在印表機前拿錯了列印檔案、自己列印的檔案不翼而飛、部門之間共用印表機而洩露公司資訊,企業內部決策被隨意影印使用。這些問題相信很多企業都遇到過,也探尋過其中的解決方案,但似乎收效甚微。而與印表機相關的一切事物,都與文印安全息息相關,對於涉及民生的重點行業,文印安全又意味著什麼,任職於國內某重要運輸行業的cio張主任對於文印安全有著自己的解讀。
張主任任職的機構,是國內重要運輸企業的分支機構,負責著華北地區近百個站點的資訊化管理工作。「負責的事情多了,責任壓力特別大」這是張主任對自己工作的評價。據了解,未來張主任所在的機構還會繼續進行整合,更多的工作也將由張主任所在的部門承擔。
對於張主任來說,多站點的資訊化、裝置機房的管理已經非常成熟,多種可靠的解決方案都在按部就班的執行推進,資訊化管理已經達到了比較高的水平。但唯有文印安全方面管理一直讓張主任放不下心。由於文印終端數量不斷增加,節點多應用範圍廣,整體站點並沒有完善的文印安全解決管理方案支援,像日常的涉密檔案傳達、重要部門文印裝置的輸出審核,敏感資訊的保護,都還有管理不到位的情況發生。
尤其是是今天的文印裝置,已經不再是簡單的列印影印輸出裝置,周邊的一體機、複合機正在變得越來越智慧型化,功能也是更加豐富強大,原來簡單的列印影印輸出裝置,正在變成企業資訊化流轉的智慧型終端裝置,甚至可以在一台文印裝置上,獲得企業經營執行的重要資訊,這樣的文印應用環境,急需可靠的安全文印管理方案來解決。針對像張主任這樣的關乎民生的重點行業使用者,柯尼卡美能達2023年推出的數位化整合解決方案,就可以輕鬆幫助張主任解決上述的煩惱。 柯尼卡美能達針對行業使用者的需求及特性,推出了一系列數位化解決方案,其中「印核」文印安全管理解決方案,就可以全面滿足小型企業到大型企業列印的文印管理難題。
文印安全管理解決方案
隨著全球使用者對於文印安全管理解決方案需求的不斷提公升,企業對於文印安全的重視程度也在不斷提高,企業內部的防護亟需提公升。而隨著網際網路及物聯網的加速發展,身邊的文印裝置,特別是智慧型化的複合機產品,功能變得越來越強大,使用者可以很輕鬆地在一台裝置上完成列印、影印、掃瞄、傳真、e-mail等多種操作,在方便使用者操作的同時,也為企業文印安全的管理提出了新的挑戰。
針對企業文印安全的當前的緊迫形勢,柯尼卡美能達推出的文印管理解決方案提供文印安全管理的多種防範措施,比如提供從印前防、印中堵、印後查到檔案銷毀,整個文印流程都被管控起來,確保使用者遠離文印安全的威脅,而其核心功能,我們總結了以下四個部分。
首先,作業留底方案。柯尼卡美能達文印安全解決方案中,作業留底方案可以將使用者列印任務進行快照留存,管理人員可隨時查閱調取,實現了列印作業電子化存檔。同時,還可以將影印、掃瞄任務的快照留存,以形式隨時備查,這樣使影印、掃瞄也納入內容管理範疇,確保資訊保安可回查、可追溯,確保重要資訊的保密工作。
第二,強制標識方案。對於敏感的檔案的輸出操作,文印安全解決方案提供了強制標識識別功能,簡單說就是在涉密檔案列印出的介質上強制輸出水印標識,包括設定正文水印並支援文字、條碼、圖形等,確保敏感檔案可追溯,敏感資訊不洩露。
第三,人工審核方案。柯尼卡美能達文印安全解決方案中,還提供了列印檔案人工審核的功能。使用者列印前需要審核員審批之後方可出紙,這樣的設計可以全面提公升企業資訊保安,杜絕印表機洩露企業資料,特別適合辦公室、財務、人力資源部門的安裝部署。
第四,敏感資訊攔截。通過柯尼卡美能達文印安全解決方案,使用者可以設立關鍵字、正則表達方式等,對企業敏感資訊內容進行報警和攔截,不管在哪個終端輸出,只要涉及到關鍵敏感字資訊輸出,都會被解決方案攔截,從而確保企業敏感資訊保安,杜絕敏感資訊列印洩密的情況發生。
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