摘要：開個好頭，萬事不難。專案啟動會作為專案建設生命週期的開始，其意義和難度不言而喻。作為專案管理辦公室的負責人，需要特別重視專案啟動會的召開，杜絕走過場，避免雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結合公司資訊系統專案的實際經驗，總結歸納出專案外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內容，為甲乙各方專案經理更好地組織和召開專案外部啟動會議提供參考。
這裡的專案啟動會，指的是專案外部啟動會，需要甲乙雙方共同考慮組織、參與的會議。
（一） 專案啟動會議所處的專案生命週期時間點
一般而言，專案啟動會議在專案招投標結束，甲方選定了專案乙方後，雙方基本談攏了合同，就會商議在合適的時間召開專案啟動會。因此，專案啟動會在雙方簽署完合同後即可召開專案啟動會。
（二）專案啟動會由誰來組織
專案啟動會，由甲方來組織。具體到人，由甲方的專案管理辦公室負責人來組織。但在國內，很多企業因在專案立項前期就指定了專案經理，因此專案啟動會的組織工作由甲方的專案經理來負責。因在中標通知工作完畢後，專案乙方也會指定專案經理，故乙方的專案經理一般會被要求配合甲方的專案啟動會工作。
（三）專案啟動會召開的場地和目的
專案啟動會議一般選擇在建設方或使用者方現場召開。主要是讓專案建設方、使用者方、監理方（如有）等專案主要干係方對該項目的整體情況（包括專案的建設背景、專案總體規劃及專案團隊成員等資訊）有乙個清晰的認識和了解，讓專案各主要干係方清楚各自的職責和義務，讓專案建設方、使用者方在專案建設的過程中所需要給予的支援和配合給予承諾，從而讓各方就專案建設的相關事宜達成共識。
（四）與會人員有哪些
一般而言，甲方乙方監理方的主管領導、甲方的專案團隊成員、甲方業務部門代表、甲方系統使用者代表、監理方團隊代表、乙方專案團隊成員均需要參加專案啟動會。其中，甲方的副總級別人員主持專案啟動會，甲乙雙方的老總人員均需要在會上宣講。
（五）會議議程及主要內容
a.甲方會議主持人（通常是甲方副總）宣布召開啟動會議，介紹與會領導和人員，介紹會議議程。
b.甲方專案管理辦公室負責人介紹專案總體情況（專案立項、資金預算、專案招投標、專案建設週期）、專案中標方名稱、甲方專案經理名稱。
c.乙方專案主管介紹專案情況和專案的建設方案，通常由乙方技術主管、總工程師、分管領導負責介紹。同時宣告乙方專案經理名字。
d.乙方領導發言。就本專案的建設做出工作指示，許諾專案的支撐資源，向甲方保證將按質按量完成專案建設。
e.甲方領導發言。甲方領導重申專案重視情況，並宣布專案正式啟動。
在乙方專案主管介紹專案情況和專案的建設方案時，將講述如下內容：
a.介紹乙方基本情況，讓甲方各參與者對乙方的實力有所了解，對完成系統建設的能力充滿期待。
b.介紹專案背景，說明專案立項之前甲方存在哪些問題，進而引出現在做的工作將是為了解決xx問題。需要注意的是，介紹資料要詳細列出存在哪些問題，如溝通不暢，是哪些部門/單位溝通不暢，哪些系統之間無資料或者弱資料溝通。資訊孤島，**存在資訊孤島，這些孤島不串接起來會怎樣？串接起來又怎樣？
c.接下來講述將如何去解決這些問題。如在部門/單位/現有業務系統之間構建乙個***系統（包括系統功能介紹），完成什麼樣的業務串聯，有什麼樣的意義，對於甲方現有內部管理流程、服務能力、商業價值等方面有些什麼樣的幫助。需要注意的是，由如何解決這些問題來闡述系統建設的意義，是領導真正關心的價值點，要盡可能說明白這方面的內容。
d.有提出了解決方案後，ppt還應該講述期待甲方、業務單位如何配合工作，哪些工作需要甲方、業務單位積極參與。如需求調研工作，詳細列出將去哪些單位了解組織架構、業務過程，希望部門/單位提供業務能手協助和講解單位現有業務系統、現有業務流程；需求評審工作，將組織甲方業務部門代表，逐條評審確認需求說明書內容；系統使用者驗證測試與試執行工作，希望***部門/單位提供測試場地、組織測試資源，進行測試與試執行工作。同時闡述專案總體規劃、專案各主要干係方的責任和義務專案存在的風險及其應對策略（包括專案實施計畫、專案開展）。
e.最後介紹乙方對專案的寄語，展望。
需要注意的是，由於專案啟動會議主要是資訊展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴重影響啟動會議的效果。
（五）總結
能否開好專案啟動會議，關鍵取決於前期準備工作是否做得充分和到位，當然啟動會議文稿的組織、會議的形式、各發言人的臨場表達也非常重要。「片言以居要，一目能傳神」，願啟動會議的組織者、參與者能充分利用專案啟動會議上有限的時間，達到非常的效果；同時借用專案啟動會議這一契機，用團隊的智慧型點亮專案前進道路上的明燈。
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