乙個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合夥人，我們討論的事情中，有一項就是如何在在有限的時間裡有效地應對高強度任務——客戶想要和他約時間；合夥人和其他員工希望他解決他們擔憂的問題，處理爭端；這些人還對他的郵箱「狂轟濫炸」（當然還有其他人）；未處理清單沒有到頭的時候。
當然，要應對這個挑戰，關鍵是要知道為你的愛人和朋友，身體鍛鍊還有其他個人需求騰出時間的重要性。
當我們沒有足夠時間完成要求的任務時，我們常常被建議說要「分個優先順序」，好像這就能夠神奇地解決問題似的。但是，在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發現分優先順序的方式收效甚微，部分原因在於做起來太容易。
我們先來下個定義：分優先順序是給事務分等級的過程，比如要占用我們時間的人，未處理清單上的內容，收件箱裡的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數情況下只是直接依靠感覺做出排列。
當看到會議請求，未處理清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然後我們就可以把不同的事情進行比較，併排好次序。
問題來了。排完優先順序後，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那麼重要的事項放在「以後」來做。但是從來沒有所謂的「以後」。未完成清單從來沒有底的。
我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業生涯進入到某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，幹得多賣力。想要見我們的人排到了門外，排到了街上。我們的未完成清單長得都拖到了地上，我們的收件箱從來沒有清空的時候。
讓我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時間更長，用「更聰明」（不管到底怎麼個聰明法）的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場空。
關鍵點在於，排優先順序是必要但不充分的。重點在下一步上，鑑別歸類。處理突發事件的醫務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需**，還有哪些已經沒救了。
對我們普通人來說，鑑別歸類意味著不要只關注最重要的事項，而把不那麼重要的事情放到「以後」來做，而是主動忽略占大比例的那些未及重要性門檻的事情。
第一步要把事物重新組織一下。把滿滿的收件箱，沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作失敗，這沒有任何幫助。這種觀點會推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。這場戰鬥我們如何都打不贏，因為在職業的某乙個階段，不管我們如何投身事業，我們所面臨的潛在挑戰總是超出我們能力所及。
所以，收件箱，工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標誌，證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰鬥的勝利，而是一場戰爭的勝利：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱裡所有重要資訊。不是完成清單上的所有事情，而是清單上全部都是重要事情，而你完成了。不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要的人的問題處理完。
下一步就是停止使用錯誤工具。我們在「時間管理」和「個人生產力」上面花了太多精力。雖然這些努力從戰術上有效，但是在戰略上進行鑑別歸類時就沒用了。記住：任務不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，並且堅持執行。
最後，我們需要解決鑑別歸類所涉及到的情感問題，因為這部僅僅是個認知過程。
主動忽略一些事情，拒絕一些人會產生一系列情緒，極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑑別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會有效。
這個過程可能當下就在進行。剛才當你讀到上面說的「不是真正重要的人」時，你很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這裡時也打退堂鼓，而且這還是我寫的！
這個反應是可以理解的，也正解釋了為什麼我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效地進行鑑別歸類和成為「混蛋」之間有清晰界限，而我們中的許多人生怕跨過這條線，但是其實還離得遠呢。
要進行有效地鑑別分類，我們需要加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力（這裡是管理不是壓抑）。正如usc的神經學家antonio damasio所寫的（也正如每個人自己經歷的）那樣，情緒會「產生對於目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支援機制（比如工作記憶），從而影響有效決策的制定。
但這正是我們在主動忽略一些事物時所發生的。處在鑑別歸類核心的決定會產生我們無法完全駕馭的情緒。
當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮，害怕，後悔，甚至氣憤。但是我們常常沒有充分意識到或者接觸到這些情緒，以便有效利用。它們在我們的自主意識水平之下產生，無可避免的影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在壓力下時，我們無法意識到這種影響，失去了做出符合需求的最佳選擇的機會。
加強情緒管理是乙個複雜的任務，但是我們可以採取以下步驟進行：
我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適——要能夠意識到進行鑑別歸類會產生困難情緒，這樣我們就能面對沒完沒了的未完成清單，爆了的收件箱，還有排隊想要獲得我們關注的人們，和善但是堅定的說「不「。
高效能人士懂得忽視，知道怎樣說「不」
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