達的效率、加強辦公審批職能、真正實現無紙化辦公。系統包括了流程定義、公文系統、短訊息平台、日程管理等子系統或模組。本文首先介紹了oa專案的基本情況，接著重點討論了本專案在溝通管理方面所使用的技術、工具和方法，指出了大多數專案的失敗都與溝通不暢有關，專案管理人員可以通過制定良好的溝通計畫、加強過程溝通及切實可行的衝突管理來促進專案的成功。最後指出了在溝通管理中求得人性化管理與規則化管理的平衡，有利於專案在和諧、合作、理解、溝通的環境下進行。在本專案的實施過程中，我擔任了開發方的專案經理，自始至終參與了整個專案建設，自2023年10月專案啟動至2023年8月專案驗收歷時10個月，系統至今執行穩定，取得客戶和公司管理層的好評，很大程度上得益於良好的溝通管理。
1.專案概述
某集團是國資委直屬的重點企業，承擔著區域重點城市的民用電力**。集團本著「高起點、高投入、高回報」的宗旨，對資訊化建設投入了大量的人力、物力和財力。在實施oa之前，集團先後投資建設了財務、檔案及erp系統，這些資訊系統為集團各個階段的發展起到了重要的推動作用。但是，無論是財務系統產生的會計資訊流，還是erp系統產生的業務資訊流，都無法體現集團各部門之間的行政決策辦公流。因此，如何解決好集團各部門之間的公文傳輸、儲存與控制，對於加強集團內控機制建設，改善員工的績效具有重要的現實意義。
我作為開發方的專案經理，全程參與了oa系統的建設，主要工作職責是需求分析和專案管理。oa系統的重點是建立以工作流引擎為核心的協作框架，該框架採用了vs.net 2003作為開發平台、ms visio 2003作為流程定義工具、c#和asp.net實現了流程的業務邏輯和人機互動、基於xml/xpdl技術聚合了流程的多個物件，包括：公文、流程、正文、附件、表單、步驟、角色、許可權等。系統全面實現了公文的流轉審批、歸檔和查閱統計功能。
由於oa專案具有一定難度和複雜性，而且該專案涉及到的干係人面廣人多，因此，加強專案的溝通管理非常重要。大多數專案的失敗，都與專案溝通不暢有關。影響專案成功的三個主要因素（使用者參與、高層支援及清晰的需求定義），都依賴於擁有良好的溝通技能。據pmbok的資料，專案經理大約有80％左右的時間都處溝通過程中。根據該項目的實際情況，我通過制定合理的溝通計畫；加強過程溝通；良好的衝突管理，確保系統如期按質完成。
2.制定切實可行的溝通計畫
凡事「預則立，不預則廢」。我制定了乙份詳細的溝通計畫，用於確定本專案中資訊的溝通過程。我使用了microsoft access來建立溝通資訊資料庫，包括資訊名稱、資訊類別、建立人、建立時間、傳送時間、傳送方式、傳送頻率、接收干係人、使用的模板等。因此，我首先的工作是了解每個干係人的基本情況，他們對專案的期望，需要得到的專案資訊及時間。比如，我了解到專案發起人是集團辦公室主任，他堅信系統能夠提高他們的辦公效率和公文管理水平，但他對專案的實施過程並不清楚，因此，需要定時向他匯報專案的狀態和進展情況。我還了解到我公司的研發總經理期望通過該項目的實施，在技術上取得突破，能夠擴充套件公司oa產品功能，因此，我必須在專案功能取得一定突破或在技術上受阻時，及時向他匯報專案的成果或請求支援。假如不事先了解這些重要干係人的需求與期望，可能為專案的順利實施埋下禍患。
除了常規的例會、定期報告外，專案組實施了重大問題報告評估制度。這裡所謂的重大問題，指的是影響專案進度和成本及質量的需求變更、人員調整等。比如，由於分配到本專案組的開發人員並不是非常固定，偶爾需要支援公司其他的專案，專案組及相關人員會隨時開會評估對專案進度可能產生的影響。
3.加強過程溝通，控制專案進度
對於任何專案，在專案實施過程中，專案干係人尤其是重點干係人最希望得到的是專案的狀態資訊和進展資訊。通過定期的會議，他們可以得到專案真實的情況，包括在專案當前時刻，花了多少時間、成本和資源、還需要花費多少時間、成本和資源。而要報告這些資訊，與專案團隊成員的溝通必不可少，尤其是本專案的重點在於流程引擎的設計，所以我與專案架構師的溝通非常頻繁。本專案的架構師主要工作就是設計流程引擎及流程管理工具，為了方便控制進度，我要求架構師的設計做到可控制的粒度，這樣方便我控制開發人員的成果交付。比如，我根據專案的wbs和架構師的設計內容制定了乙個成果交付表，開發人員每天下班前必須提交當天的成果、未解決的問題及第二天的計畫成果。對於未解決的問題，我要向開發人員了解未解決的真正原因，幫助他們找到解決的辦法。面對面溝通不僅可以加強我與溝通方的關係，還可以通過對方的表情、動作、說話語氣等了解到任務的實際情況。
使用同樣的方法，在控制專案的變更申請、向發起人和我公司研發老總匯報工作時，我不會只簡單地準備乙份報告材料，而是當面與當事人溝通。尤其是在控制專案變更時，必須與提交變更申請的人員進行溝通，一方面了解變更申請的意圖，另一方面即使不接受變更，也要緩和同使用者的關係，以免造成不必要的麻煩。
除了面對面溝通外，我們還採用了技術的方法促進專案的溝通，專案管理工具project 2003非常方便專案組和其他干係人瀏覽進度和任務資料，專案實施中產生的大量需要提交的計畫總結、會議記錄、變更請求，也可以通過project 2003發布給相關干係人。使用該工具彌補了面對面溝通常常占用過多時間的不足。
4.良好的衝突管理，規避專案風險
專案難免會有衝突發生，衝突解決得不好，對於專案的成功影響非常大，專案可能時時面臨著危機和風險。但如果對衝突管理得好，可能對專案非常反而有利。在專案中，我使用的衝突管理方法一方面是勇於面對，另一方面是善於妥協。比如我公司研發老總對專案的期望值比較高，他希望能夠通過該項目的實施完善公司的產品功能，而我認為專案的如期驗收才是最重要的。如何才能兼顧到專案和產品二方面的目標？通過與公司產品組人員和專案架構設計人員的溝通，並且在研發老總承諾對專案給予最大支援的情況下，我們決定成立專案技術攻關小組，並最終滿足了公司高層的期望。在本專案中，實現了多項oa功能，如電子印章、掃瞄附件、正文匯入、**匯出、收文**文、簡訊通知。
當衝突發生時，適當地妥協也是非常重要的。在使用者提出專案變更請求時，我更多地使用期望值轉移的方法獲得使用者的認可。比如使用者提出系統可以自動提取紙質檔案的內容並可以修改。在評估了當前的ocr（optical character recognition光學字元識別）技術後，我們發現普通文件通過ocr的識別可以達到95％左右的識別率，但當文件含有**、圖形後，識別率還不到50％，因此我們向使用者推薦了掃瞄的方法，將掃瞄的內容作為公文的附件，這樣保證了可以自動提取紙質檔案，而且內容不會發生變化。雖然沒有實現可以修改文件內容的功能（事實上，經過與使用者了解，修改內容的情況基本不會發生），但同樣保證了使用者的滿意度，使用者非常認可我們解決問題的方法。
5.結束語
主動溝通、良好的溝通技巧有助於專案經理控制專案進度和成本，保證專案成功。正是由於在oa專案的建設中良好的溝通和衝突管理，才保證了專案如期完成。目前系統執行正常，受到了客戶方發起人和集團相關部門的一致好評，對專案給予了極高的評價。公司高層也對在本專案中擴充套件的oa產品功能非常滿意，該專案也成為公司樣板專案。當然，每個專案都具有自身的特點，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無論怎樣，作為專案經理，必須保證專案在乙個規則、和諧、合作、理解、溝通的環境下進行，因此，在進行專案溝通管理時把握規則與人性化管理的平衡是我未來努力的方向。
論專案管理中的溝通管理
專案管理的過程中，專案經理最大的作用和9成以上的精力都應該是在溝通管理中發揮。很多時候純粹的專案管理顯然不現實，尤其在專案管理文化底蘊不深的組織內，想要進行科學的專案管理不具備基礎的條件，專案管理的整體保障機制不存在，如專案管理的知識體系，專案管理組織等都需要建立。簡單說，專案團隊是作戰部隊，需要強...
專案管理）溝通管理
posted on 2007 07 13 15 32 放飛夢想 閱讀 99 編輯收藏 網摘所屬分類 it知識點滴收藏 回想一下你所經歷的專案，有沒有出現過以下這樣的情況 客戶在檢查專案階段成果時，指出曾經要求的某個產品特性沒有包含在其中，並且抱怨說早就以口頭的方式反映給了專案組的成員，糟糕的是作為專...
專案管理 溝通管理
專案管理正式進入中國已經有20多年，站在前輩先人的肩膀上，結合自己最近一些工作體會有以下幾點總結 關於溝通管理。1 做任何專案首先要遴選出相關方，製作乙個相關方列表。2 對專案相關方進行歸類。3 制定乙個溝通計畫和溝通列表。好久沒有分享自己的總結了，今天借這個機會總結一下自己最近這段時間的工作。很多...