如何讓專案「按期」完工？
「按 時、保質地完成專案」大概是每一位專案經理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時常發生。因而合理地安排專案時間是專案管理中一項關鍵內容，它的目的是保證 按時完成專案、合理分配資源、發揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義專案活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定專案完整的進度計畫、資源 共享分配、監控專案進度等內容。
磨刀不誤砍柴功
時間管理工作開始以前應該先完成專案管理工作中的範圍管理部分。如果只圖節省時間，把這些前期工作省略，後面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。專案 一開始首先要有明確專案目標、可交付產品的範圍定義文件和專案的工作分解結構（wbs）。由於一些是明顯的、專案所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽 性，所以要以經驗為基礎，列出完整的完成專案所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎才能制定出可行的專案時間計畫，進行合理的時間管理。
怎樣把時間「分解」？
1、專案活動定義
將專案工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務，這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。在專案實施中，要將所有活動列成 乙個明確的活動清單，並且讓專案團隊的每乙個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應該採取文件形式，以便於專案其他過程的使用和管理。當然，隨著項 目活動分解的深入和細化，工作分解結構（wbs）可能會需要修改，這也會影響專案的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動後，成本可能會有所增 加，因此完成活動定義後，要更新專案工作分解結構上的內容。
2、活動排序
在產品描述、活動清 單的基礎上，要找出專案活動之間的依賴關係和特殊領域的依賴關係、工作順序。在這裡，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關係，也要考慮內部與外 部、外部與外部的各種依賴關係以及為完成專案所要做的一些相關工作，例如在最終的硬體環境中進行軟體測試等工作。
設立專案里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是專案中關鍵的事件及關鍵的目標時間，是專案成功的重要因素。里程碑事件是確保完成專案需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發專案中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作為專案的里程碑。
在進行專案活動關係的定義時一般採用優先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網路模板這4種方法，最終形成一套專案網路圖。其中比較常用的方法是優先圖示法，也稱為單代號網路圖法。
3、活動工期估算
專案工期估算是根據專案範圍、資源狀況計畫列出專案活動所需要的工期。估算的工期應該現實、有效並能保證質量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合 理的資源需求、人員的能力因素以及環境因素對專案工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。專案工期估算完成後，可以得到量 化的工期估算資料，將其文件化，同時完善並更新活動清單。
一般說來，工期估算可採取以下幾種方式：
1）專家評審形式。由有經驗、有能力的人員進行分析和評估。
2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎，計算評估工期。
3）定量型的基礎工期。當產品可以用定量標準計算工期時，則採用計量單位為基礎資料整體估算。
4）保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗餘時間以應付專案風險。隨著專案進展，冗餘時間可以逐步減少。
4、安排進度表
專案的進度計畫意味著明確定義專案活動的開始和結束日期，這是乙個反覆確認的過程。進度表的確定應根據專案網路圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、專案執行的工作日曆、進度限制、最早和最晚時間、風險管理計畫、活動特徵等統一考慮。
進度限制即根據活動排序考慮如何定義活動之間的進度關係。一般有兩種形式：一種是加強日期形式，以活動之間前後關係限制活動的進度，如一項活動不早於某 活動的開始或不晚於某活動的結束；另一種是關鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時間進度的決定性因素，制定相應時間計畫。
在制定專案進度表時，先以數學分析的方法計算每個活動最早開始和結束時間與最遲開始和結束日期得出時間進度網路圖，再通過資源因素、活動時間和可冗餘因素調整活動時間，最終形成最佳活動進度表。
關鍵路徑法（cpm）是時間管理中很實用的一種方法，其工作原理是：為每個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最遲開始和結束日期、按照活動的關係形成順序的網路邏輯圖，找出必須的最長的路徑，即為關鍵路徑。
時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化，結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計畫進行調整，直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止，得到最佳時間進度計畫。
5、進度控制
進度控制主要是監督進度的執行狀況，及時發現和糾正偏差、錯誤。在控制中要考慮影響專案進度變化的因素、專案進度變更對其他部分的影響因素、進度表變更時應採取的實際措施。
巧用工具來幫忙
目前專案管理軟體正被廣泛地應用於專案管理工作中，尤其是它清晰的表達方式，在專案時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟體中輸入活動列表、估算 的活動工期、活動之間的邏輯關係、參與活動的人力資源、成本，專案管理軟體可以自動進行數學計算、平衡資源分配、成本計算，並可迅速地解決進度交叉問題， 也可以列印顯示出進度表。專案管理軟體除了具備專案進度制定功能外還具有較強的專案執行記錄、跟蹤專案計畫、實際完成情況記錄的能力，並能及時給出實際和 潛在的影響分析。
下面試舉例來說明。某個企業資訊建設專案包括合同簽訂、裝置採購、系統環境的建立、配置管理、資訊系統需求分析、系統設計、編碼、測試、封裝、交付、用 戶培訓、後期維護等活動。在這裡，可以把簽訂合同、需求確認、進入後期維護作為主要的里程碑。同時，由於裝置採購環境建立活動對整個系統的進度時間影響不 大，資訊管理系統的各個環節之間時間進度密切相關，在甘特圖中均以箭頭指向定義為f-s（finish to star）關係，這條路線就是專案的關鍵路徑。在每個活動的後面可以標註出參與該活動的人員，系統還可以統計每個人參與的時間、成本等資料。具體情況可以 如上圖所示。
專案完工驗收書
專案完工驗收書 上海尚志通訊公司 it 部 mar 15,2005 version 1.0 上海市 路 號3 層86 21 傳真 86 21 一 基本資訊 1.專案概況 服務接受方 單位名稱 尚志通訊公司 單位性質 3 1 外商獨資 2 合資企業 3 國企 4 民營 所在地區 上海 聯絡人 電子信箱...
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