有一家企業在04年就上了erp系統。經過近5年時間的磨合，erp系統的效益已經逐漸顯現出來。在08年低，這家企業使用的erp系統有了新的版本。企業管理人員就覺得應該對自己企業的erp系統進行公升級，以獲得更大的收益。在09年3月份，就開始對現有的erp系統進行公升級。結果事與願違。到現在已經快過去7個月了，公升級後的麻煩還沒有消除掉。雖然新版本的erp系統提供了很多新的功能，但是這些功能對於企業來說基本上沒有多少的使用價值。而管理者卻硬要上這些功能。對於終端使用者來說這個新版本的功能就有點像雞肋的感覺。食之無味，棄之可惜。而且由於操作上也發生了比較大的變化，所以使用者在使用上也碰到了許多新的問題，有些錯誤甚至給企業造成了比較大的損失。現在這家企業是騎虎難下。經過5年的努力好不容易才讓erp系統發揮了效益，現在又面臨著即將崩潰的命運。
那麼這家企業為什麼會面臨如此難堪的境地呢？經過筆者的了解，其主要問題在於如下幾個方面。
一、 系統公升級不應重於形式。
的確erp系統經過版本的公升級之後，會出現很多新的功能。但是這些新的功能企業是否用的著呢？或則說，這些新的功能所能夠帶來的價值，跟企業系統公升級過程中所面臨的風險是否對稱呢？其實erp系統公升級跟作業系統公升級非常的類似。很多看起來非常花哨的功能，在實際工作中很少用到。單從日常工作來說，windows98已經可以滿足日常辦公的需要。所以沒有必要冒這麼大的風險、花這麼大的精力去追求那些看起來比較時髦、但是沒有實際作用的功能。
這家企業就犯了這個錯誤。在公升級之前，沒有認真評估新版本的功能對於企業是否有用，就冒然進行公升級。在公升級後才發現，新版本的功能並不能夠對企業帶來多大的價值。也就是說，過去幾個月在公升級上所花的精力都浪費掉了，而且還帶來了一些不必要的風險。
筆者認為，企業在公升級之前，最好先了解新舊版本在功能上的差異，特別是要評估一下新版本的功能能否為企業帶來一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業現有的管理，或者說某項新功能剛好可以彌補當前的不足，那麼就可以考慮公升級。相反，如果新版本的新增功能對於企業來說，可用可不用的，那麼就沒有必要對此進行公升級。也就是說，筆者認為在公升級的時候，要看中其實際可能帶來的價值。而不應該看重形式。
二、 要評估新舊版本在操作上的差異。
有些系統在公升級之後，雖然其本質的內容沒有變化，但是在外觀介面和操作上會有很大的差異。這個差異可能導致使用者無所適從。拿乙個簡單的作業系統的例子來說。xp作業系統與vista作業系統，雖然同樣是微軟的產品，但是其在操作介面上有很大的變化。雖然微軟一向強調vista的操作如何的直觀，但是仍然讓很多習慣xp系統操作的使用者，在vista系統面前卻步。即使有了很多年xp作業系統使用經驗的使用者，仍然無法使用vista作業系統。
其實這種情況不僅在作業系統上可以碰到，在erp系統公升級的時候會遇到。有些erp繫在公升級換代的時候，可能在功能上沒有多大的改善，但是在介面與操作上卻會有天翻地覆的變化。特別是在從c/s到b/s模式轉變的過程中，這個更加的明顯。遇到這種情況時，不少使用者就會感到迷茫。對於舊版本操作很熟練的使用者，在遇到新版本時，也會不知道如何操作，從而導致工作效率降低，甚至出現誤操作，從而給企業帶來不必要的損失。
為此筆者認為，企業專案管理員在公升級之前，需要先對新版本的操作層面進行評估。看看新舊版本的操作介面、操作方式上有沒有明顯的變化。然後根據變化的程度分別採取不同的培訓措施。如果變化大的話，那麼就需要考慮到其可能會帶來的一系列風險。這個因素有時候也要加入到評估是否需要公升級的決定中去。在erp系統公升級的時候，不變應萬變，還是蠻有道理的。當介面操作出現比較大的變化時，一定要加強對使用者操作的培訓，特別是對於一些容易出現錯誤的地方。同時需要加強對系統的檢測，追蹤是否有錯誤的操作。
三、 選擇系統公升級的時機。
在系統公升級的時候，即使準備工作做的最好，也往往會出現一些意外情況。為此筆者認為，不僅要認真考慮是否需要對系統進行公升級;同時也要考慮，如果需要公升級的話，在什麼時候對系統進行公升級比較好。對於這個系統公升級的時間，筆者有兩個建議。
一是最好選擇企業的經濟業務比較空的時候。不少的企業生產經營都會有一些週期性的變化。如對於一些外貿五金工具企業來說，往往7-11月份是其生產銷售的旺季。那麼此時最好不要將系統公升級的時間安排在這個時候。因為系統公升級本身就是一件麻煩的時候，不能夠再給企業忙中添亂。而且當使用者一忙的時候，就必然會放鬆對資料的核對工作。此時如果萬一使用者的操作有什麼不熟練的地方，出現差錯使用者也難以發現。所以最好將系統公升級的時間定在企業的生產淡季，避開企業的高峰期。這也是為了保證新舊系統交替的穩定性。
二是需要考慮公升級的內容。如前段時間由於新企業會計制度的執行，不少erp軟體公司都對erp系統的財務模組進行了公升級。由於其變動比較大，erp軟體公司不是將其當作補丁來處理，而是當作乙個新的版本。對於這種情況，什麼時候公升級比較好呢？由於財務模組的內容有其獨特的特點，即往往強調乙個會計年度政策的穩定。為此對於業務性比較強的erp軟體公升級，有時候還需要考慮其業務的特殊性。像這種情況，最好能夠再年底完成系統的公升級工作。然後在年初可以利用新的財務核算流程來統計業務。這就可以免掉不少的麻煩，如後續政策變更的麻煩。同時，這也是跟企業的實際業務操作流程相符的。因為大部分企業涉及到財務政策的變更，也往往選擇在下乙個會計年度實施。否則的話，需要增加許多額外的調整工作。
總之，這個系統公升級的時機也非常重要。除了以上兩點之外，還需要注意一點。即當舊版本的系統還沒有穩定，那麼千萬要注意不要急著公升級系統。否則的話，那將是一件很糟糕的事情，很容易導致erp專案中途流產。
四、 不要急著公升級。
說句實在的話，新版本的erp系統難免會存在一些漏洞。像微軟這麼大的企業，其也需要不斷的發補丁來彌補新版本系統的開發漏洞。所以erp企業開發的新版本中，也往往存在一系漏洞。這些漏洞可能企業自己測試很難發現，只有企業使用者在使用的過程中逐漸發現並報告給軟體公司。故那些第一批使用新功能的使用者，很可能成為了軟體公司的「小老鼠」，成為他們的試驗品。
筆者在專案實施的過程中，從來不推薦使用者在erp新版本剛面世的時候就進行公升級。一般來說，如果企業有公升級的需要，也推薦他們在第二個或者第三個版本出現的時候再進行公升級。企業沒有必要為軟體公司去測試erp系統是否存在漏洞。等到第二個或者第三個補丁出來之後，一些系統新版本的漏洞也發現並彌補的差不多了，此時再進行公升級，就可以減少由此帶來的損失。要知道，通常情況下erp軟體公司是不會為此帶來的損失進行買單的。
總之，筆者認為在erp系統公升級的時候，不要太過於注重形式。或者簡單的認為，新版本肯定是好的。其實對於企業來說，沒有最好的說法。只要適合企業的、能夠滿足企業當前需求的，都是好的。等到企業發現erp現有的功能無法滿足企業管理的需要了，再去考慮進行系統公升級也來得及。
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