電子合同以高效、低成本等優勢被越來越多個人或企業應用於各類簽署場景中。但事實上,由於傳統紙質合同線下蓋章或簽字的習慣根深蒂固,雖然電子合同很火,卻依然有一部分人對電子合同「不來電」。
國內的電子合同推廣已十餘年,為何有人」視若珍寶「,有人」冷眼相待「,電子合同與紙質合同到底有哪些差異……
1)簽署流程對比:
乙份合同由發起到最終歸檔需經過哪些環節?發起方與簽署方需有哪些操作呢?由下圖**我們可以看到電子合同與紙質合同從發起到最終歸檔,整體操作流程一致,但在很多關鍵環節,有明顯不同:
2)優劣勢分析:
單從操作流程上而言,與紙質合同蓋章流程相比,電子合同的使用過程有以下幾點變化:
簡化流程:免去列印、往返寄送等環節,合同管理整體週期縮短;
確保一致:全程線上操作,資料傳輸留痕,保障檔案內容一致性;
節約成本:電子文件傳輸、蓋章、儲存,免去紙張、儲存等能耗;
綜合上述幾點特徵,電子合同另有一點隱藏優勢,即具有普遍適用性。隨著網際網路、移動網際網路的應用,網上簽署蓋章的形式可以為傳統型企業使用,但是網際網路行業,如電商平台卻顯然難以沿用傳統的紙質合同蓋章形式進行線上運營。
除了在合同簽署到歸檔整個流程的對比,電子合同與紙質合同在流程管控上也存在一定差異:
綜合上述**,我們可分別對紙質合同與電子合同兩種模式的管控能力做出簡要分析:
1)操作便捷性對比:
合同模板管理:與紙質合同相比,電子合同模式之下使用者對合同模板的管控能力更進一步。除了可本地起草或維護合同內容,對電子版合同包容性更強。如:支援更多版本格式、指定合同用章許可權等;
2)真偽鑑定對比:
合同真偽鑑定主要包括合同內容是否一致、簽字或印鑑是否真實。
3)成本管控力對比:
總結:綜上述合同使用全過程與過程管控能力兩點分析來看,電子合同在使用靈活性與延展性上優勢更明顯。
但是,正所謂爾之蜜糖、彼之砒霜,對處在不同發展階段、使用場景不同的企業而言,到底是電子合同更具優勢還是紙質合同更加合適不能僅憑一家之言做判斷。
相信基於本文對電子合同與紙質合同使用模式這兩者的優劣勢對比,企業結合自身實際需求以及階段性部署需要定然能夠選擇出合適的合同管理模式。
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