溝通技巧系列 給予和接受反饋的正確姿勢

「績效評估」 - 往往是不論普通員工還是管理者都不願意做的事情。

世界各地的員工和管理人員都對這種儀式感到恐懼，其中存在的主要問題是：我們已經將反饋的給予和接受程式化了。我們暗中觀察員工的日常表現，並且記錄下來。然後，經理把乙個倒霉的員工帶到辦公室，給他或她乙個年度的「建設性的批評」。

毫無疑問，這個過程令人不安和和充滿恐懼的挑釁。而我們往往都是在這樣的情緒環境下，提出改進的建議，並談論未來的目標。這是乙個恥辱，因為給予和接受反饋是你可以與你的團隊成員進行的最重要的溝通。

通過正確的方式和正確的意圖反饋溝通，是表現偉大的途徑。員工必須知道他們什麼做得很好，什麼需要改進。但是，要讓他們真正聽到你的想法和建議，以便改善，必須通過頻繁而且細心安排的反饋溝通才能實現。

給予反饋是一項技能。就像所有的技能一樣，需要練習才能做到。因此，在下文中將提供一些關於如何建設性和有效地提供反饋的提示。

第一條規則：努力使其成為乙個積極的過程和體驗

這並不是說你一定是積極的。如果有人對你所說的話沒有足夠的重視，那麼消極性甚至憤怒就會起作用。但是，這應該謹慎使用。當你的方法是積極的，並且專注於改進時，你通常會從更多的人那裡獲得更多。

你處理這個問題越及時越好。反饋並不是讓對方感到驚訝，所以你越早做這件事，人就越會期待。

貼士：

如果涉及的情況是高度情緒化的，則是例外。在這裡，等到大家平靜下來，然後再進行反饋。你不能冒險讓自己陷入困境，冒險說一些你會後悔的事情。

隨著這種頻繁的非正式反饋，正式的反饋會議往往就不會出現無話可說了。

你不想讀乙個指令碼，但你需要清楚你要說的。這有助於您保持正軌並堅持這些問題。

告訴人們他們需要改進的地方。這樣可以確保你堅持事實，減少歧義的空間。如果你告訴某人他們行事不當，那究竟是什麼意思？他們是否太大聲，太友善，太隨意，太翻身或穿得太差？

記住堅持你所知道的第一手：如果你開始根據別人的觀點提供反饋，你很快就會發現自己處於搖搖欲墜的地步。

貼士：

盡量不要誇大其詞。避免使用「永不」，「全部」和「永遠」這樣的詞，因為這個人會主動防禦。總是討論行為的直接影響，不要針對個人進行責難。

建立乙個安全的地方談話你不會被打擾或偷聽的地方。

從你的角度給出反饋。這樣你可以避免給人貼標籤。

說「我在老闆面前批評我的報告時，我很生氣和受傷」，而不是「你昨天不敏感」。

反饋會議應討論不超過兩個問題。除此之外，你冒著被攻擊和士氣低落的風險。

你還應該堅持這個人實際上可以改變或影響的行為。

乙個好的規則是從一些積極的事情開始。這有助於讓人放心。這也讓他們「看到」成功的樣子，這有助於他們下一步採取正確的步驟。

只要不是強迫，也可以在反饋會議結束時給予積極的反饋。否則，人們會感到沮喪，毫無價值。

貼士：

許多人可能傾向於過度這一點，他們最終夾心太多積極之間的建設性的反饋。然後外帶的資訊就變成了「我真的做得很好」，而不是「我很善於和顧客溝通，但是我需要把我的同事們的人際交往能力提高到同一水平」。

貼士：

你可能不同意所有的事情，所以最好讓他提出自己的觀點。使用短語，如「你對此有什麼反應？」或者「這是發生了什麼事情的公平代表？」積極傾聽他或她要說的話，並試著讓他或她提出一些改進建議。這樣他們就有機會擁有解決方案，並且更有可能遵循這個解決方案。為了避免聽起來像你在講道，遠離「好」，「壞」，「必須」，「需要」等詞語。

貼士：

積極徵求老闆，同事和客戶的意見也很重要。

當你有意識地選擇定期給予和接受反饋時，你會證明反饋是個人發展的強大手段。正確地做，反饋不需要痛苦，士氣低落，或者艱鉅，越多的練習你將會變得越好。它可能永遠不是你最喜歡的與員工，同事或老闆交流的方式，但它確實有可能使你的工作場所成為乙個更有效率和更和諧的地方。

過去的領導是乙個知道如何說的人。未來的領導者將是知道如何問的人。

-peter drucker

另一方面，沒有得到任何反饋可以使你認為你的貢獻沒有被重視或注意到。這可以讓你質疑你正在做的工作和你的整體能力的重要性。這也會損害你的士氣和自信心。

這就是為什麼你主動要求反饋，尤其是如果你需要的人沒有定期提供這些資訊，這一點很重要。 （例如，一些管理者可能只會在年度績效評估中提供詳細的反饋。）

另外乙個好處是，當你要求反饋的時候，你要按照你的條件來做。你在精神上已經準備好聽到好的和壞的東西，而且你願意努力改善。

詢問反饋可能有點嚇人 - 畢竟，你要接受自己可能受到的批評。起初這可能很困難。

你可以通過調整你的思維來克服這種恐懼。請記住，沒有人是完美的 - 我們所有人都犯錯誤，每個人都有改善的餘地。在這方面，你和團隊中的其他人一樣。

但是，需要勇氣承認自己不夠完美，並且積極接受建設性意見。因此，如果您要求反饋，那麼您已經把自己放在了同事和競爭對手之上。

要求反饋的最明顯的人是你的老闆。但是，他/她不是唯一能給你有用的反饋的人。

你的同事可能會對你的表現有一些很好的見解。他們可能會注意到你和你的老闆可能忽視的有關你的工作的事情。 （您也可以提供給他們的反饋。）

您也可以要求您的客戶提供反饋。這表明他們關心你的關係和你為他們所做的工作。這也讓你有機會在他們失去信心之前解決任何問題，並把他們的業務帶到別處。

此外，您可以要求**商提供反饋 - 任何改善您工作關係的見解都是有價值的。

注意：

其他人可能很難給你反饋，特別是如果是建設性的批評。他們很可能想幫忙，但他們可能也不想傷害你的感情！所以盡你所能讓他們放心，這樣他們可以誠實地對待你。

首先，考慮為什麼你需要反饋意見，以便你可以適時地處理你的請求。例如，您是否希望獲得關於您的總體業績或特定專案，任務或事件的反饋？

如果你需要一般效能的反饋，那麼你可以在任何合理的時間要求。但是，如果您需要關於某個特定事項的反饋，例如您剛才提交的會議或剛剛提交的報告，那麼在事件發生後立即要求提供最有幫助的資訊。這種直接性將確保您獲得最準確的效能表現。

每當你要求反饋，盡可能具體。

一般問題，如「我好嗎？很可能會收到一般的答案。通過詢問具體的問題，你會得到更好的反饋，比如「我的週報是否像你想要的那樣徹底？」

您也可以要求採取具體行動。例如，你可以問：「你認為我能做些什麼改進？」

如果你不確定對方為什麼給你乙個特定型別的反饋，或者如果你覺得那個人可能跳到了錯誤的結論，那麼就問更多的問題。在個人給予的時候澄清任何反饋是很重要的。如果你不這樣做，你稍後就可以熬過去，也許你自己就可以跳出一些不正確的結論。

如果你收到負面的反饋，很容易為你的行為提供乙個藉口，或者指責別人。

因此，學會如何處理好批評是很重要的。請記住，你要求這個機會來改善！在你的回答中保持開放和外交的態度，並感謝對方的時間和精力。

不要將反饋意見變成針對個人性的攻擊，在面對建設性的批評中學習如何保持你的信心和樂觀。

當你收到反饋意見時，你可能會立即開始考慮藉口來解釋你的行為，或者你可能開始計畫當對方說完話後你要說什麼。

因此，在收到反饋意見時，要努力傾聽對方的細節。使用主動聆聽，這樣就可以全面衡量這個人在說些什麼。

反饋只有在你採取下一步，實際上做了一些事情的時候才有用。

在對此採取行動之前，請探索收到的反饋意見。這將幫助你理解為什麼你的行為需要改變。

一旦你更好地理解了反饋，拿出乙個使用它的計畫。問問自己如何改進，並寫出你需要採取的步驟。

這可以成為乙個重要的個人目標。例如，假設你的老闆在最後一次演講結束時給了你一些有用的反饋，她說你需要按照你的表達方式，尤其是你的神經。你可以做到這一點，並承諾花一些時間，以便提高你的演講技巧。

您收到的一些反饋將是有用的，並會激勵您更好地執行。然而，有些可能是相反的 - 不可用或者不正當或者不公平。

不公平的反饋往往是苛刻的，個人化的，廣義的，而且可能更多的是個人的攻擊，而不是真誠的渴望幫助你改進。

注意：

如果您擔任管理角色，請確保您為團隊提供需要改進的反饋。要學習如何提供有效的反饋，幫助團隊成員成長。

當你要求反饋時要具體說明你想知道的內容。提出問題來澄清你不確定的任何事情，並在收到反饋時保持優雅。請記住，提供反饋資訊通常與聽到資訊一樣困難。考慮到這一點，確保你說「謝謝」！

收到反饋意見後，花點時間了解他人的意見，然後提出改善計畫。您通過反饋收到的資訊可以變成您可以用來改善職業生涯的目標。

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