專案跟蹤有很多好處和理由，從專案成功的機率增加到團結團隊的建立。及時了解專案的進展情況和專案狀態，就容易發現任何可能阻止專案成功的潛在問題。完全的透明度是準確決策的必要條件。專案跟蹤使所有團隊成員和利害關係人及時了解截止日期和目標，有助於專案經理更有信心管理專案。
專案跟蹤的四大好處
1、資訊實時
首先，專案跟蹤有助於及時了解專案最新情況，獲取最準確的資訊。每位專案參與者都需要立即看到專案的狀態和進展。這對於高層管理人員和代表團隊的團隊領導做出專案最高層面的決策至關重要。使用基於雲的專案管理軟體，就能很輕鬆向高階管理層進行匯報。通過跟蹤專案，團隊成員、專案目標和活動可以保持一致。團隊成員可以保持聯絡，看著目標變成現實。
2、及時發現問題
3、增強團隊動力
協作是每個專案的關鍵因素。如果每個成員都清楚自己的角色，他們就能朝著團隊目標努力。隨著專案的發展，任務列表每天都在減少，團隊繼續和完成專案的動力增強。通過攜手合作以及建立授權團隊，專案跟蹤使所有人都參與進來，並保持一致的意見。
4、簡單準確的報告
報告通常是專案經理需要完成的一項痛苦任務。高階管理人員希望在一瞬間獲得對每個專案的整體看法。為了管理和跟蹤專案，使用專案管理系統，能使報告快速而簡單。時間非常寶貴，把所有資訊放在同一處，並在需要時提供詳細資訊，這非常適合向高階管理人員報告的情況。
專案跟蹤的三個常見陷阱
1、無法精確衡量進展
糾正這種情況的第一步是，使用指標量化每個任務的範圍和主要的可交付成果。這些指標提供明確的檢查點，用於衡量進展並顯示下滑情況。下一步要做的事情是，與團隊成員合作，估算完成工作所需的時間。不要只在日程表中使用完成日期。實際工作和估計工作的跟蹤是任務完成情況的另一種衡量方法。這兩個指標相結合有助於更早發現問題。盡早解決這些問題可以在高管、利益關係人和團隊成員之間建立真正的信任。
2、專案檢查點模糊
專案經理和高管應在計畫階段為專案管理跟蹤建立堅實的基礎。不幸的是，計畫通常不會迫使利害關係人決定他們到底想要什麼。因此，專案的基礎是建立在無法衡量的模糊願望之上。這些願望並沒有提供衡量進展的跟蹤指標，只提供截止日期。此外，計畫不可能決定專案包含什麼，不包含什麼。這些不可靠的範圍定義和可交付成果很難讓人們做出正確的決策。
3、狀態報告樂觀主義
不可靠的範圍定義和可交付成果使得專案無法成功管理。可交付成果如「只有不到10%的客戶等待時間超過60秒」是專案所需要的，是可以衡量的。然後，可以將其分解為元件，向團隊成員明確說明期望他們做些什麼。經過客觀的定義後，就不會只給他們乙個截止日期作為唯一的績效衡量標準。
如何進行有效的專案跟蹤？
利用專案管理工具可實現有效的專案跟蹤。8msaas pm專案管理工具提供了各種概覽，包括專案總概覽、費用、專案階段、資源、依賴、可交付成果、專案風險、變更請求、現狀調查、關鍵指標和對比等等，幫助專案管理者及時跟蹤專案進展和狀態，做出合理的決策。
此外，8msaas 專案管理工具還提供了多種實時顯示元件方便專案人員快速檢視各種專案資訊，包括專案彙總，文件庫，提醒，訂單，採購合同，變更請求等。
專案跟蹤是專案管理的重要活動，貫穿專案生命週期的全過程。通過有效的專案跟蹤能夠更清楚地掌握專案的實際進展情況，8msaas pm專案管理工具可以幫助專案管理者實時跟蹤專案狀態，及時發現問題和跟蹤解決問題，推動專案的成功。
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