論專案管理中的郵件管理

郵件作為專案日常交流的乙個工具，在我們的開發過程中，並沒有受到足夠的重視。cnblogs中關於郵件的討論也非常的少可見一斑了。目前很多公司開發過程中沒有能就郵件的主題格式，內容要求等等做詳細的規定，以為郵件作為工作中乙個輔助的手段可有可無。

存在的問題：

專案任務口頭傳達：

口頭傳達是乙個專案不夠嚴謹的表現。尤其是比較大專案，幾十人參與的情況下，口頭傳達不夠清晰，也不能很明確確定工作範圍；而且如果開發過程出現了問題，問題追溯不能有很好的依據。

郵件格失隨意，沒有統一的要求：

在沒有具體要求的情況下，我們可以看到很多無標題的郵件。要不就是有標題無內容的郵件產生。

哪些問題需要傳送郵件呢（僅就專案開發而言）：

任務分配

這一點很重要的，可以讓大家時時明確自己要做什麼

時間變更/專案範圍變更

專案成員有必要及時了解專案的最新進展，郵件在這個時候可以起到乙個比較好的溝通的橋梁

會議提要，工作安排通知

因為會議過程中，可能對專案的安排做了調整，這裡要在會後通知每乙個參加會議的人，以便他們確認開會的內容及安排以及提出異議。這樣做的目的只有乙個：讓工作安排能及時的執行。

郵件的格失：

而具體到郵件來講，也要我們充分重視其格式。好的格式能提高日常交流的效率和資訊傳達的準確性。

主題可以採用日期（yyyy/mm/dd）-專案名稱-主題來定義郵件的主題，使用日期的目的是便於歸檔儲存，專案名稱是便於大家很清楚地知道是隸屬於哪個專案的郵件，尤其如果你是專案經理，手下負責若干專案的時候，這樣的寫法很便於你能對郵件進行歸類整理，另外要求主題明確，通過主題要能了解郵件的目的是什麼。

郵件的正文我想就無須再說了，問題描述要言簡意賅，表達明確即可。

關於回執：

還需要說明的是，我想很多人對回執都挺討厭的，但的確這是個比較實用的功能，尤其是任務要明確到達對方的時候，回執可以起到乙個很好的作用。也許有的朋友要說了，我們可以通過**，qq等方式來確認對方是否收到了郵件，沒錯，當然可以，可是能通過乙個簡單的回執能完成的時候，為什麼還要多此一舉呢。