按期完成it專案的10條建議
變化無常的時間計畫，或高估或低估時間期限，也就是所謂的「需求漸變問題」，以及突如其來的員工生病事件或**失敗等等——這些都是會導致您的it專案出錯（或可能出錯）的因素。
也許您曾聽說過「時不待我。」這雖然只是陳詞濫調，但並不意味著它一點可取之處也沒有，尤其是在鄰近it專案截止日期的情況下。變化無常的時間計畫，或高估或低估時間期限，也就是所謂的「需求漸變問題」，以及突如其來的員工生病事件或**失敗等等——這些都是會導致您的it專案出錯（或可能出錯）的原因。
因為時間是當今社會衡量效率的一般標準，所以因這些事由導致的計畫推遲、延誤都會最終帶來相當規模的財產損失（除了名譽受到損害之外）。
有沒有解決辦法呢？當然有！合理的計畫，良好的執行，考慮到可能會出現的困難，這些一定能確保專案成功執行並完成。大部分專案經理清楚這些，並花大量時間制定專案時間表和交付時限表。然而，常常並導致他們出錯的是，他們沒能認識到專案計畫是乙個持續性的活動，必須在專案進展週期中積極地、持續地發生，而不是收到客戶預支款項後便告一段落。
在本文中，我將提出一些建議，幫助您有效地進行下個專案的計畫，並確保在預算前提下以高質量水平按時完成專案。
問題首先，讓我們看看導致專案延誤的幾個原因：
野心過大的估計和不恰當的任務評估：往往，乙個專案團隊對於完成既定任務不能做出恰當的時間和精力的估算，而制定出過於積極樂觀的時間計畫。客戶帶來的壓力也會迫使乙個團隊去嘗試在本已有限的時間內完成過多的任務——這是最終會導致最終產品產生質量風險的自我挫敗戰略。
不合理的專案規模：往往，對於乙個團隊所給定的時限，一些專案過於龐大。管理人員（或客戶）有時在未實際分析專案可行性的情況下，便嘗試無理地把盡可能多的特性和發展任務壓縮在一起。
任務分派不明確：有時，任務沒有明確分工，團隊成員角色不明確導致成員間的產生誤解。
缺乏風險管理系統：有些團隊盲目自信，相信他們可以在最後一秒拯救乙個計畫，相信所有危險可以放到第二天的會議上得到解決。這是個不切實際的想法。所有專案都不可避免的會有問題存在；任何乙個問題都可能摧毀整個計畫，使專案不堪重擊而失敗。如果這些問題不能夠被明確查出，並在良好的基礎上不能提前解決，那麼結果只會往更壞的方向發展。
缺乏資源：「這個專案需要五名開發人員，但是我們只有四名。沒關係，我們會處理好的。」聽起來熟悉嗎？如果是，那麼就要清楚這樣是行不通的——乙個需要五名成員的專案，如果少了一位，並不能如期完成。另外一種類似情況是乙個專案在開始之時有著合適的成員數量，但在專案過程中，一些成員被「分派」去參加其他的專案（通常這是因為某些高層領導認為他們在資源分配上比專案經理懂得更多）。
基礎裝置不完善或遭破壞：一些專案的延誤常常是因為對於乙個專案的成功完成必不可少的基礎裝置——如硬體、軟體、工具、文件等——在最需要它們的時候無法得到或不能正常執行。
解決方案（10點建議）
然而，一切並非只剩黯淡和無望。以下的措施將會緩和這些問題並保證專案按照計畫執行和如期完成。
詳細分析要求：仔細理解與專案有關的各個方面，具體到最細小的要點。對於模糊不清的方面要提出問題直至清楚理解。最後，僱傭專業人員歸類整理業務要求，操作細節和設計要求。小心需求的漸變；一不小心，它便會摧毀您所做的一切努力。如果有必要，要大膽地縮小專案規模或避免新增計畫外的新方案，因為這必定需要更高要求的時間整合。
合理配置可利用資源：按照要求配置可利用資源，確保足夠的人員來完成工作。在專案執行啟動之前確保專案順利執行的各種基礎設施——硬體、軟體、人力資源、工具、文字資訊等——都已到位。
進行培訓和知識遷移：如果有培訓，培訓也該算作是專案時限內的一部分。不要把培訓當作員工工作時間以外的任務，而應該把其列入專案計畫和預算之內。
識別風險：確認潛在風險和準備突發事件預案以備不時之需。制定後備計畫以備在突發情況和人力方案失敗之時如期完成；這種「b計畫」方案是在專案未按計畫成功進**況下的支援性系統。
估算與分配：給每位組員分派角色和任務，確保每項任務具有明確的負責人。運用專案管理工具和甘特圖表記錄每位成員的任務以及每項任務開始和完成的日期。如果在任務責任分派制這一環節上失敗會導致責任重疊、精力無謂重複、時間浪費和產品質量低下。
避免過多會議：策劃關於專案狀態的討論會，或在以需要為基礎的前提下即刻點明問題所在。冗長的、無休止的、沒有明確議程、明確結果的會議只是浪費時間。
做好記錄：記錄專案的成功與失敗。這一點很重要；這會成為其他專案中相應工作任務的歷史參考資訊。使用專案紀錄板以圖表的形式在更高層次綜觀專案，更好地衡量專案程序。在每一步重大轉折時對專案進行檢查鑑定，並依此更新專案紀錄板。
認識全天候發展模式：如果有一種全天候發展模式（一種在全球範圍內持續不斷進行的工程作業環境），確保在不同部門團隊成員間和跨國團隊成員間明確溝通，避免誤會。定期做好協調工作以避免不必要問題的出現。
逐步上報問題：當問題出現時，要第一時間報告管理層，並盡可能多地制定解決方案。在事態嚴重到無法補救以前，要嘗試各種彌補辦法便是您最後需要做的一件事。
必須清楚，按期成功地完成專案關鍵在於前期計畫和合理的時間，資源管理。採納以上建議，您的專案將會如期完成，並達到目標。祝您好運！
注：本文**
按期完成IT專案的10條建議
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