專案管理的三個關鍵

專案管理是一門抽象的學問，實踐證明，能把專案帶向成功的並非固定招式，也不是放之四海而皆準的標準，在專案管理這條道路上，走過的彎路、踩過的坑都有可能成為非常寶貴的經驗和教訓。總結了三個專案管理的關鍵，分享給所有專案管理者或者想成為專案管理者的夥伴。

風險，一直是令專案管理者頭疼的問題，客戶關係處理不好是風險，交付範圍擴大是風險，需求變更是風險，團隊合作是風險，有的時候諸多風險會一起到來，令專案管理如履薄冰，稍有不慎就會導致專案失敗。

在真實風險之外，也有許多專案折戟於「想象中的風險」。換言之，很多風險並非無法解決，而是我們認為自己無法解決。

我的上乙個專案，客戶負責演算法，交付團隊負責應用程式，就在離交付只有不到三周的時候，團隊提出客戶的演算法有bug，會導致一些我們解決能力範圍之外的問題，於是報出了高風險預警，並產生了悲觀情緒，認為專案必然會失敗。

後來，我們做了問題整理和原因分析，結果卻大大出乎我們的預料，竟然發現大部分的問題是來自應用程式，應用程式解析外界輸入太脆弱，而且沒有良好的容錯機制，應用程式讀取演算法時設定了錯誤的引數。

也就是說，團隊掉進了自己為自己挖的坑。

我們還把所有基於感覺的問題做了梳理跟蹤和記錄，專案結束之後大家一起做了回顧，對所有人來講，那是一次深刻的教育。

專案交付過程中，團隊可能會面臨各種各樣的複雜度，有時候需要突擊學習，有時候需要加班趕工期，這些挑戰都有可能變成團隊的壓力，重壓之下團隊很有可能變得悲觀，當乙個人的悲觀變成一群人的悲觀，團隊就失去了對風險的客觀判斷，這時候最需要的就是事實。

所以，專案管理的第乙個關鍵：面對風險，我們需要多做一些分析，管理風險，一定是基於事實。

很多專案管理者認為客戶管理是專案管理中最有挑戰的部分，而客戶管理中最複雜的莫過於決策者的管理。

決策者通常來自客戶的高層，有時候還是出資的那個人，他們有想法，有話語權，但其特殊的身份決定了他們一般都很忙，不是我們在專案中直接對接的那個人。

如果管理不好決策者，就經常有如下情景發生：

這樣的事情發生的多了，開發團隊通常會這樣猜測，重要的人物都很忙，我們的專案不是他的優先順序，我們儘管非常需要他，但無能為力。

但當你問開發團隊，決策者是否知道他很重要，是否知道他可能會是專案交付的風險和最大瓶頸，大多數時候，開發團隊一臉茫然，因為很少會有人和決策者確認過這個猜測。

這是專案管理的第二個關鍵，有時候，我們對客戶的認識基於我們的猜測，而不是事實。

我經歷過乙個決策者隱身的專案，也預料到他的缺席會是專案交付最大的風險，於是借助一次關鍵的showcase，我們暴露了所有的缺陷，也因此引起了決策者的關注，我們趁機和他做了溝通，原來他之所以和專案保持著若即若離的距離，是因為他一直以為專案一切順利。

意識到參與的重要性之後，他和團隊安排了一周兩次的catch up，自那之後我們才真正將決策者引入開發的過程。

所以，在客戶管理上，對客戶產生正確的認識，讓客戶成為團隊的一部分，多一些溝通，大部分的時候都會有收穫。

所有的專案都是有目標的。

這個目標的設定首先來自於客戶，客戶想通過乙個系統或者數位化手段解決什麼問題，帶來什麼價值，對這些價值都有什麼描述，成功和失敗的定義是什麼，除了數位化手段還有什麼其它輔助方案？

絕大多數專案經理，都會有意識去收集並澄清這些資訊。

團隊的目標是根據客戶的目標制定的，團隊如何幫助客戶達到目標，實現期望的價值，團隊內部如何合作，團隊和客戶如何溝通，如何界定開發範圍，根據什麼進行優先順序決定，這些也通常會被專案管理者納入工作的範圍。

理想情況下一旦客戶的目標明確，團隊的目標也會變得非常清楚。

但現實往往是，每過一段時間就會有人質疑團隊是否有目標，或者丟擲乙個對目標的錯誤認知，甚至認為團隊不可能達到目標。

專案經理可能會疑惑，目標不是很明確嗎？團隊不是一起討論過目標嗎？而且所有人都達成了共識？專案經理甚至記得這種事情發生了什麼地點什麼時間，他自己或者有上下文的同事說過什麼話，在白板上寫過什麼內容。

但是，這些都無濟於事。

人的認知是個很奇怪的事情，資訊被植入人的大腦，但隨著時間的推移，它會被迭代很多次，於是不同的人就有了不同的認識。

此時，如果專案經理還是基於以前的假設，認為所有人都已經充分了解上下文並擁有一致的認識，那就大錯特錯了。如果不反覆強化目標，並確認所有人擁有一致的認識，就會出現這樣的一些情況：

最終，在客戶的資源耗盡之時，團隊沒有辦法交付乙個可以實現價值的可用的版本。

這也是專案管理的乙個關鍵問題。

要解決這個問題，專案管理者需要不斷驗證假設，弄清楚團隊是否都理解目標並且是否對目標達成一致，尤其去找中間加入專案的成員確認他們對目標的認識。

即使團隊暫時性的對目標明確且達成了一致，專案管理者也需要不斷的強化目標，這樣才能盡可能的幫助團隊統一方向，提高效率。

導致專案失敗的原因有很多，遇到如上原因的話，有可能會使乙個看起來成功概率很大的專案走向失敗。

在《有效管理的5大兵法》中有這樣一句話：解決問題，就是把可能讓我們失敗的因素清除了，讓我們達成預期目標。

作為專案管理者，把專案帶向成功，就是不斷識別可能會導致專案失敗的關鍵因素並解決問題的過程。

文/thoughtworks陳慶敏