如何對待緊急任務

星期五下午你正坐在辦公室裡，大量的工作依舊使你應接不暇。這時老闆進來說："星期一我要用這份方案。我真希望能多給你一些時間，不過我知道我是能指望你的。"

這新的要求意味著你不能如期完成其它工作。這樣一來，不僅會使顧客失望，也會因拖延工作而要面對老闆不悅的風險。

你一定感到惱火和沮喪，但還是顧及前程。於是只好說："我想辦法把它搞完。"你就得整個週末工作，放棄與家人團聚。下回要是老闆在最後一刻再來一次突然襲擊，你還這麼幹嗎？其實你有幾種選擇，大概你沒有考慮過。

任務三要素

每一項任務都可以分解成以下三個要素：要求，即這項任務究竟要完成什麼；時間，即完成任務所需時間；資源，為完成此項工作所需的物質條件。現在請把這三項要求設想為乙個面積固定的三角形。一邊設為時間，一邊設為資源，底邊設為要求。

假定有個專案在兩個助手下需要十天可以完成，而老闆卻只允許五天時間。要求你把時間的邊砍掉一半。於是保持三角形總面積不變的唯一方法是加長一邊或兩邊，即表示資源和要求的那兩邊。

學會談判

如果你想在壓力下有效地工作，必須學會談判。這裡有六條與老闆和顧客談判的辦法。可能有助於你成功地處理事務，而不致總覺得落在日程的後面。

一、考慮高質量完成任務所需的合理時間。準確估計完成每天工作所需要的時間，不要做力所不及的承諾。

二、確定任務的要求。花點時間弄清老闆和客戶確切的需要。

三、留有餘地。要考慮原來共事的人可能突然調離，或某項工作比預計時間拖延。多數人都沒有留有餘地而不得不重新談判。

四：創造性地使用資源。公司的工作重點隨時在變。一旦發生變化，就必須重新審視原先的估計，並要求更多的時間和資源。把變動方案提交老闆和客戶，例如改變日程，或者聘用顧問或臨時幫手來處理短期的超量工作。

五、要了解影響方案的是哪種要素。如果知道哪個要素是固定的，你可以調整另外兩個要求。比如，任務的完成時間是固定的，可以提出改變任務的要求，也可以要求有更多的資源。如果資源固定，則可以改變要求或加長時間。

六、學會說"你說得有道理，不過……"，而不是說"不"。還可以說："是，不過費用和結果會是……。"仔細驗證期限、預算及任務要求等條件。到底有多少資源？你或許會吃驚。