一、
認識會議
專案管理脫離不了「會議
+報告」,專案經理大部分時間與會議有不解之緣,
pmp考試中也有相關會議的考題,首先我們來了解一下會議的基本步驟是: 1)
衡量會議是否必要召開 2)
界定目標和預期產出 3)
誰參加會議(主要干係人需預約,如果是高層需要提前一周時間預約) 4)
議程並發布會議通知(最好保證
72小時前通知) 5)
講義和教具 6)
專業地開會(明確目的和會議要求,專人記錄,不期望解決所有問題,總結關鍵問題,理清決定和行動,建立和諧關係) 7)
會議記錄及發布(
24小時內)
注:尤其是最後五分鐘,很多人是拍拍屁股走人,專案經理也忙著收攤。一定要對會議重大決議進行反述,並再次確定會議任務,負責人和任務時間。
1.1 pmbok
提到的常見會議包括:
a. 焦點小組會議
--5.1
收集需求的工具與技術:
預先選定的干係人和主題專家集中在一起,由受過訓練專業主持人引導大家互動式討論尋求集體意見 b.
引導式研討會
--5.1
收集需求的工具與技術:
邀請主要的跨職能干係人一起參加對產品需求進行集中討論與定義,有利於參加者達成一致意見。兩個代表是應用於軟體行業的「聯合應用開發(或設計)(
,jad
)」,另外乙個是應用於製造行業的「質量功能展開(
quality function deployment
,qfd
)」。qfd
從收集客戶需求(又稱「顧客聲音」)開始,然後客觀地對這些需求進行分類和排序,並為實現這些需求而設定目標。 c.
10.3
發布資訊中工具與技術「資訊發布工具」中 d.
規劃會議和分析
—11.1
規劃風險管理中工具與技術,用來制定風險管理計畫 e.
審計會議
—含在各審計工具中,主要形成經驗教訓 f.
狀態審查會
—11.6
監控風險工具與技術
專案風險管理應該是定期狀態審查會中的一項議程,越經常開展風險管理,風險管理就會變得越容易。經常討論風險,可以促使人們識別風險和機會 g.
投標人會議
—12.2
實施採購工具與技術
又稱承包商會議、供貨商會議或投標前會議,目的是保證所有潛在賣方對本項採購(包括技術要求和合同要求)都有清楚且一致的理解,保證沒有任何投標人會得到特別優待。要把對問題的回答,以修正案的形式納入採購檔案。為公平起見,買方必須盡力確保每個潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題,以及買方所做出的每乙個回答。
1.2 pmbok
並沒有出現會議
例如「kick off meeting
」,卻是考試的重點內容,英文都是用「
kick off meeting」
但卻有兩種會議: a)
專案章程批准後
一般翻譯叫「啟動會議」,有時英文是
「initiate meeting
」,在專案章程批准後由發起人召集主要干係人進行的乙個會議,主要內容包括分發章程、宣布專案正式啟動和任命專案經理和介紹專案章程內容。 b)
專案管理計畫批准後
有時翻譯成「開踢會議」、「開工會議」等,這個會議主要目的表示專案進入執行階段的標誌,讓團隊成員了解專案管理計畫,使團隊成員有共同理解並獲得干係人對目標的承諾,由專案經理和專案管理團隊主導召開。
注意:pmp考題英文一般都是「kick off meeting」。不管那個會議,都不會在會議當中討論具體詳細的話題,例如技術、規格等 二、
考點鏈結 1.
焦點小組會議尋求專家集體意見,而引導式研討會尋求一致意見(此點類似德爾菲技術) 2.
引導式研討會
jad用於軟體行業,
qfd常用於製造行業 3.
qfd通過收集客戶聲音(
voc:
voice of the customer
)及需求轉化成可執行的功能目標 4.
投標人會議又稱承包商會議、供貨商會議或投標前會議 5.
投標人會議目的是都有清楚且一致的理解,保證沒有任何投標人會得到特別優待。要把對問題的回答,以修正案的形式納入採購檔案。確保每個潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題,以及買方所做出的每乙個回答。 6.
pmp考題英文一般都是「kick off meeting」。 7.
不管那個會議,都不會在會議當中討論具體詳細的話題,例如技術、規格等
8、 專人記錄,不期望解決所有問題,總結關鍵問題
三、考點解析 1
為確保**商對需求具有明確的理解和共識,應該不使用下列那一項: a
、承包商會議 b
、投標前會議 c
、投標人會議 d
、**商交際
解析:d
考點投標人會議目的是都有清楚且一致的理解及投標人會議不同稱呼。投標人會議又稱承包商會議、供貨商會議或投標前會議。此題簡單但主要最後問題是「應該不使用」,尤其是「不」,很多考題往往在問題字面上做文章,例如除了、不等字樣。
同時注意拓展:投標人會議目的是都有清楚且一致的理解,保證沒有任何投標人會得到特別優待。要把對問題的回答,以修正案的形式納入採購檔案。確保每個潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題,以及買方所做出的每乙個回答
徐普 個性語言堪稱經典
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