by daxi · 2023年6月10日
在工作中電子郵件是必不可少的通訊工具，儘管即時通訊軟體目前在工作中也起到了非常重要的作用，但是電子郵件仍然具有不可替代的優勢，我從業以來每 天都面臨著處理各種電子郵件，但是我也發現很多朋友和同事，對如何書寫一封高效的工作電子郵件不是十分明確，今天寫的這篇文章就把我的工作電子郵件書寫建 議分享給經常使用電子郵件的同事，或者是剛剛邁入工作單位的朋友。大家共勉之。
郵件標題是郵件的重要部分，你需要用一句話概括郵件的內容和意圖。如果是一封非常有針對性的郵件，可以直接使用關鍵字和一句話的說明作為標題，如果是比較泛華的，或是需要討論的某個不確定的問題，可以使用」關於***x的討論/說明」等來作為標題。下面我舉幾個例子：
按照第2點說明，我覺得收件人裡的人都要出現在抬頭里，當然你也可以使用乙個統稱來替代，例如某某團隊。抄送人不應該出現在抬頭里。
清單方式羅列問題，既能增強自己對問題的認識，也能讓收件人更清楚的知道你所表達的。
郵件中每行的文字不宜過長，要在適當的位置換行，避免產生橫向的滾動條，這樣最右側的文字還需要通過向右滾動才能看到。影響閱讀效果。
現在的郵件客戶端都是支援富文字編輯的，大家要善用這個特點，把郵件的關鍵字、重要語句通過文字加粗、設定字型顏色或背景色達到突出顯示的目的。例如的某個位置說明需要某位同事做什麼時候，這時候就可以寫成：「請***做什麼事情」。這樣收件人就能立刻看到自己的名字，明確自己的任務。
如果要再郵件中插入**，那麼請把**中重要的列放到左側，保持最重要的資訊在最容易看到的位置上。提高閱讀效率。
如果你只是想通過郵件傳送乙個附件文件，這時候很多人可能新增完附件後就直接傳送了。這是個不好的習慣，我建議在正文中最簡單的寫下：「關於*** 資訊，請查收附件，謝謝！」，這樣做一是提醒收件人想要的東西在附件裡，二是防止附件在傳輸過程中損壞，或者丟失，以至於收件人不知道這是封關於什麼的郵 件。我就碰到過在thunderbird中收到outlook附件錯誤的問題。
最好不要忘記在郵件末尾新增上你的姓名和****。當然強烈建議你提前做好自己的郵件簽名。
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