倘若缺乏仔細的規劃與嚴密的管控，it系統的複雜性就會如浮萍般滋長，變得越發難以管理，最終成為企業成功的絆腳石。
簡化it系統是協助企業成功發展的重要環節。在下文中，記者採訪了某公司的cio ，讓他和我們分享了他的成功經驗。
cio:隨著業務發展，商業部門會不斷要求新增新的功能或基礎裝置，因此it會持續面臨這方面的壓力。有時，來自各部門的要求會一股腦地擺在你的面前。直接依照商業部門的要求去新增他們所需的應用或基礎裝置並不難，難就難在一段時間之後，你如何去管理。
你運用了什麼理念來改善這種現象?
我會諮詢商業部門，問他們想要達成怎樣的目的。因為很多時候，他們只是告訴你需要什麼解決方案，然後讓你去實施。作為it，你要確保所購買的技術或裝置是與現有系統相吻合的。我發現不少it部門都是「供過於求」，譬如提供了比所需更多的伺服器和網路容量。有時候對廠商的推銷照單全收也是造成這種現象的原因之一。
你的意思是廠商有時會讓你購買一些你不需要的東西?
每當你諮詢一家廠商時，他們一般都會希望將他們的應用執行在他們自己的伺服器上(不管是虛擬伺服器還是物理伺服器)。但我們卻不想增添任何伺服器。最終，我們會試著在自己的伺服器上執行他們的應用，結果也非常令人滿意。
還有什麼其它方法可以簡化it?
根據自己企業的情況來制定方針。比如我們的公司不是銀行或金融機構，因此我們不需要像銀行那樣針對所有的產品都進行安全部署。
這需要我們去了解企業是做什麼的，然後依此來定位基礎裝置，讓它們與企業目標相符。
你公司以前所面臨的問題有哪些?
四年前，當我加入公司時，發現我們當時的資料安全環境非常複雜。每個部門都有自己的電子目錄結構，所有東西都是相互隔離的，但卻沒有見到太大的成效。比如商業部門想要共享的資料，我們卻加以了嚴格的保護。所有這些都是由於當時的安全機制保護過度了。
你部署了哪些機制來確保it和商業部門之間更好的互動?
一套良好、高效的管治機制不應太過複雜煩瑣。我有乙個專門負責規劃團隊，每月進行一次交流。我們共同**不同商業部門想要實施的不同專案。有些it基礎裝置和應用之所以會越來越複雜，主要是因為商業部門只知道需要這一功能，卻不知it需要他們提供些什麼資訊。你必須準備一套機制或流程來收集所需資訊，然後與他們進行交流。這不是簡單地讓他們填乙份**然後交給it，這樣不會有任何溝通。
舉行這類溝通會議會不會有困難?是否有人持牴觸態度?
我們花了一年半的時間來讓所有參與者習慣這類溝通會議。在最初的幾次會議中，每個人都只顧著提出自己的要求，結果會議只維持了10分鐘，原因就是完全沒有雙向的對話。而現在，整個會議可以持續30分鐘，體現出了應有的價值。在整個會議中，我們或許會取消半數的要求，並解決一系列的問題。
為了實現it簡化，告訴管理人員無法完成他們所要求的專案是否也是一件棘手的事?
首先必須向他們解釋清楚，不是因為會產生額外的成本，我才說無法完成專案。此外，我也不會簡單地點點滑鼠，發乙份郵件去跟他們說不。有時，一些管理人員會因為看到別人實施了某個專案，他們也要依樣畫瓢。碰到這種情況，我就會對他們說，「不同的解決方案會產生不同的成本，而且不同的公司都有不同的情況和背景。」
取得公司管理層的支援是否很重要?
非常重要，而且是必須要得到公司管理層的支援。當我剛加入公司時，我無法對專案說不，因為我正處在建立信用的階段。我花了大量的時間來與公司管理層建立互信。
你是從**入手開始貫徹it簡化理念的?
是從乙個列印整合與簡化專案開始的。當時，印表機、影印機和傳真機耗費了不少辦公室預算。我們進行了一次財務分析，並與每個部門溝通，**如何降低他們的列印開支。我們向他們展示了所能節省的成本，並提供了更好的解決方案。這幫助我們在企業中建立了良好的信譽。這個專案是我們簡化工作的良好開端。我的經驗是，你應當從最容易成功的地方入手。
將來你打算簡化it中的哪些方面?
目前在我們的資料中心裡有一系列不同的作業系統，我們打算選擇一種最能提高工作效率的。此外，我們還需要乙個帶有簡單易用的工具的平台。我們簡化了整個公司桌面體驗，包括一早上班該如何登入系統，郵件伺服器如何配置等。另外出於整合和技術上的考量，我們還實施了cisco的網際網路語音平台(voip)。
對於商業應用，你又會採取哪些簡化措施?
首先要判別哪些商業應用能夠真正為企業帶來競爭優勢。如果沒有商業優勢，那花費時間和資金去進行定製就失去了意義。如今有不少應用都非常複雜，而且自定義的程度很高。在使用這些應用前，我首先會問自己，我們是否真的需要它?它能創造哪些價值?
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