有人說管理者一天看著悠遊自在，然而事實並非如此。乙個好的管理者，相當於乙個城市的規劃師，其工作任務以及工作量都是非常之大的，如果說你做了專案經理，覺得很輕鬆，我只能說你沒認真做。
時間是人生最寶貴的資源，有人估算過，按照70歲平均年齡，每天睡覺8小時，發呆1小時，上廁所20分鐘，出行1個小時，吃飯2小時，聊天1小時來算，人生可用的時間僅有31年，是不是很可怕。那該如何合理有效的使用者僅有的可用時間呢，這裡摘自pm圈子中的一些分享：
對工作的梳理 - 時間管理的本質
5w1h法（5w2h分析法又叫七何分析法，是二戰中美國陸軍兵器修理部首創。簡單、方便，易於理解、使用，富有啟發意義，廣泛用於企業管理和技術活動，對於決策和執行性的活動措施也非常有幫助，也有助於彌補考慮問題的疏漏。）
why——為什麼幹這件事？（目的）；
what——什麼事情？（物件）；
where——在什麼地方執行？（地點）；
when——什麼時間執行？什麼時間完成？（時間）；
who——由誰執行？（人員）；
how——怎樣執行？採取哪些有效措施？（方法）。
how much —— 多少?做到什麼程度?數量如何?質量水平如何?費用產出如何?
在一般的專案中，why和where往往不是什麼問題，或者說對專案經理的時間管理影響較小，因此我們不妨將其簡化為3w1h，也就是確定要做什麼，不做什麼；先做什麼，後做什麼；誰來做；怎樣做才更有效。基於此，專案經理可以按以下三個步驟來梳理工作：
（1）分析要做什麼、不做什麼，以及先做什麼、後做什麼
解決what和when的問題。事有輕重緩急，事情的重要程度和緊急程式直接決定其處理的優先順序。雖然很多事情來勢洶洶，但並不表示一定要當即處理，有些事情只是靜靜的躺在那兒，也並不意味著要「等有了時間再做」。
（2）分析由誰來做
解決who的問題。雖然我們提倡專案經理要以身作則、親力親為，但並不是說每件事專案經理要親自去做。對於下屬可以勝任的事情，就把它分配出去。如果出現專案經理很忙、下屬很閒的情況，那就說明專案經理你做得太多了，不要和你的下屬搶事情做。
（3）如何讓工作更有成效
做不做、什麼時候做以及誰來做的問題都解決了，剩下就要解決怎麼做才能讓工作更有成效的問題了。在這裡我們不是要討論編碼或寫文件的技巧，而是個人的習慣和認識，這對工作成效的影響更是本質上的。
做事要分輕重緩急
（1）第一象限：重要緊急
這一類往往是火燒眉毛的事情，需要馬上去處理，否則專案會受到重大影響，比如客戶伺服器崩潰。
（2）第二象限：重要不緊急
這類事情一般是預防型的工作，例如制定專案計畫、團隊建設等，它們不需要你停下手上的工作馬上去做，但如果沒做好的話，可能就會導致產生專案危機。許多第一象限工作產生的原因，正是因為第二象限的工作沒有去做。
（3）第三象限：緊急不重要
這類事情雖然不重要，卻需要馬上去處理。乙個典型的例子就是桌上的**響了，你接還是不接？當然要接，因為你不知道是誰。接通後，發現是推銷保險的，你又不好意思立即掛掉，只好被對方折磨一番了。
（4）第四象限：不緊急也不重要
這類事情看上去最不需要做了，例如上網偷菜、看新聞、寫部落格等，但如果你在辦公室走上一圈，就會發現很多人正在幹著這些不需要幹的事情。
我們到底該怎樣安排四個象限的工作呢？對於乙個普通的管理者，其工作的優先順序一般是這樣的：第一象限》第四象限》第二角限》第三象限。可是，等做完了第
一、四象限的工作，根本就沒有時間來人做第二象限的工作，於是專案到了後期專案經理只好四處救火。
管理大師彼德.德魯克十分推崇「時間管理四象限法」，並將其總結為「要事第一」的原則。根據這個原則，每個象限的工作處理策略是不一樣的。
（1）重要緊急
優先順序最高，需要盡快處理。很多人都玩過《植物大戰殭屍》的遊戲吧，那你一定知道「一大波殭屍正在逼近」的感覺，是的，你必須要馬上打死它們，不然它們就會衝進你的房子，吃掉你的大腦！
（2）重要不緊急
這類事情看上去可以暫緩，但考慮到其重要性，應當與第一象限的工作並行去做。如果不及時去做，它們就會轉移到讓你頭疼的第一象限中去，或者在第一象限產生更多新的「殭屍」。所以，要在殭屍還沒有逼近的時候，就好防禦工事，並盡快打死它們，如果等到它們衝了過來，你還能不能保住大腦，就要看你的運氣了。
（3）緊急不重要
它們就像是在你耳邊「嗡嗡嗡」地叫著的蒼蠅，你必須要花時間去趕走它們。這多少讓人有些無奈，但這些事情確實層出不窮。有些公司在實施緊急專案時，經常採用封閉式開發，這樣做的乙個重要原因就是要迴避那些緊急不重要的事情。很多管理專家建議我們在必要的時候勇敢說「不」，其實就是針對這類事情。如果實在無法說不，建議安排或委託其他人來做。
（4）不緊急也不重要
如果不是時間充裕的話，建議不要去做。如果礙於人情的話，建議安排或委託其他人來做。它們就像一群在幾百公尺遠處飛的蒼蠅而已，你完全不必要放下手中的飯碗，舉起蒼蠅拍跑過去和它們決鬥
不論是專案管理，還是時間管理，真的是一門學問，需要通過大量理論加實踐來學習，來提公升。
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