專案驗收會在專案整個生命週期內是乙個非常重要的里程碑。一般來說，客戶同意召開驗收會，就是對專案已基本認可，需要召集專案相關各方及專家來達成共識。因此，驗收會不僅對乙方，而且對甲方來說都非常重要，雙方都希望看到乙個準備充分，進展順利的驗收會。為了準備好這個會議，專案組需要提前準備很多任務作，具體說來，主要包括以下幾個方面。
一.文件準備
驗收之前，專案組要準備好以下幾類文件：
1.開發總結文件
2.需求文件：包括需求規格說明書，需求變更文件等
3.設計文件：包括概要設計，詳細設計，資料庫設計等
4.測試文件：包括測試方案，內部測試報告，第三方測試報告等
5.實施文件：包括實施，部署方案，使用者手冊，維護手冊等
6.過程文件：包括專案週報，會議紀要等
以上文件可以參考國家標準或行業標準進行準備，需要說明的是，1-5項可以在後期補，第6項在後期補就比較麻煩，因此在專案開發過程中要注意整理這類文件。另外，還要仔細閱讀合同及相關採購檔案，看其中是否還提到需要其它文件。
這些文件可以裝訂在一起，為了給客戶及專家乙個很好的印象，有以下幾個裝訂技巧：
1.如果文件總頁數太少，就單面列印，反之可以雙面列印，總之要給人一種很厚，很充實的感覺。
2.設計乙個漂亮的，彩色封面，彩打出來。
3.做乙個總目錄，列明這份材料包括以上哪些部分。例如：第1/7部分 專案開發報告 第2/7部分 專案需求規格說明書
4.每個部分之間用硬皮紙或突出的標籤分開，如果用突出標籤，在標籤上註明那部分的標題
5.最好在書脊上印上標題
6.開會前問客戶要裝訂多少份
專案驗收會前，還要提前發給客戶以下幾份材料:
1.我方參加驗收會的名單，便於客戶宣讀
2.驗收意見
3.會議議程
另外，在驗收會上，還需要帶上專案過程中簽署的文件備查，例如合同原件，蓋單的使用者需求規格說明書原件等等。
二.ppt準備
驗收時的ppt一般包括以下幾個部分：
1.專案背景和簡介
2.合同執**況匯報
3.開發過程：記錄專案開發過程中的一些重要事件
4.系統功能
5.建設或應用成果
6.系統演示(在ppt上列明要演示哪些內容，然後乙個乙個對照演示)
在做系統演示時，注意要以業務流程為演示重點，用流程將功能點串起來。
三.系統準備
開會時需要對系統進行演示，因此開會前要保證系統的穩定和速度。注意事項如下：
1.盡量安裝多一套系統在筆記本上，以防不測。
2.根據網路情況看是否需要帶無線上網絡卡等裝置。
2.設計好幾個演示流程，一般不可能演示系統的全部功能，因此通過這幾個典型流程可以全面反映系統的功能。準備這幾個流程時要準備好指令碼和資料，務必保證演示過程中資料完整，出現的介面沒有硬傷，例如出錯，丟失等等。
3.演示完這幾個流程後，再挑一些系統的亮點進行演示。注意這個順序，不要一上來就演示基礎資訊管理，客戶更關心的是這個系統的核心業務。
4.把這幾個流程和亮點寫在ppt上，讓大家可以看到你正在演示什麼內容。
四.演示前準備
1.開會前一天把ppt準備好，自己試講至少兩遍，也可以邀請同事試聽並給意見。
2.把系統準備好，重要功能複查幾次，確保不出錯
3.開會時提前乙個小時到開會地點，布置會場及準備演示環境。
4.看情況是否需要帶數位相機，行動硬碟，交換機，網線等物品。
5.指定同事做會議記錄。
按以上要求準備驗收會議，驗收成功就離你不遠了。驗收成功後，高興之餘，不要忘了做以下幾件事：
1.帶回使用者驗收意見
2.將列印版和電子版的驗收文件拿回公司歸檔
3.寫會議紀要，把後續要繼續跟進事項記錄好，如果有，也一起發上吧
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