幻燈片演說三步曲
演說通常由幻燈片、註解和講義三部分組成。如果你明白各部分的作用，就不會再把所有資訊（文字、資料等）都新增在幻燈片裡了。你可以選擇把部分資訊放在註解部分（作解釋或演說備份之用）。演說大師克里夫·阿特金森（cliffatkinson）早就提出過這種主張，但大多數人仍然習慣把幻燈片做得滿滿的，上面附有大量的文字以及難以辨認的資料等等，然後將幻燈片列印出來作為講義發給觀眾。在我的關於演說的設計所做的演講中，我曾用如下四張**表述我此處的觀點。
幻燈片文件
幻燈片和講義是兩回事。我在此將由幻燈片簡易拼湊而成的講義稱做「幻燈片文件」。為了節省時間，許多人會將此作為一箭雙鵰之事。初衷是好的，但結果卻差強人意。這種為了節約時間而把幻燈片文件作為講義並最終導致失敗的做法，使我想起一句諺語：一心二用，徒勞無功。
幻燈片應盡可能做到視覺效果好，從而使論證更為有力，有效。而闡述內容、依據和調動氣氛等則是通過口述來達到的。至於會後下發的講義，則又是另一回事。聽眾拿到講義，身旁沒有你的講解，所以講義至少要做得同演說內容有同樣的深度和廣度。通常來說，講義應提供更深、更廣的資訊，因為此時觀眾是在自己讀，而不是聽你說。有時候，演說中使用的材料摘自演說者所著的書籍或期刊，要是那樣的話，講義可以很簡潔，因為觀眾完全可以從相應的書籍或期刊中獲取更多有關資訊。
幻燈片文件怪圈
如今，粗製濫造、毫無新意的幻燈片隨處可見，原因之一是許多會議組織者要求演說者嚴格按照統一的模板製作幻燈片，並在會議開始前很早就把ppt檔案交給他們。組織者隨後列印出這些所謂「標準化的」ppt，並放進會議活頁夾或拷入***供會議出席者帶回。組織者這樣做的意圖是，這些含有大小標題和文字內容的幻燈片既可以輔助演說，還能用作重要的講義供聽眾會後閱讀和參考。這樣一來，演說者便處於兩難的境地，不得不問自己：「我設計的幻燈片主要是為現場演說服務還是要供觀眾會後閱讀呢？」於是許多演說者便選擇了乙個折衷的辦法，即兩者兼顧之。這樣製作出的幻燈片既對演說沒有任何幫助，印出來後也不便閱讀（聽眾也就不會去讀）。這類幻燈片文稿所以不易閱讀，因為上面滿是各式各樣的**框，顯然稱不上什麼文件了。
幻燈片文件不高效，也不美觀。試圖把幻燈片既作為現場演示文稿又用作會後講義也只會導致一敗塗地。可惜如今這一做法卻很典型，也十分普遍。powerpoint（或keynote）軟體是用來展示視覺資訊，以幫助闡述道理、證明觀點，從而使觀眾有所收穫的一種工具，但它們並不是建立文字的好工具――那是文字處理軟體的事。
會議組織者會什麼不要求演說者另附乙份涵蓋了演說要點，且內容翔實、深度適中的書面檔案呢？使用word文件或pdf檔案則會更合適，上面還可以標明文獻資料，並提供一些鏈結供感興趣的觀眾自己研讀。會議結束，會有誰去閱讀那些列印出來的幻燈片文件呢？大家最多不過瞅幾眼那些模糊不清的標題、要點、圖表和剪貼畫等，然後憑藉自己的推斷去獲得一些理解。沒過多久，也就放棄了。但如果是乙份撰寫得當的書面材料的話，聽眾沒有理由不去仔細閱讀，而僅止步於對演講題目的淺顯模糊的認識了。
要使演說做到與眾不同、有力有效的話，兩樣東西不可少：其一，講義要做到內容詳細、文筆流暢的講義；其二簡明扼要、**並茂的幻燈片。如此一來工作量大大地增加了，但卻能實在地提高演說的質量。這也許不是最好的對策，但該辦法簡單、直接、一目了然。其實這也是最容易的乙個辦法了。
避免使用幻燈片文件
左面的那張幻燈片以兩種形式列舉了30多個國家的人口肥胖率。**和條線圖均是從excel直接粘帖過來的。把word或excel中的內容拷貝到powerpoint的做法十分常見，但沒必要把所有的資訊都拷入幻燈片之中。演說時如果需用到大量的資料，可以在講解時把相關資料以文字的形式發給聽眾。（由於解析度較低以及螢幕面積有限，圖表上很小的資料是無法清晰地演示。）。可行的做法是擇取部分最有用的資訊。例如此處的兩張幻燈片，演說者的意圖是要說明美國的肥胖率遠遠高於日本，那就沒必要列出如此多的其他國家的相關情況。至於這些相關的資訊，完全可以印在講義上，留待聽眾回頭自己看就可以了。
【書名】演說之禪：職場必知的幻燈片秘笈（全彩）
【作者】（美）雷納德（reyno-lds,g.）著
王佑，汪亮譯
【isbn】978-7-121-07458-5
【出版社】電子工業出版社
【出版日期】2023年11月
【宣傳語】
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