摘要：在專案管理中,一支高效團隊的形成有利於企業管理的靈活性,可以激勵員工工作的積極性和創造性,可以提高企業的績效,可以增強企業內部協調能力,有利於員工的潛能發揮。本文闡述了在專案管理中把握好團隊建設的方法,使之有效服務於專案的實施。
專案管理就是指把各種系統、方法、人員和資源結合在一起,在規定的時間、預算和質量目標範圍內完成專案的各項工作。在專案管理過程中,人是貫穿整個專案過程中的主要因素。專案成員由於知識層面不同,所體現出來的性格也存在很大的差異。如何才能把他們攏在一起,朝著乙個方向走,這時團隊建設顯得尤為重要。乙個健康發展的集體,能創造出更高效的價值,而專案團隊工作是否有成效,將會直接影響到專案的成敗。
一、建設高效團隊的必要性
1、團隊形成有利於提高企業管理的靈活性。企業要想在激烈的競爭環境下生存、發展就必須具備較強的組織管理能力,以更好地應對外部環境的變化和適應企業內部的改革、重組,使企業更具活力。領導和團隊、團隊和團隊以及團隊內部成員之間的關係成為夥伴式相互信任和合作的關係,企業決策層才能騰出更多的時間和精力制定經營發展戰略,尋找市場機會,創造財富。
2、團隊形成可以激勵員工的積極性和創造性。團隊建立使員工擁有乙個更大的活動空間,寬鬆、自主的環境,極大地激勵了團隊成員的工作積極性和創造性。在團隊工作的條件下,由於最終產出的是乙個共同努力的結果,團隊的氛圍也會促進成員為團隊的績效、集體榮譽感而努力工作。團隊的工作模式鼓勵成員一專多能,並對員工進行多方面的培訓,要求成員積極參與組織決策。團隊工作形式培養了員工的技術能力、決策和人際關係處理等方面的能力,從而使員工素質和技能得到極大的提高。專案管理者聯盟文章
二、專案管理中的團隊建設
1、注重團隊精神建設。團隊精神的形成,其基礎是尊重個人的興趣愛好和特長。團隊成員共同完成目標任務的保證就在於才能互補,發揮每個人的特長,使之產生協同效應。於是,團隊的所有工作成效最終會在乙個點上得到檢驗,這就是協作精神,它是團隊精神的精髓。設定不同的崗位,選拔不同的人才,給予不同的待遇、培養和肯定,讓每乙個成員都能表現特長,然後把所有的特長聚集在一起,此時產生的作用不可忽視。
2、制定團隊建設目標,召開啟動會議。由於團隊目標是建立在明晰的專案目標基礎之上的,所以專案目標必須明確,因此專案經理必須在專案計畫中,清晰地列出專案總體目標以及專案工作範圍、工作分解結構、進度計畫等,並且由於團隊成員在加入專案時往往會有著自己的個人目標,因此專案經理在制定專案分目標時應充分考慮個人目標的因素,若能合理地分解專案目標,並與專案成員個人目標有機地結合起來,那麼今後在專案開展過程中就可以得到團隊成員的極大支援。
專案啟動會議標誌著專案的正式開始運作,這既是成員間的第一次碰頭會,又是一次非常好的成員間溝通交流、相識相知的機會。因此,專案經理應充分準備啟動會議,為成員間的第一次聚會創造良好的溝通氛圍。
3、組建並培養團隊成員。乙個專案的成功與否與該專案成員的素質密切相關,把合適的人放在合適的位置上,充分發揮各專案組成員的特長,然後把他們的成果匯聚在一起,最終達到團隊工作目標。例如,專案經理在選擇工作成員進行配對分組時應注意員工的工作風格,「烏龜式」工作風格的成員與「野兔式」工作風格的成員在一起工作可能會影響到協作的有效性。但有時,並不一定要選擇風格相同的人員配對成組,風格有所不同的成員在一起工作往往有助於思維互補、靈感激發,創造出更好的協作效益。
在專案開展的初期,由於專案進展成果的不確定性,員工並不願意較早地作出承諾,他們傾向於等待,並且他們對該項目的重要性方面、優先執行方面等也會有不同的理解。因此,要使他們付出承諾、並達成共識,需要一定的時間間隔。所以,專案經理必須理解,獲取團隊的共同承諾需要有乙個過程,並應盡可能加快這個過程。只有在專案成員取得了共識,有了共同的承諾和目標後,成員的凝聚力才會不斷加強,專案執行的效率才會大大提高。
4、建立暢通的溝通渠道。專案成員間的默契配合,是建立在彼此充分了解基礎之上的。如果沒有乙個良好溝通渠道的建立,就會阻礙專案成員間的交流,也就不可能建立乙個良好協作的團隊。因此,專案經理必須確保盡早建立乙個完善的溝通網路,通過溝通渠道中有效的雙向溝通,增進成員間的了解和友誼,培養起團隊協作的精神。目前最常用、也是比較有效的一種雙向溝通方式是召開會議。會議之所以重要,是因為通過會議,大家可以就專案中的問題進行共同交流,一起**,群策群力,達成共識,從而有助於團隊建設的培養。
5、建立激勵系統。乙個完善的激勵系統的建立,對專案成員工作積極性的提高、團隊協作的加強有著巨大的推動作用。只有專案成員願意在該專案中投入足夠的時間和精力,才會有較好的團隊協作效果。此外,專案經理必須分清個人激勵和團隊激勵。個人激勵必須公平,否則會影響到專案成員間的協作。團隊激勵可以鼓舞士氣,促進團隊建設的開展。
當員工在工作上有特殊貢獻時,物質獎勵必不可少,但一定要使用得當。因為,不適當的獎勵不但起不到激勵的作用,反而會造成不必要的麻煩,增加攀比、猜忌等矛盾,破壞氣氛,影響團隊的協作精神。如果單單依靠物質刺激來激勵,說明組織、薪酬體系有問題。激勵更多的應該是精神層面的,最有效的激勵就是對人真誠的尊重和信任、對成績及時有效的肯定。激勵是真正重視團隊成員的意見並給予適當的授權,完成任務時給予及時的肯定,失敗時給予真誠的幫助和鼓勵,這樣產生的激勵作用更加強烈和持久,才能產生合力,達成目標,最終把專案工作做好。
三、結束語
綜上所述,在專案中開展團隊建設對於專案成員凝聚力的提高、專案目標的實現起著至關重要的作用。團隊建設的開展不會自覺進行,必須加以引導、建立,團隊建設必須盡早地開展,並應貫穿於專案過程的始末,在打造高效團隊的同時,使其真正服務於專案目標的實現。
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