展覽活動專案管理的五個要素

管理展覽專案需要把握五個要素，即工作計畫、專案團隊、崗位職責、業務流程和過程控制。

要素一制定工作計畫

展覽專案的工作計畫，一般包括專案組織工作方案、專案財務預算和專案業務工作安排三個部分。其中：

專案組織工作方案是戰略性的，旨在體現公司管理層的決策意圖和重要管理要求。

專案財務預算是專案管理的經濟依據，旨在明確經營目標和成本投入金額。

專案業務工作安排涉及專案營運、營銷、銷售等三個主要業務環節，旨在明確專案的操作細節和團隊成員的分工及職責。

對於操作成熟專案的展覽公司而言，其年度工作計畫的重點是財務預算和業務工作安排。在管理實踐中，專案財務預算至關重要，不可或缺，必須見諸文字。這是因為，專案發展的戰略思路和管理措施都是服務於經營目標的，編審預算、確立經營目標的全過程也是明晰戰略思路和優化管理措施的研討過程。

要素二組建專案團隊

展覽專案的團隊由專案經理、營銷經理和銷售代表組成。團隊成員人數一般依專案規模而定。

在國內，管理良好的展覽公司經營5-10萬平方公尺展覽面積的專案，專案團隊一般只需十人左右；經營2萬平方公尺以下展覽面積的專案，專案團隊一般只需2-5人。但管理水平不高的展覽公司（其中許多是錯誤觀念導致，留待以後專文討論）用人往往很多。多用人的專案勢必工作效率不高，而且員工待遇也被攤薄。

對於經營穩定的展覽公司而言，專案團隊成員的流動性很小，組建團隊方面的工作不具經常性。但創新意識較強的公司，或者是管理組織發生重大變革的公司如引進戰略合作者改為合資公司，再或是新辦專案、新收購專案的公司，都會根據經營管理的具體需要，不時更新、調整或組建專案團隊。

專案團隊是展會生產力、競爭力的核心要素，是展覽公司諸多資源中最關鍵、最活躍的資源。因此，組建並管理好專案團隊是展覽公司經營管理的大事。

要素三明確崗位職責

在展覽專案團隊中，必須明確每個人的崗位職責，既做到各司其職，又促進彼此合作。

明確崗位職責，旨在落實經營管理責任，即明確「經營指標由誰扛」；防止團隊成員之間因職責界限不清而產生權責失衡，忙閒不均、彼此失和的消極狀況；有利於公司規章制度和業務流程的貫徹執行。

要素四規範業務流程

展覽專案在操作中的業務流程，是與該專案團隊成員的崗位職責相輔相成的。光有崗位職責而沒有業務流程，崗位職責就會懸空，專案操作就沒有統一規範，專案團隊就難以形成「一股勁」。

專案團隊操作展會的業務流程必須體現專業化水準。而衡量操作是否專業，一要看其業務流程是否先進科學，二要看業務流程能否完整、嚴格地施行。

在展會操作中，如銷售展位而不在銷售代表中分配客戶資源，如邀請觀眾而不安排預算或沒有具體的技術方法，這就是展覽公司業務流程不規範、不先進的具體表現。

有好的業務流程如不能被專案團隊全體一致地執行，則反映公司管理者缺乏執行力。

規範業務流程是系統工程，包括流程設計與再造、建立營運、營銷、展位銷售的業務模組、運用輔助工具（計算機軟體）和堅持不懈地培訓員工等環節。規範業務流程的過程就是展覽公司管理專業化、服務標準化的過程。

要素五掌握過程控制

展覽專案從啟動操作到展會結束，是乙個自成體系的過程。專案管理就是對此進行全程、全方位、全面的控制，以防止過程中可能發生的干擾實現經營目標的外部或內部問題。這一控制是在統合以上四種要素的基礎上，以制度化方式應時、應勢、應變而實施的。

對於管理者而言，展覽專案的過程控制方法一般有三：

一是，根據崗位責任分解經營目標，讓專案團隊成員人人頭上有指標，個個肩上有壓力，並在此基礎上形成合力；

二是，堅持制度化的排程經營工作，重點是督導銷售和邀請觀眾兩項工作的進度；同時，通過日常排程，與專案團隊共同克服經營中遇到的困難；

三是，在外部環境發生重大變化，或在內部產生重大危機時，及時有效地應對，防止專案遭遇嚴重損失或經營目標失控。

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