經常會看到這樣的情況——
領導：那個誰，你寫個關於這個事情的東西給我
某：啊？啊！。。。。。。好的。
隨著心裡就琢磨，關於啥東西的啊，又要寫啥啊。
其實乙個文件要真的寫起來並不是那麼麻煩，只要你搞清楚很多的背景條件和關於這個文件的確實需求。就如同我們開發軟體一樣，背景和需求是最先遇到的大問題。我們要寫乙個文件，應該知道這個文件給誰看，我們又是想給誰看；我們想達到的意圖，對方想達到的意圖；文件應該被提交的時間。
讀者不同，需要的文件也不會相同。比如詳細程度，行文風格，內容風格，以至於所用的紙張等等都有講究。
而你要達到的意圖你未必就那麼理解，特別是你代表了乙個組織情況下。而對方的情況也是如此。
比如乙個忙碌的領導很難會看你的厚厚的詳細報告，而技術人員往往會關注於某些細節。因此如何定義乙個文件的各種約束，是需要你對背景資料有足夠的了解。
當然這裡我還有說有另外一種情況，那就是要你寫的文件的格式和形式等約束已經是明確的。這樣的情況一般都是應用於組織內部的文件系統，對外如果也採取這樣的方式是不妥當的。即使是有其他的ci要求，在某些情況下，考慮到對方的情況，也需要你做出針對性的定義。
因此寫作文件的開始並不是你急於動筆寫，而是要先分析和了解情況。
下一節——時限
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