許多企業會同時開展多個專案,專案成員通常同時活躍於數個不同的專案。因此,全面的專案資源規劃在多專案管理中非常重要。相同的資源在不同的部門和不同的專案經理之間共享時,資源排程就會變得複雜。
不同專案競爭領導層的優先權時,情況也是如此。原因是這容易引起團隊之間的衝突,對計畫進度產生影響,還會耗盡最佳資源。
專案管理者需要積極管理任務,不僅僅是乙個專案的任務,而且是所有專案的任務。下面8manage分享10個多專案人員分配及管理的技巧,幫助專案經理在資源有限的情況下,實現多專案同時開展,並保證專案如期完成。
1、將重疊最小化
你可以這樣安排:乙個專案花lmullzwrw幾天時間,然後在另乙個專案上花一點時間,之後在第乙個專案上花一周時間,以此類推。看起來專案成員好像跳來跳去,但實際上這是避免讓他們同時處理多個任務。
施瓦茨在lmullzwrw《哈佛商業評論》的一項研究顯示,如果你在完成主要任務時被其他事情打斷,任務的完成時間就要延長25%。同一天內,如果你能儘量減少團隊成員在不同專案之間切換的次數,他們的效率就會提高,就能更快地完成任務。
2、安排好繁忙時間
所有專案都有活動高峰期。你可以從資源需求中找到這個時間段——通常在專案交付/構建階段和測試階段對團隊有很高的要求。在專案結束前會有另乙個高峰期,因為每個人都忙著在最後一分鐘把事情做完。
檢視所有專案,找出繁忙時間段。試著錯開繁忙時間,這樣你就不會同時處理兩三個在建專案——哪怕用幾周時間來彌補計畫進度,這也會對資源產生很大的影響。
留意專案什麼時候會同時執行,確保自身能夠管理好資源,這樣就不會出現兩個或兩個以上的專案需要同乙個人的情況。
3、合作排程資源
問問lmullzwrw團隊領導是如何管理資源衝突的,他們可能會對如何兼顧任務和確保所有專案如期完成有好的想法。
如果你的工作文化支援員工相互信任、做正確的事、做正確的決定,那麼也可以依靠員工的反應。如果他們告訴你,他們的工作量超負荷,請相信他們,然後制定相應的計畫來調整他們的工作量。
4、確定資源集中位置
檢視計畫進度,確保每個人都在做重要的事。讓員工完成專案a中不太重要的任務,這項任務不會影響專案進度,但他們原本可以負責專案b中的優先任務,這樣的安排不太合理。當他們完成專案b的任務後,其他人繼續工作,但此時他們阻礙了專案進展。考慮專案是否會因為推進更重要的工作而延期,調整資源,讓專案成員首先處理優先任務。
5、正確的排程水平
沒有人的工作效率是100%。每個人都需要稍作休息,如果感覺身體不適,他們就會請假。
許多有經驗的專案經理懂得不按100%的工作效率安排人手。80%左右的效率,這個數量更為現實。不過當你投入更多專案排程資源時,這點可能會被遺忘。總之請謹記,資源不要按100%的工作效率安排。
6、與其他專案經理定期溝通
你的資源可能用於由幾個不同的專案經理管理的專案。事實上,如果這些專案由同乙個專案經理管理,那麼資源均衡的工作就容易得多。你會對所有的計畫和任務有良好的了解,這樣就能為繁忙時間制定計畫,並運用正確的排程水平。
但如果參與的專案經理不止乙個,那會發生什麼?處理這個問題的最佳方式是確保專案經理共享他們的計畫,讓他們互相溝通。有必要的話,可以進行對話,或者考慮每週(或每月)召開一次資源回顧會議,討論進展和障礙。
7、使用工作量排程
利用有效專案管理軟體中的資源排程功能,例如8manage pm,使用工作量排程工具和報表,檢視專案資源超負荷的地方。
使用圖形化報表,你很容易就能看出誰的工作量超負荷,誰可以負責更多的任務。你可以應用資源均衡(調整工作量,使其在可接受的範圍內,確保沒有人超負荷)。
8、使用專案概覽
當你使用專案級別的工作量排程工具時,你可以配置專案概覽,將多個專案合併,比較多個專案之間的資源分配。這非常有幫助,從投資組合的角度來看,你可以立即看到哪些專案消耗資源最多、哪些人工作量超負荷。
概覽的優點在於你想建立多少就能建立多少,你可以為所有的商業專案建立概覽,也可以為涉及it團隊的專案等建立概覽。這種簡單方法能夠獲得管理資源衝突所需的資料,確保每個人都有足夠的時間完成優先工作而不耽誤任何專案。
9、管理好員工缺勤
計畫中或計畫外的缺勤是讓許多專案經理頭痛的事。如果你對團隊沒有直線管理的職責,那麼批准員工的休假申請表就不是你的工作,你有可能不清楚員工的休假情況而安排了不在崗位的員工完成任務。
如果在一段時間內,同乙個資源被安排處理幾個專案,那麼你可能在多個專案上遭程式設計客棧遇較大的風險。記住要和直線經理lmullzwrw建立良好的關係,也要經常提醒你的團隊,及時告知缺勤情況。
10、借助有效的專案管理軟體
借助合適的專案管理軟體開展資源管理活動,你能夠全面掌控專案資源的情況和資源的狀態。8manage pm專案管理軟體可以管理所有專案的資源分配。其報表和概覽功能顯示各項目的工作量,實時監控各專案進度,確保所有事情按時完成。
在8manage pm多專案管理中,各個專案組成員在統一的合作體中工作,各人明確分工,各個專案之間和團隊間的協作也更加頻繁,專案溝通更流暢。
相對於單專案管理,多專案管理在進度、成本、質量等方面承受更大的壓力, 確保組織內每個專案都能以最少成本按時、保質完成 ,是多專案管理最終追求的目標。本文**:
本文標題: 多專案人員分配不好，領導跟我分享了這些技巧
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題目大意 設有m個工人x1,x2,xm，和n項工作y1,y2,yn，規定每個工人至多做一項工作，而每項工作至多分配一名工人去做。由於種種原因，每個工人只能勝任其中的一項或幾項工作。問應怎樣分配才能使盡可能多的工人分配到他勝任的工作。分析 對於1 i m，1 j n，當且僅當工人xi勝任工作yi時，g...
匈牙利 最大匹配 人員分配
description 設有m個工人x1,x2,xm，和n項工作y1,y2,yn，規定每個工人至多做一項工作，而每項工作至多分配一名工人去做。由於種種原因，每個工人只能勝任其中的一項或幾項工作。問應怎樣分配才能使盡可能多的工人分配到他勝任的工作。這個問題稱為人員分配問題。input 第一行兩個整數m...