目錄
1.靜態方法
2.低端軟體解決方案
3.虛擬團隊的溝通效率低
4.缺乏高層管理人員支援
5.不符合組織的目標和策略
6.溝通不暢
糟糕的專案代價高昂。專案管理協會 (pmi) 的乙份研究顯示，事實上，組織每向專案和計畫投資 10 億美元，就會產生高達 1.09 億美元的損失。而且專案越大，失敗的代價越高。另乙份行業報告顯示，與小型專案相比，大型專案的徹底失敗可能性是前者的 10 倍，延遲、超出預算和缺少關鍵特性的可能性是前者的兩倍。雖然中小型專案可能不像大型專案那樣危機四伏，但任何相關工作人員都知道他們無疑也面臨著自己的困境。
那麼，導致這些或大或小的失敗的罪魁禍首是什麼？根據 pmi，專案失敗的常見原因包括組織內部優先事項的變化 (40%)和資源有限 (20%)。雖然有些原因可能不受專案經理的控制，但很多原因是可控的。
關於專案計畫為什麼很快出錯，以下列出了六個深層原因：
如今，專案有很多移動部分。無論是從事市場營銷、人力資源、it、製造業還是其他行業，任何專案如果缺乏敏捷性和靈活性，相當於被宣判了死刑。隨著專案管理軟體解決方案和應用程式的採用，敏捷專案管理已在近幾年成為趨勢，而且根據 pm times 的報道，它在「當下和未來會變得更加重要」。 普華永道的研究顯示，scrum 是完成複雜任務最常用的敏捷框架 (43%)，其次是精益和測試驅動開發 (11%) 和極限程式設計 (10%)。儘管與非敏捷公司相比，敏捷組織的收入增長速度快 37%，且獲得的利潤高 30%，但據悉，頻繁使用敏捷的公司所佔比例尚不足三分之一。
選擇購買功能匱乏的低端工具，而不是投資效能優異的軟體解決方案，這是許多公司犯的另乙個錯誤。令人驚訝的是，有些公司 (23%) 甚至完全不使用專案管理軟體。但高績效公司 (87%) 都明白借助專案管理 (pm) 軟體提高效率並增強功能的重要性。但並非所有軟體都具備相同的功能。成功的公司在選擇新的專案管理軟體時，最看重的特質是可靠性、易於整合性和易用性。優異的軟體應也能與 office、office 365、skype、powerpoint 和 sharepoint 等常用熱門工具無縫整合，並能提供領先的基於雲的專案管理服務，提高靈活性和安全性，同時降低技術複雜性。
若團隊成員通常在全球各地，跨不同時區、不同文化和語言進行遠端辦公，那麼溝通技巧和時間管理較之以往更加重要。使用可讓利益干係人通過專門的專案站點隨時進行管理，並快速分享最新狀態、對話和專案時間表的工具（如優異的專案管理軟體所提供的功能），可讓每個人保持聯絡並有條不絮地開展工作。
是否有利益攸關的高層發起人從始至終為專案提供支援，是專案成功與否的重要因素。然而，僅不到三分之二的專案有積極參與的專案發起人提供明確的方向或幫助解決問題。缺乏時間往往是乙個問題。因此，在專案開始之前，發起人和專案經理應開會討論時間投入、報告、會議、公升級問題等事項。此外，必須使用相應的軟體，讓專案管理辦公室 (pmo) 或發起人能夠在無需其他幫助的情況下管理專案管理設定。
專案目標不明確是導致專案失敗的最大因素之一。然而，組織報告顯示，平均五分之三的專案都未能實現一致的業務戰略。理解公司的關鍵戰略重點，然後以此為標準對專案進行檢查，檢視其是否符合企業/部門戰略目標，這一點至關重要。這應有助於確定專案的優先順序和終止那些優先順序較低或與總體戰略無關的專案。這不僅節省了寶貴的時間、精力、金錢和資源，還有助於為好的專案提供例證，從而獲得所需的執行支援。
pmi 發現，公司報告的專案失敗原因中，溝通不暢是主要原因之一。幸運的是，最新的研究表明，購買合適的專案管理軟體似乎可以顯著改善內部團隊溝通以及與客戶的溝通。專案成功的關鍵是：能夠使用旨在快速安全地傳輸關鍵對話的工具，與周圍或世界各地的團隊成員進行實時溝通。
從簡單的問題到複雜的問題，包括其間各種難度的問題，乙個專案可能會遭遇重重陷阱阻礙。但是每個陷阱都有相應的解決方案。專案失敗時，低績效組織浪費的資源比高績效組織多了近 12 倍，因此施行那些亟需的變革刻不容緩。
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