電子合同管理有這些細節更需要注意！

有這樣一則案例：某地銀行與儲戶網上簽訂了電子合同後產生理財糾紛，銀行拿出網頁確認日誌，但是儲戶卻否認當時存在某一條款，結果被法院認定為無效電子合同。

上文提到的小案例中，法院認定該電子合同無效的原因主要在於：銀行提供的證據，即網頁操作記錄其儲存和形成場所是銀行自有的平台，作為合同糾紛的證據，其並不具備公信力。這就好比賽場上運動員不能同時作為裁判一樣，合同當事人其中一方及時合同的簽署方又是保管者，則有修改動機因而使合同不具備證據能力。

那麼，當合同當事人簽署電子合同時，到底應該由誰來提供這項服務呢？

根據《電子簽名法》第十六條規定：電子簽名需要第三方認證的，由依法設立的電子認證服務提供者提供認證服務。借助第三方電子合同平台提供電子合同簽署以及資料儲存等服務對合同當事人均有益處：第三方平台作為中立方，不介入任何合同內容，可保證資料安全真實，證據更具有公信力。

電子合同的推廣與普及如今正如火如荼，但事實上，傳統紙質合同與物理印章使用的習慣根深蒂固。短期內，企業組織內部還難以完全杜絕紙質合同歸檔或物理印章歸檔的問題。

怎樣逐步推進電子合同與電子印章的使用，同時能夠兼顧到物理印章與紙質合同的管理呢？

（1）防偽列印：電子合同、紙質合同「隨機切換」

合同簽署是乙個雙方（或多方）協作的過程，合同簽署人無法使用電子合同怎麼辦？發起方可通過電子合同防偽列印，實現紙質合同形式輸出時帶有唯一性的防偽標識（只有通過特定的解碼片才可鑑定且ps、影印無效）。

防偽列印後的電子合同紙質版具備唯一性、不可篡改性，再交由簽署方線下蓋章後返還至簽署方。在此過程中，發起方可通過防偽標識快速鑑定內容一致性，從而解決電子合同列印後的紙質簽署和歸檔需求。

（2）智慧型印章：物理印章、電子印章「一視同仁」

有沒有什麼方法實現物理印章的使用也能像電子印章一樣可追溯、可記錄？契約鎖融合物聯網技術實現智慧型印章一體化管控的理念。通過將物理印章放置在硬體裝置中（印控儀），借助軟體系統賦予使用許可權，實現物理印章使用可控。

通過軟硬體結合的方式，物理印章使用需經過系統申請、系統授權，使用過程可通過裝置自帶攝像功能取證上傳、使用次數可通過系統設定，將物理印章的使用記錄電子化管控，為企業管控物理印章外借、異地分支結構保管等情況提供便利。

與紙質合同儲存要求稍有不同，電子合同以資料電文的形式儲存在網路環境中，因而如何儲存、如何證明其未經篡改對於證明電子合同法律有效性十分關鍵。

在「有效電子合同」法律解釋中，《電子簽名法》第六條對於電子合同檔案的儲存要求做明確規定：

（1）能夠有效地表現所載內容並可供隨時調取查用；

（2）資料電文的格式與其生成、傳送或者接收時的格式相同，或者格式不相同但是能夠準確表現原來生成、傳送或者接收的內容；

（3）能夠識別資料電文的發件人、收件人以及傳送、接收的時間。

可見，對於普通的個人使用者或公司使用者而言，最簡單便捷的儲存方式是通過權威可靠的第三方電子合同平台簽署、儲存合同。

當使用者通過平台簽署完成後，平台可將合同資料同時儲存在平台公有雲伺服器以及第三方權威公證處伺服器中，當使用者需要時，可隨時提供權威的公證書證明其檔案內容未經篡改，從而保障電子合同的合法有效性。

綜合上述分析：

企業組織在啟用電子合同服務或電子合同產品選型過程中，不僅要關注合同簽署、傳輸、儲存等過程中基礎服務是否穩定、法律保障等延伸服務是否可靠；

同時，組織還應分出一部分注意力，注意考察電子合同平台的服務深度，例如對於電子合同管理以外，物理印章、紙質合同的「管理死角」能否估計，這對企業組織印章與合同管理長遠規劃至關重要！