溝通是人與人之間最為直接的接觸方式,每天我們都要面對不同的人,說不一樣的話,但是同樣的事情,有人的溝通方式讓人難以接受,而有些人的溝通方式卻讓人聽著舒服。特別是軟體測試技術人員,技術人員的思維總是讓人捉摸不透的,所以溝通方式上也有很多不同,然而工作中無法避免與老闆上報工作,怎樣與領導溝通就成為了工作中很重要的一部分。
高效的溝通,是職場中事半功倍的有利因素。在工作中了解領導的性格特點是展開有效溝通的良好開端,正所謂:知己知彼。
那麼,到底該如何與領導溝通呢?
無論是什麼工作,在解決問題時給領導的都要是選擇題,而不應該是問答題。
很多人在跟領導匯報工作的時候,特別容易犯的錯誤就是給領導出一道問答題,也就是直接問領導答案或解決辦法。
這也許是因為自己的經驗或知識的確有限,是真心不知道答案或怎麼辦,才去問領導。但是這樣做只能給領導留下很不成熟,能力欠佳的印象。而給領導出選擇題則完全不同,它是你在提出問題的同時,給出幾種建議或方案,以及每種方案的優劣勢,最後闡述自己認為合理的建議和相應的理由,以備領導選擇和決定。
多數領導都喜歡這樣的匯報,因為他僱了你,就是要讓你做好基礎調研工作(問答題),而他則把精力放在如何有效做決策(選擇題)。
我們設想這樣乙個簡單場景,你在市場部負責策劃一項客戶活動,關於確定酒店,你來徵求領導的意見。如下幾組對話方式:
第一組
員工:「領導,我們定什麼酒店?」
領導:「你問我,我問誰!」 領導眼皮抬都不會抬一下。
員工心裡一萬匹草泥馬狂奔。
第二組
員工興致衝衝跑到領導辦公室。
員工:「老闆,我們定希爾頓,喜來登還是萬豪?」
領導: 「都行」。
員工一臉懵逼。這不等於什麼都沒說嗎?
看了以上兩組對話,是不是很有感觸呀,其實正確的對話應該是:
員工:「領導,初步定五星級酒店,同樣面積的場地和使用時間,希爾頓**3000,喜來登3200,萬豪2900,其中希爾頓包括茶歇,其餘不包括。萬豪房間有點緊張,可能不能容納我們所有客戶入住。評估下來,我推薦希爾頓!」
領導:「聽你的!」,領導終於抬起了頭,露出一絲微笑。
當然實際工作中還會有更多細節需要羅列,做綜合對比,領導很有可能針對某些細節繼續追問,但是只要你能夠將調研工作提前做好,將每個方案的優劣勢羅列出來,並提出自己的建議,領導綜合評估後,最優方案就會脫穎而出。
通常領導的時間都很寶貴,沒有時間和耐心聽長篇大論,所以要提前想好這次談話的目的和核心要點,比如重點1,2,3。還需要注意將重要的事情放在最前面說。
如果你自己都沒有想清楚的事情就不要急著去找領導,因為到時你只能越說越亂,領導最後都被你說凌亂了。
比如下面這段話就很有邏輯
「領導,今天有三件事向您匯報,事關我們今年新的戰略方向。
第一件事,有30份新**商協議需要您簽署。這些**商的詳細資料之前曾郵件給您,如果您沒看,我這裡也有乙份精簡的列表供您參考。
第二件事,有個廣州的專案申請**,需要您批准。這裡有一頁該專案預計採購額和利潤計算結果,供您參考。
第三件事,申請提公升tony,這是申請表和他的業績說明資料,如果有時間,我向您詳細說明原因。」
其實要做好這樣的工作匯報並不容易,因為事項多,彼此之間關聯度又不大,很容易說的非常散亂,沒有層級,所以需要開篇簡明扼要,第一時間開門見山指出匯報要點,快速引起領導注意。
這樣做一方面便於領導提前知情和預判此次談話涉及的內容,其次可以幫助匯報人整理思路,否則很容易失去焦點,一件事沒說清楚,又馬上切入另乙個話題。
我們普通人通常喜歡將事情的來龍去脈先說清楚,然後才給出結論。
但是這其實並不適合對領導的匯報。還是那句話,領導一般沒什麼耐心,當你沉浸在自己一步一步描述細節的時候,領導心裡卻只有一句:「你到底想說什麼?」「你的point是什麼?」
我們需要先給出結論,讓領導知道你的態度和想法,然後他才有可能帶著問題去聽下一步關於細節的具體說明和論述。
比如你想建議領導對某類產品降價,就要開門見山:
「領導,鑑於目前激烈的競爭環境,特申請降價5%。 (結論)
理由如下:
論證1:競爭對手普遍降幅10%左:
論證2:而我們產品定位稍高,不適合也降10%,對品牌形象有損害
論證3:但是為了進一步吸引客戶,我們可以在降低5%的同時,附贈小禮品
論證4:經過核算,這樣一來,我們整體銷量上公升10%,利潤率雖然降低,但是利潤總額提高
在匯報的同時,如果能展示精煉的ppt和詳實的資料,就更可信了。
但如果不是這樣,而是如下對話:
「領導,最近我們日子很不好過啊,競爭對手降價10%了,搶了很多我們的客戶,客戶也抱怨,老給我們打**,說我們怎麼**那麼高,前幾天南區老陳的乙個專案就快丟了…」
說了半天,始終沒切入正題。
對比一下以上兩種溝通方式,哪個會令領導更加喜歡?哪個溝通更加高效?相信你自己已經有答案。
也就是一定要事先針對匯報內容做模擬練習,從把控時間,匯報語言,邏輯框架等幾個方面準備,做到熟練掌握,爛熟於心。
在排練過程中將自己的「台詞」設計好,即包括幻燈片頁之間的過渡用語,也包括介紹每一頁幻燈片時的語言描述,一定要做到用語精煉和精準,思路清晰,重點突出。
最好能夠先把這些用語記在紙面上,邊演練邊反覆修改,這些都能幫助我們在最後的展示環節完美表現自己。
不能當好好先生,馬屁精,也不能過於直接,不走大腦。
那麼可能就有人說了,領導畢竟是領導,我們什麼都點頭,什麼都聽他的不就完了嗎,可是為什麼當我真的什麼都聽他的時候,他還是不滿意?
這個困惑存在於很多人心中。首先我們要肯定這種對領導尊重的態度是對的。雖然有時你對領導並不服氣,覺得他並沒有能力,但是在你還沒本事取代他,或者跳槽走人的時候,還是要抱著這種心態,他是「光榮,偉大,正確」的領導。
即便遇到乙個相當開明的老闆,願意傾聽你對公司的看法和建議,也盡量避免知無不盡,言無不言。尤其不要輕易表現對具體個人或具體事件的讚揚或反感,這容易造成老闆認為那只是你個性的情緒化的表達,是私人想法。
所以在何種情況下,學會站在公司角度,從大局出發再談你的想法和改善建議,會讓老闆對你刮目相看,對你的信任和依賴程度會加深。
另外,恰當的說話方式同樣會幫你達到意想不到的溝通效果。如下這個段子之所以流傳很久就是這方面的典範,你看到區別了嗎?
有個人問牧師:「我可以在祈禱時抽菸嗎?」牧師斷然說 no。
但當另乙個人換個說法問牧師:「我可以在抽菸時祈禱嗎?」牧師的回答卻是:「當然,上帝鼓勵人們隨時隨地向他禱告!」
怎麼樣?語言技巧是不是很有趣。
為了避免工作做完最後被老闆罵,或者重新返工,最好在工作開展前,多問老闆幾個為什麼,比如他的期望是什麼?希望什麼樣的產出?
如遇腦子清楚的領導,那你比較走運,在領導給了明確的方向後再動手工作,最後任務的完成質量也會**不離十。
但如果遇到乙個領導,在下達任務時,自己也不是十分清楚,或者還沒時間梳理清楚時,對你來說就比較棘手。
這時先試著將自己抽離出來,站在領導的角度思考,他讓我做這項工作或者完成這項任務的背景是什麼,對公司業務影響有哪些?為什麼要做這件事?
因為任何事情都有因果和內部邏輯,當你能這麼想的時候,不妨整理好分享給領導,向他確認。
如果得到積極確認,就非常好了,如果沒有,這個過程領導也會發現你是個愛思考的人,也許在這個過程中也激發了他,很多時候,他自己的想法也隨之梳理清楚了。
以上這些技巧,一時我們可能不能將這些技巧全面掌握或同時運用,但是先從最簡單易行或者從其中某兩點開始實踐,過一段時間你就會感受到自己的變化,以及領導對你的態度的轉變。因為不懂得和領導高效溝通,不懂得和同事高效溝通的人,又怎麼能得到信任,並委以重任呢?
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