秘書九段的故事

背景：

話說有個總經理，要求秘書安排明天上午九點開乙個會議。這是乙個最簡單不過的執行問題吧？大多數人是如何做的？–通知所有參會的人員，然後秘書自己也參加會議來做服務，這就完了！

看看九段秘書的不同做法，你是不是有進一步的感觸呢！

一段秘書的做法：發通知—用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。

二段秘書的做法：抓落實—發通知之後，再打一通**與參會的

人確認，確保每個人都被及時通知到。

三段秘書的做法：重檢查—發通知，落實到人後，第二天在會前３０分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

四段秘書的做法：勤準備—發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。

五段秘書的做法：細準備—發通知，落實到人，會前通知，也測試了裝置，還先了解這個會議的性質是什麼？總裁的議題是什麼？然後給與會者發去過去與這個議題相關的資料，供他們參考（領導通常都是很健忘的，否則就不會經常為過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。

六段秘書的做法：做記錄—發通知，落實到人，會前通知，測試了裝置，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做乙個錄音備份

七段秘書的做法：發記錄—會後整理好會議記錄（錄音）給總經理，然後請示總經理是否發給參加會議的人員，或者其他人員

八段秘書的做法：定責任—將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人乙份，並定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時匯報給總經理。

九段秘書的做法：做流程—把上述過程做成標準化的「會議」流程，讓任何乙個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何能人的會議服務體系！