讓智慧型與商業聯姻

2021-04-22 11:00:33 字數 4703 閱讀 7556

很多企業的業務經理成天都被一堆毫無關聯的資料折磨。雖然公司可以使用

bi

?(business intelligence,

商業智慧型

) 和績效管理系統來收集資料,但這些系統無法保證他們及時獲取到支撐每日決策所需的相關可靠資料。

由於業務經理對收集到的資料缺乏信心,或是由於難度較大無法獲得所需資料,他們經常無法將這些存在於公司的bi和績效管理系統上的資料,應用在決策以及幫助改進企業績效上。

頓足捶胸之時,許多業務經理將矛頭直指公司的資料管理裝置和應用程式。事實上,真正的元凶絕非it系統。如何保證資料獲取的及時性、一致性,以及所獲取資料的整體質量,這的確是個挑戰。但要實現這些目標,首先,並且主要還是依賴業務經理。

bi專案的成功實施需要業務使用者全力協作,並在以下方面達成共識:術語定義、衡量標準、可接受的資料質量級別。因此bi專案團隊的成員必須既懂業務,又懂it,同時能致力於術語的定義、資料質量級別的衡量、優良中差標準的統一。

但是,如果沒有高階管理層的支援,bi或績效管理系統的實施很難獲得廣泛的支援。如果該專案沒有公司高層作為專案發起人,那麼專案團隊很可能會直接進入到技術評估階段,而忽略掉基於業務方面的準備工作,而後者對專案的成功至關重要。

gartner諮詢公司做過一次調查,調查物件是350名bi終端使用者。結果顯示,許多企業正在實施bi和績效管理專案,但卻注定失敗。調查中,只有10%的受訪者表示他們的專案由直接主管業務的公司高管發起;大多數人(40%)表示他們的專案發起人只是權力有限的業務經理;25%的人反饋其bi與績效管理專案由公司it主管發起;剩下的25%表示,他們的bi專案沒有管理人員擔當專案發起人。

此外,該調查同樣指出了許多企業普遍存在的乙個問題:企業對bi和績效管理專案提供支援的具體做法,與公司高階管理層的戰略遠見不相匹配。對於出現這種問題的企業,最好的方法就是擬定乙個bi與績效管理專案遠期投資的系統化方案,以及找到如何從當前已部署的系統中獲得最大收益的方法。

識別公司的bi技術成熟度

要想擬定系統化的bi與績效管理專案的投資方案,首要一步就是評估高階管理層希望公司在gartner的商業智慧型成熟度曲線上(如圖《gartner商業智慧型與績效管理成熟度模型》所示)處在何種位置。公司的bi成熟度處於哪個階段才可以為公司的經營目標提供最佳支援呢?

有調查顯示,在bi成熟度方面,89%的企業都處於戰術期或關注期,其中有30%處於戰術期,59%處於關注期;7%的企業已經達到了戰略期(實現bi或績效管理工具的戰略用途),但還沒有能夠達到最高端段持久期的企業。

gartner進行的面向企業cio的調查顯示,目前商業智慧型專案處於 it 管理領域的前沿地位。但是,另外乙份面向bi終端使用者的調查顯示,3.1%的受訪者表示他們的公司仍處於成熟度曲線的第一階段。也就是說,這些公司仍未了解商業智慧型可以帶來的潛在收益,依舊使用電子**收集、發布重要的績效資料。

業務經理在評估公司的bi與績效管理成熟度時,需要清楚一點:並非所有的業務都要求企業在bi的運用上達到戰略期和/或持久期的水平。有一些公司就只要求公司業務在商業智慧型和績效管理工具運用上保持關注期水平。其他一些業務,由於與公司高階管理層制定的組織戰略和目標緊密相關,要求全公司在商業智慧型與績效管理工具的使用水平上更貼近戰略期與持久期。

在成熟度曲線處於不理想位置的企業,必須了解邁上更高一級台階所要克服的困難。很多情況下,企業的不同流程和/或部門,其bi成熟度也不盡相同。大多數企業都會發現每乙個主要的流程領域都有自己的成熟度,並且都會在bi/績效管理成熟度提高的過程中面臨諸多困難。

在了解這些困難後,企業應當尋找克服困難的方法。成立 bicc (商業智慧型競爭力中心

)是企業克服這些困難的最佳選擇。

集中企業 bi 能力優勢

是否能成功組建bicc相較於其他因素,更能說明乙個企業是否可能提高其bi/績效管理工具運用的成熟度水平。bicc團隊由來自業務、it、資訊等部門的人員組成,負責協商制定公司商業智慧型戰略以及對整個組織的規範要求。

把這些團隊成員組織在一起,無論其是否直接向bicc匯報工作,他們都可以完成以下任務:

·制定公司的bi遠景規劃;

·制定實施bi與績效管理所必須遵循的標準;

·監督並管理相關專案的資金;

·向bi與績效管理技術的終端使用者提供培訓;

·指導公司範圍內的資料採集和資料管理。

組建bicc是企業邁出的重要一步,不可輕視。期望在bi/績效管理的運用方面達到戰略水平的企業,必須思考bicc所帶來的收益。

對於想組建bicc的企業,我們提供了七個最佳實踐的建議,可幫助它們取得最大投資回報:

1.動態規劃bicc。這一點最為重要。支援商業智慧型與績效管理工具的應用,就需要時刻關注公司的業務、人員、流程、服務和技術(包括應用程式和基礎設施)。而這幾點全都是建立在公司的企業經營目標基礎之上的,而企業經營目標又隨時間的變化而變化。因此bicc要根據公司業務的變化,以及人員的需求進行相應調整。

與此同時,公司的服務和應用的技術也會不斷改變,推陳出新。新**商不斷出現,而之前的**商可能會由於各種原因而退出。不同的**商所推出的服務和產品組合也不盡相同。bicc的成員需要監控這些變化(這些變化可能會影響到其工作)。同時,bicc團隊需要相應調整其成員構成、成員數量,以及成員的角色和職責。

2.邀請並隨時調整bicc發起人。為商業智慧型和績效管理提供的支援,很大程度上源於企業經營目標,通常也是集團級的目標和標準。因此,非常有必要邀請公司的高層領導作為bicc的發起人,對bicc提供指導和要求,並對bicc進行管理。他還要大力推廣bicc的工作成果,和其他高層管理者共同採納bicc的成果,並激勵bicc爭取更大成績。

3.確保團隊成員來自跨職能部門,並經常性地調整成員構成。這兩點有異曲同工之處。bicc的理念本身就強調組成跨職能部門的團隊,要求成員構成廣泛,包括公司的業務使用者、分析師,和熟悉相關技術的人員。跨職能部門人員構成與成員定期輪換的特點,可以促進應用軟體與工具在公司的大範圍推廣,使得商業智慧型帶來的好處在員工間口口相傳,潛移默化,並且有力推動強調「資料分析」的企業文化建設。

4.事先規劃 bicc 關注的焦點問題,包括公司的業務、人員、流程,與技術。隨著公司戰略的發展,隨著不同使用者使用到bi與績效管理服務,以及隨著bicc越來越成熟,bicc所關注的焦點問題可能會發生變化。

例如,在「企業建立 bi與績效管理遠景」以及今後的「bi與績效管理運用」階段,bicc應當更加關注戰略、人員、流程、評估標準、準備的充分性,以及使用效果評估,而不是技術。而在「規劃」與「實施」階段,bicc關注的焦點應當是流程、架構、選擇服務與技術的**商、技術的研發與整合,而不是人員與企業戰略等問題。

5.制定乙個基於業務的 bi 優先順序列表。這些問題可以幫助企業決定bi實施的優先順序:何種評估方法可以對企業戰略和目標產生最大的影響?哪個人/團隊會對我們實現目標產生最大的影響?這些人需要啟動哪些流程來對我們的企業經營目標產生最大的影響?哪些資料會對我們的企業經營目標產生最大影響?有了這樣的優先順序列表,bicc可以更加積極、主動地應對公司不同部門的戰略以及戰術需求。

6.提供反饋意見的途徑與進行答覆的平台。為推動企業文化和業務變革,bicc需要與各部門保持溝通。因此bicc需要為業務使用者、 it人員、分析師,以及管理人員創造條件,讓他們能夠順暢地反饋運用bi和績效管理工具過程中的問題。具體的方法有:建立乙個電子郵箱,用來接收發往 bicc的反饋意見;與其他部門召開非正式會議,討論一些最佳實踐;發布有關bicc的最新報道。這樣,bicc可以在某些具體事件(或潛在事件)惡化為真正的問題之前將其解決,了解最新的商業機會和技術,發展潛在的bicc成員。

7.推廣成功經驗,評價取得的成果。bicc需要跟蹤其在業務層面所帶來的長短期影響,進而精確評估bicc對整個公司的影響;第二,bicc需要善於發現並記錄所帶來的點滴收益,例如績效的改進和流程效率的提公升;第三,評估所提供服務帶來的可感知的使用者價值;第四,總結並記錄哪項服務作用明顯,哪項不明顯。

為提高bi工具的使用者使用率和接受率,bicc必須投入85%(以上或至少75%)的精力用於非技術性的工作。例如,為使用者提供培訓;推廣實踐技巧、方法、工具和應用軟體;通過提交給管理層的工作報告、面向使用者的最新報道,以及跨職能部門的使用者團隊,宣傳 bi與績效管理工具取得的成果、改進和影響力。

評估 bicc 對技術運用的影響

gartner進行的面向bi使用者的調查顯示,擁有bicc的企業,其所收集的資料很少發生系統間或部門間資料嚴重不一致或資料不完整的情況。未成立bicc的企業,大多會將工具、應用軟體和資料儲存在「筒倉」中。許多沒有成立bicc的企業剛剛開始解決這些系統的相容性問題。

bicc有助於企業做出有關it和業務的決策,因此擁有bicc的企業會為推動企業戰略的使用者在商業智慧型方面提供最佳支援。而沒有 bicc的企業,只能利用收集到的資料提供一次性的戰術級別的決策支援。此外,所在公司成立了bicc的受訪者中,有60%表示公司中有大量的使用者使用商業智慧型工具推動企業戰略。而所在企業沒有bicc的受訪者中,僅有30%表示了同樣的觀點。

最後一點,成立了bicc的企業更加注重開發有效保障資料質量和可用性的流程。擁有bicc的企業,在制定和強制執行資料管理制度方面的效率是沒有bicc企業的兩倍。另外,在調查涉及的企業中(包括成立了和未成立bicc的企業),有40%表示,他們對資料的內部控制許可權非常有限,而且資料還經常被誤讀,甚至是為了迎合某部門的需要而被篡改。

在可預見的未來,資料的完整性、一致性和質量問題,仍將是企業所要關注的重點問題。單純強調bi的技術缺陷,並從技術上尋找「資料統一訪問」的解決方案,無助於問題的解決。因為沒有業務使用者的參與,bi問題是無法解決的。

成功企業會重視bicc的組建,會邀請業務部門和it部門具有適當技能的代表參與 bicc團隊。乙個行之有效的bicc可以幫助使用者確定業務核心和業務承諾。借助它,企業能幫助終端使用者獲取必要的資料,並保證資料的一致性和高質量。

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