不知道在你身上是否曾經發生過這樣的情況：你的老闆站在你的面前讓你馬上提交檔案時，你卻發現它不見了；或者是為了找到需要的報告不得不讓在**另一端的客戶等上好幾分鐘。
想象一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地開啟乙個非常有條理的檔案編排系統，徑直取出檔案，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功於高效的檔案編排歸檔方法，不管這聽起來有多麼枯燥無趣。
在乙個典型的工作日裡，我們往往要處理很多檔案、報告、圖表、還有一些其他檔案。有洪水一般的資料從各個方向湧來等著我們處理，通常我們還要將這些資料儲存起來稍後再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些資料能夠，以便於作進一步分析或者是寫總結報告或者是做演講稿。
然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間（很多時候也是別人的時間）四處尋找資料，而那個資料其實就在我們正用著的電腦裡。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用資料變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統的檔案管理方法。
當你從你的同事、賣方、顧客發來電子郵件裡接收到乙個檔案時，很容易就想把它暫時放起來；心裡還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看。或者是更糟糕的，直接把郵件留在收件箱裡。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之後抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計畫繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。
你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經歸檔的資料，因為你忘了檔案的名字，甚至首先連它在你電腦裡你都不知道。那麼怎麼能簡化你的工作呢？改進一下檔案管理方法吧。
管理你電腦裡的檔案跟你管理紙質檔案的方式差不多。它的要點是：把檔案裝進分類的資料夾裡，並且盡量以一種自己能明白的順序。
下面提供幾個關於處理檔案的小技巧：
對於任何乙個高效方便的檔案歸檔系統來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決於你工作的性質。所以，沒有乙個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據這些小建議定製出一套適合自己的系統。
花費寶貴的時間找東西實在是讓工作變得很無趣，也會給你帶來很多壓力。採用這些簡單的關於檔案歸檔整理的技巧，建立一套適合自己的檔案歸檔系統，應用於生活之中將讓你生活更輕鬆。
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