專案管理生命週期有五個階段：啟動、計畫、執行、監控和收尾。在啟動和計畫階段，專案獲得必要的審批，計畫已經建立，工作實際上從活動開始。執行階段和監控階段同時發生。這意味著你一邊完成活動，一邊在監控你的進度。
一旦專案計畫最終確定並獲得審批，專案經理就會監控進度，確保相應的活動完成。
如何監控活動完成情況？
專案經理應重點關注的監控型別主要有4種：▪ 計畫監控▪ 變更監控▪ 質量監控▪ 成本監控專案經理有乙個活動計畫以及每個活動的預計持續時間。因此，每天、每週或每月結束時，專案經理應該能夠報告專案是否處於正軌。為了以這種方式匯報，專案經理需要從每個團隊成員那裡了解：▪ 他們目前正在進行的活動。▪ 他們在這個活動上花了多少小時。▪ 還有多少小時可以完成這個活動。有了這些資訊，專案經理可以將實際完成情況與預期完成情況進行比較，判斷現實是否符合預期。有些活動花費的時間比預期要少，有些活動花費的時間比預期要長，這是可以預料到的。
開發人員可能會告訴專案經理，建立乙個網頁需要3個小時，儘管預計需要10個小時。與之類似，一項活動預計需要5個小時，但花費了8個小時。
因此，每天跟蹤很有用，但必須從整個專案進展的角度來檢視。當專案經理比較每週完成的活動和計畫完成的活動時，利害關係人將關注整個專案的計畫和交付的里程碑。
這就是甘特圖特別有用的地方——因為它能讓你看見里程碑在專案日程表日曆中的位置。許多專案管理軟體工具可以顯示活動完成的百分比。
這有助於檢視進度，並顯示你在計畫內完成足夠數量的活動以實現主要里程碑的可能性。
當變更發生時怎麼辦？
上面部分說明了如何監控活動實際完成情況和活動預期完成情況。但如果實際的活動發生了變化呢？如果客戶改變主意，想要完全不同的東西怎麼辦？如果你在專案進行到一半時發現法律發生了變化，新的要求需要額外的工作，你會怎麼辦？通常，專案管理應用於團隊可以準確**需要哪些活動的環境中。如果你不知道需要哪些功能或需要做什麼，那麼應該做更多的研究。專案經理通常會反對範圍的變更。更改結果、可交付成果和專案中期活動的列表需要修改專案計畫並從決策者那裡獲得新的簽字。
因此，範圍的變更和向專案新增活動是例外，而不是常態。專案經理衡量新增到專案中的變更請求和額外活動的數量。團隊成員在完成活動和構建解決方案時，會發現不可預見的問題，一些問題也會浮出水面。
專案經理會跟蹤這些問題。如果它們需要額外的活動，專案經理將研究如何在實現里程碑承諾的同時完成它們。
監控專案還需注意什麼？
每個可交付成果必須滿足客戶的期望。數字產品至少沒有bug。你必須確保產品按預期執行（例如，花5秒鐘載入乙個網頁是不可接受的）。團隊中通常會有乙個成員測試可交付成果，確保它們按預期執行。
這個人通常是質量保證(qa)團隊的成員，但有時也可能是開發人員或專案經理，他們會做大量的測試。測試不應該在專案結束時進行。在執行階段一致地進行質量檢查很重要。專案經理還需要監控專案的成本。如果專案產生額外的成本，那麼它可能不會給你的公司帶來利潤。雖然團隊成員花費更長時間完成活動是成本增加的**，但專案成本可能超出預算還有其他原因：▪ 其他材料（如硬體、伺服器等）。▪ 增加對**商的使用。▪ 大量的缺陷必須由你來修復。每個里程碑已完成的部分報告應指出專案是否仍然在指定的預算範圍內。實際上，專案監控貫穿專案的生命週期——從啟動到收尾，它使專案團隊可以了解專案的當前狀態、所採取的步驟以及預算、進度表和範圍**。
專案經理可以依靠專案管理軟體來執行成功專案所需的所有任務。優秀的軟體可以為專案團隊提供支援，因此他們可以管理成功專案的所有細節。
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