隨著數字內容的持續增長，企業內容管理(ecm)的決策價值越來越明顯。ecm是整合各種內容技術與內容格式的工具，他涵蓋了各種元件，這些元件之間互相協調合作，從而實現對企業內容資訊的整合、管理和智慧型化。
根據調查機構研究顯示:在未來的五年內，ecm將成為企業應用軟體領域的焦點之一。企業希望通過建置ecm系統縮減資訊的製作成本，改善工作流程，並且提高資源的使用價值和準確率。
那麼企業如何才能實現這個目標呢?美國interwoven公司作為一家專業提供內容管理解決方案的提供商，已經為全球超過3000家企業成功實施了ecm解決方案。interwoven公司大中華區總經理陳愷新先生表示:interwoven積累了豐富的實際經驗，發現企業要想建置乙個成功的ecm系統，有效解決內容資訊的製作、發布、儲存和智慧型化等問題。就要從著重考慮以下三個方面:
定義乙個ecm長遠規劃，可支援完整內容生命週期中的所有內容型別與格式，同時又不犧牲企業對ecm系統的要求，例如:相容性。
整合及協調原有系統，從而實現成本控制、延續操作習慣、內容再利用、效率化等管理目標。
正確地採用市場中中可解決各部門需求的ecm解決方案。
此外，著名的諮詢機構gartner也公布了企業對於ecm的四個疑問:
問題一:企業應如何在策略及戰術層面上，有效的管理內容?
雖然管理內容是企業必須執行的策略性任務，但這並不表示企業就能夠或應該用一種「萬能型」的應用程式來進行。這種「萬能型」應用程式並不能滿足大型企業管理內容的需求，企業必須使用符合特定商業流程、解決特定使用者需求、以內容為中心的系統來實現這一策略任務。
陳愷新先生表示:對於大型企業來說，讓內容管理系統更加合理是一項策略性的工作，應該以集中處理的方式來管理內部的共同需求。但是，這並非意味著企業需要針對個別應用程式或需求進行個別處理或排除。內容管理系統通常是以流程或部門為中心，其關鍵是正確地搭配使用ecm解決方案，使戰略及策略能保持平衡，並符合個別使用者及部門的需求。事實上，ecm系統採用的關鍵技術將成為決定上述整合工作成敗的關鍵之一。所有企業都必須面對這一現實問題，他們使用單一的架構來實現上述的整合，因此，擁有能整合不同儲存空間的虛擬空間將變得越來越重要。
問題二:哪些商業趨勢正在影響ecm?
在2023年，遵守法規是企業採用ecm技術的主要原因之一，我們預期這個趨勢仍會延續至2023年之後。遵守法規的需求也將使得記錄管理(record management)成為ecm技術中的熱門應用。
促成ecm普及的第二個因素，則是企業希望借ecm系統降低紙張作業成本，並提公升工作效率，如:通過多**方式或工作流程解決方案。企業希望能夠更合理的規劃工作流程，特別是當作業需要跨越多個部門或多個應用程式時，能夠通過ecm系統實現有效整合。ecm系統能夠改進各種作業流程，如:抱怨處理、應付帳款、應收帳款、貸款、抵押等。
企業採用ecm系統的第三個原因是希望掌握目前缺乏全面管理的智慧型財產。在實際工作中，interwoven發現大多數企業一方面認為內部的內容是有價值的，也知道如果這些內容不能被很好的管理並使用，其價值就會流失，但是卻無從下手;另一方面，企業每天都被巨量資訊充斥著，造成了資訊過剩。這種矛盾的現狀使得企業不得不依賴資訊化手段，緩解人工壓力，釋放內容的價值。
問題三:企業要如何有效部署內容技術與解決方案，從而解決特定的商業問題?
依據企業整體的內容策略來設定個別專案的部署方式，此策略非常適用於企業門戶**。但大多數以內容為中心的系統，都是以工作部門或特定應用程式為中心。企業部署ecm系統時，最大的挑戰在於，如何了解未來將使用該系統的部門的需求。他們必須分析目前的工作流程，並了解當流程自動化之後有哪些改變。如果無法了解使用者需求及工作流程，ecm專案將無法成功實施。而企業面對的另乙個問題，則是不僅要有效地部署新的ecm技術，更要去有效協調已經部署在企業內部的各種技術與工具的組合。
問題四:企業應如何計算ecm的成本與效益?
企業在部署ecm之前，越來越看重實際的商業案例及投資報酬率(roi)。但是要計算ecm的投資報酬是一項困難的任務，原因之一是在系統建置之前，很難取得比較的標準(benchmark)，由於缺乏比較的標準，使得計算投資報酬率成為不可能的任務。但我們仍然可以輕易地發現一些可節省成本的領域，包括:降低實體與電子化的儲存空間、減少工作流程的步驟、為資訊工作者節省工作時間、可外包已完全電子化的工作流程，以及可提供客戶自助式服務等等。因此，內容技術通常可帶來實質的投資價值(voi)。voi是價值的擴充套件觀點，例如再利用、共享及運用企業內容之中的知識，在建立ecm的商業案例所進行的roi及voi評估工作中是非常重要的。
ECM企業內容管理系統的重要性
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