第一步：初步策劃 / 預算估計
初步策劃：首先是你活動的目的是什麼？造勢策劃執行過多場500餘人的活動，涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環節，此檔次年會預算總費用在50w起步，大部分費用是場地的住宿、例會餐飲。
預算：你要達到什麼樣的效果？這個和你預算有很大的關係，預算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對接的就是本公司負責人，再聯絡酒店和深圳會議策劃公司做出闡述活動大概規模結合三方建議估出大概預算上報審批。
第二步：後勤人員組織和時間安排
做出具體工作職責表和時間進度表，留有足夠的時間準備，大型會議建議提前30天準備，給活動視覺設計留有足夠的時間，並且通知深圳會議策劃公司，把場地物料布置和表演部分外包出去。
一定要有書面執行方案，總負責人，責任到人，定期例會通報進度。
第三步：酒店選址
參考多家市內同檔次酒店，並逐一實地調研，建議參考交通便利，離市中心區遠的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好後帶深圳會議策劃公司實地測量場地，並和公司行政部門確定與會人員名單，交於深圳會議策劃公司設計邀請函，並送出。
第四步：會議執行
提前一到兩天多開彩排會議，以及會議物料布置和與會用品採購，保證隨時有問題隨時有人解決，只要前期策劃方案做的夠詳細，中間執行環節不拖延，基本上沒有太大問題。
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