專案管理的定義是，在限定的時間和資源內完成某個任務。基於此，專案經理需要跟蹤專案全過程的相關資訊，根據資訊的變化來了解專案的進度和質量，以便及時發現風險、處理問題。專案資訊，特別是專案的資料，在專案管理中尤為重要，是專案管理活動的「血液」。
專案經理依賴於專案資訊，甚至大部分的工作時間都花在獲取資訊、整理資訊上；提高專案資訊的管理能力，專案管理的效率和水平也會有所提高。
一、專案資訊管理的要求
專案資訊的管理主要包括資訊獲取、資訊整理、資訊分析三個方面，科學的專案資訊管理要求專案經理能夠獲取實時、真實、透明的專案資訊；高效地整理、統計專案資料，保證專案資訊的準確性和科學性；並對整理出來的資訊進行分析，為決策提供依據。
①獲取實時、真實、透明的專案資訊
在專案管理中，專案的進度是隨時變化的，需要及時跟蹤和把控，所以專案資訊的實時性非常重要——只有不斷地從即時的專案資訊中獲取即時的專案進度，專案經理才能對專案的風險更加敏感，增強捕捉和把控專案風險的能力。
專案資訊的真實性同樣不可忽視，在真實資料的基礎上，專案的管理和決策才能準確有效，否則是南轅北轍，根本達不到專案目標。
更好的方式是通過使用合適的工具將這些資訊內容數位化，進行系統化的處理，這樣一方面專案的資訊資料更加科學，另一方面也方便儲存和分析，為後續的專案管理工作積累可遷移、視覺化的專案管理資產。專案從啟動到收尾的全過程，不僅僅是專案經理，高層管理人員更需要掌握專案資訊的狀況，幫助他們及時決策以及對專案進行復盤。
②科學整理、分析專案資料，消除「資訊孤島」
在資訊化時代，資訊絕不能是閉塞、孤立的，資訊之間，特別是資料之間，要有來有往、互相關聯流通，資訊管理才能更加高效、科學。比如說，在乙個專案中，專案的預算資料和專案的實際支出資料是要關聯起來的，統計分析二者之間的偏差，可以了解專案的成本狀況，評估專案對企業戰略目標的意義。
要做到這點，專案經理需要有強大的資料統計和分析能力，既要知道哪些資料之間必須關聯，還要能夠從資料的對比中得出正確的結論，以支撐決策。事實上，如果不借助於工具，專案經理要完美地完成這一步是很難的，還是以專案財務資料為例，不借助工具的話，專案經理統計資料就要花去大部分時間，加上檢查校對，效率非常低下；而如果借助於專業的專案管理工具，專案經理不需要手動計算，系統會用科學的專案財務管理方法自動對資料進行分析，不僅提高了效率，還保證了準確性。
二、學會使用專業的專案管理工具讓資訊管理更輕鬆
在資訊化、數位化時代，企業的業務需要數位化賦能，數位化能夠重塑業務流程，甚至改變業務模式，提高發展效率和質量，是企業獲得競爭優勢的有效路徑。面對這一形勢，企業的專案管理活動也應該跟上甚至推進企業數位化改革的步伐——對於資訊管理來說，利用專業的專案管理工具，搭建專案管理資訊化體系，可以提高資訊管理的科學性和專業性，不管是資訊的蒐集，還是資訊的處理和分析，都會更加輕鬆和科學。
①資訊蒐集，讓資料順暢流通
當資訊蒐集由手動變為工具化，專案成員要做的事其實並沒有變化——同樣要定時向專案經理匯報工作成果和進度，只不過是匯報的「陣地」轉移到了新的工具上，但這種轉移對專案經理來說卻大大提高了效率。
在專案管理中，最基礎的資訊是工時和費用，乙個展示了專案成員的工作內容，關係到專案的進度，乙個則展示了專案的實際支出；同時工時可以換算為成本，以貨幣形式計算，與費用一起，與專案成本掛鉤。以工時為例，如圖，在專業的專案管理工具——易趨上，專案成員通過系統匯報工時，內容包括在什麼專案上、花費了多少時間等，提交後的資料會自動彙總到專案經理處，如果專案成員忘記了匯報，系統還會自動發訊息或郵件提醒，減少了溝通成本；其次，這種分門別類的匯報方式，也是一種初步的資訊整理方式，保證蒐集到的都是有效資訊。
②自動整理資訊，輸出統計報表
專業的專案管理工具除了支援專案實際資料的蒐集，還應該支援專案經理制定相關計畫，包括專案進度計畫、資源預算計畫、費用預算計畫等，將預算的資料與實際資料進行統計對比，專案經理就可以得到相關的統計結果，了解專案各個方面的健康狀態。
以易趨專案管理軟體為例，易趨為專案經理提供「從整體到細節」的資料統計結果。在「整體」上，以財務資料為例，易趨會將費用預算與實際花費做成統計圖，讓專案經理對成本的總體情況和趨勢有所了解，如下圖：
而在細節方面，易趨也有相關的報表展現，如下圖，易趨會在專案費用的預算計畫表上進行進行成本方面的展示——展示從員工的費用報銷單中鑽取實際的費用資料，統計實際和計畫的偏差數值和比例，通過數值的正負展示某項支出是否超出成本，通過顏色的區別展示成本超支的程度。
③量體裁衣，分角色展示不同維度的資訊
不同的專案角色，關注的內容不一樣，想要的資訊也就不一樣：普通專案成員想要知道專案的具體任務、具體工時、開始和完成時間、任務相關的任務和人員是誰，專案經理關注單個專案的進度、計畫、收支、風險、問題，高層領導則關注單個專案的進度和質量、組合專案的健康狀態和財務狀況。
專案經理作為專案「承上啟下」的角色，需要學會「量體裁衣」，針對不同角色，提供不同維度的資料結果，從而減少資訊干擾，提高各方的工作效率。
而這點，借助於專業的專案管理工具，可以輕鬆實現。還是以易趨為例，在對專案進度資料的處理上，易趨為專案經理提供詳細的資料展示，方便專案經理跟蹤追溯，找到風險源頭，更好的解決具體的問題；面對高層領導，易趨則通過「重要階段」展示專案的進度，讓高層領導了解大方向上的進度情況。
三、總結
1.資訊化和資料化時代，專案的資訊管理是基礎且重要的一環，專案經理要提高資訊獲取、整理和分析的能力，從而提高專案管理的效率和水平；
2.選擇專業的專案管理工具，可以讓專案資訊管理更科學：通過工具匯報工時和費用，可以有效減少溝通成本；通過工具輸出資料「從整體到細節」的統計結果，可有效支撐專案決策；針對不同角色，工具可以展示不同維度的資訊和資料，提高各方的工作效率。
做好專案經理
沒有做過，也沒有去了解過專案經理應該如何做好 做成功。但是，為了實現自我價值，爭取團隊利益，唯有做好專案經理才能達到。目前，經歷過好些專案，其中絕大部分都是不了了之的專案。因此，作為專案經理，首先要決定是否有條件 能力和接受某個專案的必要性。想想看，跟這個您一起幹的成員，他加班加點，為了什麼？為了試...
如何做好專案經理
一 真正理解專案經理的角色 對專案經理角色的理解一定要避免兩個極端，一種過分強調專案經理的技術能力，認為專案經理應該是團隊中技術最強的人，專案實施中的任何疑難問題最終歸集到專案經理，專案經理必須說 yes 或 no 否則就無以服眾。另一種則過分強調專案經理的領導能力，認為專案經理首要任務是給他的組員...
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