2006
年12月的一天，中關村一家公司的銷售員突然提出了辭職，由於種種原因，這位銷售員並未對其手頭的工作進行交接。接手其工作的同事這時發現，原來這位銷售人員並未留下任何與工作相關的文件資料，他原來聯絡的客戶連****也找不到了。這一情況令老闆大為惱火：根據銷售員的工作匯報，其中一些客戶已經快到簽單的階段，銷售員一走，而且沒有留下****意味著其中的一些訂單就此流失了。
類似的情況對很多企業來說並不鮮見：中關村一家國內知名軟體企業曾經經歷過這樣一次被訛詐的情況--兩名程式設計師走的時候帶走了部分軟體**，甚至沒有給公司留下源**，而事後向公司要價20萬元。考慮到打官司可能帶來的一系列問題，公司最後以10多萬的代價購買了程式設計師手中的源**。
所有類似的問題反映了目前企業文件管理中面臨的困境：企業文件是企業資產，還是個人資產？一位資深企業管理專家指出，目前it企業提供了一系列企業資訊管理的解決手段，但絕大多數解決方案只針對特定的資訊進行管理，如財務資訊、客戶資訊等，而對於員工手頭大量各種各樣的文件卻一直沒有有效的管理手段。
這種現狀導致了類似前面提到的大量企業資產流失的案例。對此，多年從事公關公司經營的鐘先生表示，企業的員工每天都在用office軟體做各種方案，這些格式各異的方案儲存在區域網內的不同電腦裡，當你需要參考時卻發現很難找到需要的資料，而員工流失帶來的方案流失也很難避免，這種情況很大程度上成為企業資產的流失。
當然，很多資訊無法被企業內部相關人員共享，成為真正的企業資產，很多時候並不是員工惡意獨享造成的，而是文件共享的低效率導致的。"你讓別人看到你的文件就必需共享相應的目錄，而且共享後往往是所有同事都會看到，而且容易因此感染病毒。"文件 資產 wissd8a66ef72d66
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