sap採購訂單中行專案的交貨欄中,針對該採購專案需要定義收貨及非評估收貨。收貨比較好理解,有此採購物資比較零碎,如辦公用品,因此在系統採購訂單中,通常不會作細目管理。而是直接與**商在系統外通過紙置交貨單來對賬,在系統內就不做收貨,僅做發票校驗付款。但什麼是非評估收貨,其選擇目的和控制點在**?下面本文就針對「非評估收貨」問題進行例項分析。
非評估收貨對應的就是評估收貨,即採購訂單中如果不勾選「非評估收貨」,那就可以理解為是評估收貨。
在評估收貨情況下,收貨時會產生物料憑證,且系統會根據採購訂單中(如下圖)會對科目及成本中心分配,關聯產生會計憑證。會計憑證中反映收貨後該專案計入到的乙個費用類科目和成本物件,即誰花的這筆錢?花錢的名目是什麼?
如下圖,在採購訂單歷史中,可以看到收貨產生的物料憑證。開啟收貨物料憑證後,就可以再開啟由收貨物料憑證關聯產生的會計憑證。
有了上面評估收貨情況的介紹,非評估收貨就容易解釋和理解了。非評估收貨源於財務對單個收貨的專案有多科目分配的需求。比如圖例中的勞保鞋。可能由某個部門主導採購,但實際使用者並不是那個部門,可能是多個部門都要去使用及消耗。在這種情況下,如果僅將費用記到申請採購部就無法反映費用消耗的實際情況。如下圖,雖然在採購訂單功能中提供了科目分配,但作為非財務部門的申請者,通常在實際應用中,不會要求申請者在採購訂單中去做科目及成本中心分配的填寫。
所以 ,基於以上需求。非評估收貨就起來作用了。非評估收貨就是將收貨與評估過程分離。在收貨時僅產生物料憑證,不產生會計憑證,在收貨完成後,財務根據收貨做發票校驗時再去做科目分配,產生會計憑證。
如下圖,在發票校驗事務miro中執行科目分配
另外,在財務憑證記賬層面,評估收貨和非評估收貨也有區別。評估收貨是將費用科目先記錄到乙個中間過渡科目,用己記錄己收貨未開票的中間狀態。在做發票校驗時再將該過渡科目記到應付賬款科目。而非評估收貨由於在收貨時不產生會計憑證,在做發票校驗時將直接借貸應付賬款,稅金和費用科目。
最後,以上討論是在所採購的物料做費用管理,直接消耗到成本中心的情況下。如果做庫存管理的物料,情況會更複雜一些。
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