一位優秀專案經理需必備的四個專案管理最佳技術

專案管理涉及許多行業，需要一系列技能。而將多種多樣的知識領域聯絡在一起的共同主線是專案經理用來完成工作的技術。

專案管理技術使專案管理更容易和更有效。這些技術可應用於任何領域或行業的專案，與專案管理軟體一起使用，還有助於節省時間和降低成本。

下面是每位專案經理都應該知道的4個專案管理技術，旨在控制專案並引導專案經理成功完成專案。

1、工作分解結構（wbs）

專案無論大小，第一眼看上去都會讓人不知所措，要做的事情非常多。那種「直接跳進水裡學游泳」的想法解釋了專案如何在失去時間和成本中「溺亡」。

任何有經驗的專案經理都知道，每件事在付諸行動之前都必須先做好計畫。

wbs結構是將工作分解成更小的、更易於管理的工作的方法。根據專案管理的知識體系（pmbok）， wbs結構是「按可交付成果所做的、由團隊執行的工作層次分解」。

好處：分解和解決

wbs結構由整個團隊建立，這個團隊識別主要的可交付成果，然後將其細分為越來越小的子可交付成果。這個過程會一直持續，直到團隊到達任務可被完成的位置，即誰將得到這個任務。

wbs結構定義和組織專案，也可用來分解任務以外的東西。預算可根據分解計畫進行計算，在分支定義不明確的情況下，甚至可以計算風險。

2、甘特圖

甘特圖是另一種視覺化專案管理技術，對於專案經理來說，這種技術有更多的應用。

我們以專案管理系統8msaas pm為例，講解甘特圖如何應用在專案管理中及其好處。

當你在8msaas pm中輸入或匯入wbs結構時，該系統會建立乙個貫穿專案生命週期的視覺化時間表，包含開始日期和結束日期。

新增開始日期和結束日期會為每個任務建立單獨的日程表，你可以看到在整個專案過程中完成每個任務所需要的時間。這能方便你更好安排時間。

某些任務在另乙個任務完成之前無法啟動，8msaas pm可連線這些存在依賴關係的任務，這樣團隊成員就不會出現停工或受阻礙的問題。

好處：監控資源計畫和實際進度

甘特圖不僅能幫助你計畫和排程乙個或多個專案的任務，你還可以計畫和安排整個專案，在sprint（指較短工作週期）和里程碑中進行計畫，安排團隊工作，比較計畫日程表和實際日程表。

每個任務都可以分配給單獨的團隊成員，專案經理可使通知自動化，自動通知即將到來的最後期限，確保專案正常執行。當團隊更新狀態，這些資訊會立即反映在8msaas pm中，這樣所有人總能保持一致意見。

3、關鍵路徑法（cpm）

cpm方法是專案管理技術的基石。cpm方法要求你構建專案模型，其中包括所有任務的列表或wbs機構、每項任務完成的持續時間、任務與專案終點（如里程碑和可交付成果）之間的依賴關係。

有了這些資訊，你就能計算從計畫任務到任務完成的最長路徑，包括這些任務在不影響專案進度的情況下開始和結束的最早時間和最晚時間。這樣你就知道哪些任務對專案來說至關重要，哪些任務有浮動時間，或哪些可在不延長專案日程表的情況下推遲。

因此，作為專案管理技術的cpm方法，無論是否存在浮動時間（不管是依賴任務的自由浮動時間，還是整體專案的總浮動時間），它都是一系列任務，合計得出最長的總持續時間。有了這些資訊，你就能計算出完成專案所需的最短時間。

好處：加強優先順序排序與決策能力

cpm方法實際上是一種促進決策的演算法。通過獲取特定資料（開始時間、持續時間、完成時間），cpm方法可以確定哪些活動對於專案成功是最為重要或最為關鍵。

突發事件在任何專案中都會出現，在處理突發事件方面，你可用cpm方法的快速跟蹤來應對。

快速跟蹤是在關鍵路徑上同時執行多個任務以減少總體專案時間的過程。在任務為非依賴專案時，這種方法才奏效，但它需要更多資源，還可能影響質量。

另一種技術是專案進度壓縮。當乙個任務由於截止日期較早而必須確定優先順序，並且必須分配額外資源來加快完成進度，這時可以使用這種方法。

如果有更多可用資源，或者你能使用有浮動時間的任務的資源，專案進度壓縮就會有所幫助。但專案進度壓縮更多用於緊急狀況，因為它會影響關鍵路徑。

總的來說，cpm方法通過優化關鍵路徑上的工作來減少延誤。它將可交付成果分解為序列，改進組織工作；將依賴關係視覺化，對任務進行優先排序；幫助計算浮動時間，從而更好地分配資源，提高效率。

4、看板

看板在日語中是佈告板的意思，由豐田公司一位工業工程師研發，用作提高生產效率，經常用於精益生產和即時製造。就像其翻譯的名字一樣，看板看起來就像一塊板上的一系列卡片，用於視覺化工作流。

看板用作專案管理技術，通過強調持續交付而不給團隊帶來太多麻煩，幫助監控和管理專案，有助於專案團隊更有效地協同工作。

好處：限制正在進行的工作，管理流程

看板幫助團隊成員將他們今天必須完成的工作視覺化，在其他更廣泛的背景下看到他們的任務。這方便專案經理限制正在進行的工作量，平衡工作流，避免給團隊帶來過重的負擔。

板上卡片可以按優先順序排序，因此工作流得到了改進。一旦任務完成，卡片會被移到下一欄，團隊成員就會開始處理他們待辦事項欄最上面的卡片。

看板專案管理技術營造了持續協作的環境，支援團隊修補和改進工作流，尤其適用於敏捷專案，但看板也可以應用於其他任何專案，並被更多視覺思考者所接受。

以上專案管理最佳技術的應用，均能在8msaas pm專案管理系統實現。作為市場上廣受歡迎的專案管理工具，8msaas pm為專案管理者提供了強大的技術支援，不僅幫助企業優化專案管理流程，也方便了專案管理者更合理地把控各個環節。