專案進度控制的技術

2021-06-27 16:26:53 字數 2414 閱讀 6123

專案進度控制是專案經理的一項重要職責。俗語說的「時間就是金錢」在這裡體現得再明顯不過了。專案管理和自駕車回老家過年是相同的,實際上按照專案的定義,「自駕車回老家過年」也是乙個不折不扣的專案,只是它更貼合大家的生活,更容易引起共鳴,我們就拿它來做例子說明。

從乘客的角度,如果坐車很久,但是沒有達到預期的目 的地的時候,就會產生疑問,一般都會去詢問司機「到**了」,如果司機的回答沒有那麼令人滿意,這個疑問就會積累。積累到一定程度,就會開始懷疑是否迷 路,如果這個疑問一直無解,最終就會要求停車問路。如果坐的是計程車,就會導致乘客下車,換車繼續前進。

專案進行過程中同樣如此,因為軟體專案的「不可見」特性,客戶心理更脆弱和不穩定。如果每次專案經理給出的進度都是無法驗證的,客戶的疑問就會積累,最終到無法忍受而爆發。

人對乙個事物的完成都會有自己的「心理預期值」,這 個值會隨著人對該事物的了解的加深而進行調整,並變得越來越準確。乘客坐車到目的地,如果他對路線熟悉的話,一般都會跟蹤一些關鍵的地標和時間的對應關 系。比如從南山科技園到深圳火車站,一般用時不會超過1小時,開車走深南的話,肯定會經過世界之窗、市民中心、帝王大廈,最後到火車站。如果在晚上8點出 發,過了半小時都沒看到世界之窗,乘客會怎麼想?

專案也是如此,客戶的心理預期就是專案「里程碑事件」的到達時間。專案經理制定專案的里程碑,目的之一就是去影響客戶的心理預期。但是這種行為是一把雙刃劍,會影響客戶的心理,同時也會對專案構成約束。

實際上,專案進度表現在兩個程度,乙個是微觀的層 面,這個層面上,所有的事情都是乙個乙個的task,乙個專案下來,有成百上千個task要去完成,這個層面是專案經理和專案組員關注的,是最準確的進度 描述;另乙個是巨集觀的層面,這個層面是客戶以及專案外部的干係人所關注的,每乙個進度都是乙個「里程碑事件」,這種層面的進度描述並不是十分準確。

依然從心理角度去分析,專案經理給出的進度有誤差是 肯定的,關鍵是和現實的落差是否在範圍之內。如果客戶持續覺得專案的進度描述是準確的,那麼對專案也就越有信心,對專案的支援也就越好,對失誤的寬容度也 越高。反之,如果對專案進度沒有信心,那麼就會對專案施壓,對失誤的處置也會越嚴厲。

如何把握進度和進度的報告,常用的方法有「堵」和「疏「。所謂的」堵「就是隱瞞,專案經理可以進度造假造得很漂亮,但是到最後交付不了,就會被修理得很慘;而」疏「則是如實匯報,讓專案干係人透明地掌握專案的主要細節。實踐中,很多專案經理採用了折中的方法,有些如實匯報,另外一些則隱瞞起來,避免不必要的麻煩。但是實際上,專案經理」說真話「是要有一定能力的。

首先是」專案組實際的完成能力「,通俗點就是每天、 每週最多能完成多少任務,如果專案經理和客戶都知道這個速度,客戶就不會提出過分的進度要求,專案經理也可以拒絕所有超出能力的進度要求。這個」能力「其 實就是專案經理」say no「的底氣**。現實中很多專案經理因為不知道團隊真實的能力,胡亂應承,結果害了自己,也坑了團隊。

其次是」專案進度的**能力「,如果專案經理給出的完成時間每次都能做到,他以後的專案工作就會越來越順暢。許多專案組和客戶的衝突,起因大都是因為」進度**不准「甚至」無法**進度「導致的,進度再一再三地突破客戶的心理預期,想不讓人發飆都不行了。

在 專案實戰中,專案進度的評估和**非常不容易,但是並不是完全做不到的。我們可以反過來看,從專案結項的那一刻開始。在結項時刻(算上變更之後的),專案 的進度毫無疑問是100%,往前推一周,我想進度是可以**的,但是往前推乙個月就會模糊一點了,越往前越模糊。換言之,專案的進度**是隨著專案的進展 而越來越清晰的。

先 分析」為什麼會模糊「。問題在於兩個方面,乙個是」任務分解「,乙個是」臨時性的任務「。對於前者我們可以逐步分解、逐點清晰的方法來解決,對於後者我們 可以預留時間。我們可以先用大塊的任務寫在任務列表中,等要處理之前再去分解細化並再評估,隨著工作的進行,任務列表會越來越細,評估也越來越準確。對 於」臨時性任務「則在計畫表中預留時間去處理。

接下來分析」如何清晰「。

首先是」預估「,把當時能夠想到的所有任務都寫在計畫表中,不要怕不詳細,也不要怕不準確,有總比沒有好,但是要記得及時對所有可以細化的任務進行細化;

其次是」記錄「,專案經理把專案組所有做過的任務都記錄到任務計畫中,等到積累到一定程度之後,就可以從計畫表中看到專案組完成任務的速度,即」專案組實際的完成能力「,這個能力值的單位可以是」任務/天「、」工時/天「、」工時/周「等。同時可以得到的,就是」計畫外工作量「的值,這個值可以指導專案組調整為「臨時性任務」預留的時間。

最後就是「優化和**」,通過前兩步的成果,對未來的進度進行**並及時進行調整。

總之,專案進度管理中,要遵循的就是如下三個公式,任何乙個懂得小學數學的人都可以完成:

開發速度 = 已完成工作量 / 已耗費時間

當前進度 = 已完成工作量 /總工作量

剩餘時間 = 剩餘工作量 / 開發速度 = (總工作量 - 已完成工作量) / 開發速度

而實戰中,通過「記錄任務」知道「已完成工作量」,並得到「開發速度」,通過不斷細化逐步逼近「總工作量」,也就得到了越來越準確的「當前進度」和「剩餘時間」了。

專案進度管理其實並不難,不是嗎?真正難的,是「驅散恐懼」。

關於專案進度控制的思考

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