編輯｜小智
會議目標混亂不堪，與會人員莫名其妙，會議冗長且無趣，浪費時間耗費生命，咋整？
寫在前面
相信很多做技術的朋友都一樣，我們都是非常討厭開會的人。我們只希望能夠靜下心來，沉醉在自己的**世界中，為了讓世界變得更加美好，而付出自己的青春，這才是我們程式設計師的夢想，這才是我們最應該去做的事情。為何討厭的會議總是來糾纏我們？我們不想開會，我們只想靜靜。
其實我們都知道，會議是必不可少，尤其是需要當面溝通的會議。可是，每當我們滿懷憧憬，奔向會議室的那一瞬間，其實我們已經開始踩坑了，一段痛苦的時刻即將到來。我們原本希望通過會議讓大家一起解決問題，並希望會議結論可以落地執行，但事實情況卻大相徑庭。
實際情況是面對無休止的討論，就是沒有結論，甚至引起爭論，事後帶來議論；原本計畫 30 分鐘的會議，竟然開了 2 個小時，不是肚子餓了，會議還真結束不了；很多參會者被莫名其妙地叫來，但似乎會議的主題卻與自己沒太大關係。當然，還有無數難忘的會議經歷，這些低效的會議讓我們再也不相信會議可以解決問題了。
經過多年折騰，我總結了一套輕鬆並高效開會方法，今天想借助此文，分享給至今還在痛苦的會議中摸爬滾打的朋友們。大家使用我介紹的這六招，一場高效的會議就能立竿見影，速見成效，大家身邊的同事們也會對你們刮目相看。
第一招：定義明確的會議目標
每個會議都需要有乙個明確的目標，且目標最好只有乙個，所有交流的內容都要圍繞這個目標，在固定的時間內鎖定目標而不偏離主題是會議組織者的挑戰。其實這也是最容易踩的乙個坑，我們總是希望乙個會議能討論盡可能多的問題，最好每個問題都要有結論。可事實情況證明，這只是無意義的貪求。與其讓精力分散，不如讓目標聚焦，我們既然付出了時間，就一定要有回報。
此外，在會議進行中我們一不小心就容易偏離主題，比如：本來是討論 a 主題，結果引發討論 b、c、d 主題，最後 a 問題沒有得到解決，b、c、d 也依然沒有結論。或許大家都不情願發生這樣的事情，但就是容易被其他人帶到溝裡。所以，作為會議的組織者，我們要堅定「乙個中心」的原則，所有涉及得內容都要圍繞它，時刻不能動搖。
第二招：計畫簡單的會議流程
會議流程需要結合會議目標來制定，流程一定要做到簡單明瞭，流程中每個環節都要設定合理的預估時間，流程執行能否順利執行是對會議組織者的艱鉅考驗。作為會議的組織者，如果不知道如何計畫會議流程，那麼這個會議最好還是不要開了。大量事實證明，哪怕有乙個簡單的會議流程，也比沒有要好太多。我的經驗是，會議流程最好不要冗長，一般不要超過 4 個環節，因為環節越多，時間越難把控，風險也就越大。會議其實和專案管理類似，事前同樣都是按照計畫來執行，事中學會靈活控制風險，事後需要有總結和成果。
此外，需要注意的是，作為會議組織者，我們應該在會議開場就介紹會議的目標與議程，以及會議的結束時間，並呼籲大家一起努力打造高效的會議效果，甚至還可以非常禮貌地要求大家在會議期間不要看手機，不要做與會議無關的事情，與大家達成一種會議原則，一起來遵守和監督。
第三招：控制恰當的會議時間
會議時間要盡可能短，能 30 分鐘開完，絕不用 40 分鐘，但簡短並不意味壓縮時間而忽略重要資訊，定義恰當的會議時間是會議組織者的基本功。時間永遠是最寶貴的資源，作為會議的組織者，我們要用好這個資源。首先需要把控的是會議的整體時間，就像我們評估專案的開發工作量那樣，我們需要對會議流程進行分解，分別評估每個環節的時長，從而計算出整個會議的總時長。我的經驗是，會議絕不要超過 90 分鐘，過長時間的會議，只會讓大家感到更加疲憊和崩潰。
此外，在會議進行過程中，我們需要參考既定的會議流程，把控每個環節的時間點，需要做到的是靈活，而不是刻板，我們需要根據會議現場情況來決定是否提前或延長。時間把控一定要做到合理，確保變化在一定範圍內即可。
第四招：邀請合適的參會人員
邀請的參會人員是否合適，將決定會議的重量與結果，選擇不合適的參會人員是對企業資源最大的浪費，人力成本是最貴的資源。其實很好計算，請 8 個無關的同事開會 1 小時，相當於浪費公司 1 個人天的成本，也許 1 個人天對於企業不算太貴，但如果這樣的會議時常發生，確實會帶來一筆不小的開銷，這筆開銷拿來做團建多好。更嚴重的是，耽誤了那些對會議主題無關同事的時間，其實他們可以利用這段時間做出更有價值的工作。
此外，其實參會人員太多往往不是什麼好的事情，表面看來資訊似乎可以更好進行同步，實際情況卻會讓會議變得更加難以控制，尤其是一旦引發乙個有爭議的問題，就會引發一場混亂。當然還有另一種極端，所談論得話題與有些同事的相關性不太大，總是那麼少數幾人在討論，其他人要麼看電腦，要麼玩手機，這些都是企業成本浪費。
第五招：渲染活躍的會議氣氛
活躍的氣氛是高效會議的潤滑劑，沒人願意花時間去參加一次沉悶而無聊的會議，如何將會議變得生動有趣，讓大家願意講出心中所想，考驗會議組織者的激情與技巧。有些會議組織者一開場就把會議氣氛搞得十分緊張，尤其是一些團隊管理者。緊張的氣氛會抑制大家主動表達自己的想法，從而得不到預期的會議效果。更嚴重的是，死氣沉沉的會議將變成會議組織者的個人演講，然而這場演講還得不到任何的掌聲。反之，作為會議組織者，我們應該學會如何活躍氣氛，調動參會人員的情緒，就像一場好的演講或培訓一樣，會議也需要有乙個「破冰」的環節。
此外，我們雖然是會議組織者，但並非是獨角戲演員。我們要做的是組織大家來**，並通過提問來引導大家去思考，最終為需要解決的問題達成結論。其實我們更像是一名編劇兼導演，其他參會者才是真正的演員。
第六招：編寫清晰的會議紀要
會議中實際交流的內容一般比會前計畫更加豐富，會議組織者需要將會議所交流的內容清晰地表達出來（包括待辦任務），當然也可以在會議前邀請一位參會者負責記錄。記錄會議紀要是有必要的，也是有技巧的。實際上我們可以在會議前就把會議紀要的模版準備好，可以寫在電子文件中，也可以寫在紙上。不管哪種方式，都要參考會議流程來製作，甚至預先把問題找出來，會議上只需丟擲這些問題，組織大家討論，最終記錄結論即可。由於是會議節奏較快，記錄時可以僅使用一些關鍵字，便於會後梳理和總結。
此外，所記錄的會議紀要一定要具備條理性，需要做到讓沒有參加會議的同事也能看得明白。在關鍵問題和結論上，可以用粗體或帶有醒目顏色的文本來裝飾，但記號一定不要太多或過分顯眼。對於會後需要落地執行的任務，應該指定相應的負責人和結束時間，便於跟進和追蹤。
會議目標
本月工作總結與下月工作重點
參會人員
技術一組（15 人）
會議主持人
大勇會議記錄人
小強會議時間
2017-07-31 10:30-12:00（90 分鐘）
會議地點
1-c會議流程
10:30-11:15（45 分鐘）：本月工作總結（每人 3 分鐘發言）
11:15-11:30（15 分鐘）：個人 okr 調整建議
11:30-11:55（25 分鐘）：下月工作重點（會議主持人組織）
11:55-12:00（5 分鐘）：會議總結（會議記錄人發言）
補充說明
工作總結包括但不限於：
本月已完成的工作
本月尚未完成的工作
本月遇到的問題或挑戰
以上內容我們會統一通過郵件方式發給各位參會者，並抄送給需要知曉的相關同事。
關於怎麼寫好一封郵件，其實也非常值得一聊，甚至很多人都說，在公司發郵件其實是一門學問，有機會我在與大家繼續分享吧。
小 q 說
書上說的總是理想狀態，然而跟實際相結合時，總會有各種各樣的問題出現。你所在的技術團隊裡，開會都有些什麼規矩，又有哪些天坑呢？不妨跟我們說（吐）說（槽），沒準問題明眼人就幫你解決了呢？
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