公司有個專案需要你來完成，老闆讓你給出個完成時間。當給出了專案完成的時間線後，你的老闆會可能會將其分解為若干步驟，就像你之前所做的那樣，然後分析每一步的完成時間，最後將這些時間加起來作為整個專案的時間線。不過，這樣做就能確保專案按時交付麼？sketchdeck團隊對此給出了自己的答案。
雖然這是估算多步驟專案時間線最常見的方式，但如果考慮到專案中相互依賴的過程，你會發現這麼做簡直就是一場夢魘。這也佐證了為何有如此之多的專案沒有在截止日期前完成，因為這些專案的截止日期根本就是不切實際的。
在sketchdeck，團隊通過其按需服務交付了70,000小時工作量的專案。一開始，他們發現設定過於簡單的時間線（僅僅將專案中每一步的平均完成時間加起來）會低估專案的總完成時間。實際上，設定基於平均完成時間的時間線會將專案的實際完成時間低估67%左右。對統計數字的錯誤理解是導致很多專案延期的重要原因。
我們從70,000+小時的設計專案中學到了什麼
設計專案通常是個多步驟過程。專案（比如說設計logo、展示、**等等）是通過乙個個步驟來完成的：設計師一開始會做個小樣，然後設計乙個初稿，最後才是終稿。設計師與客戶會對設計的每一步進行反覆的溝通與討論，直到客戶對當前設計完全滿意了才會進入到下一步。有時，這需要花費很長時間。客戶可能需要很長時間（從幾天到幾個月不等）才會同意乙個步驟。你的公司的流程可能就像是這樣。
不過，與大多數公司不同的是，我們會精確度量每一步的平均完成時間（「樣本」、「草稿」、「最終校正樣張」）。這樣，我們就可以將每乙個這樣的步驟的平均完成時間加起來得到專案總的時間線。
不過在實際操作過程中我們發現，自己還是低估了專案的持續時間。為了說明這一點，我們分析了成千上萬的客戶/設計師互動流程。對於每個專案來說，我們可以計算出這個看似合理的「基於中位數」的估算方法所**的完成時間。然後再來看看專案的實際完成時間是多少。
對於多步驟專案來說，這種方法將專案從開始到結束的時間線平均低估了67個小時。如果看一下具有3個或更多步驟的專案，你會發現這個數字會增加到81個小時。有67%的專案都比基於中位數的估算時間要晚。
如果通過將專案中所有步驟的平均完成時間累加起來來估算專案的時間線，那麼擁有2步或更多步驟的專案的平均估算時間是91小時左右，而多步驟的sketchdeck專案的平均實際完成時間則是155小時。
原因
人們一直都在低估時間線。研究表明，學生群體會有意且系統化地低估自己完成任務與學術專案的時間、人們也常常會比自己期望的時間晚一周來郵寄自己的納稅申報表。大量的人類心理學怪癖都對這個現象產生過影響。著名的心理學家daniel kahneman稱這種現象為「計畫謬論」。kahneman認為計畫者會忽略掉類似任務所需要的時間；相反，他們會給出任務走向的理想化程序。kahneman觀察到，了解個案的人們很少會嘗試探求這個個案到底屬於哪乙個統計分類。
平均的問題
對於專案的每乙個步驟來說，實際完成時間超過或是低於平均完成時間的機率都是50%。如果專案有兩個步驟，那麼這兩個步驟的完成時間都超過或是低於平均完成時間的機率就是25%。如果專案有3個步驟，那麼這個機率就是12.5%，以此類推。如果專案有6個步驟，那麼其中一些步驟超過平均時間的機率就會超過98%。
精確估算專案時間線的解決之道
為了探索並解決這個問題，我們提供了一系列互為補充的解決方案。這些方案可用於任何型別的專案管理，從圖形化設計到火箭船的構建。
根據每個步驟的分布來計算專案時間線
總體的專案完成時間實際上是個分布，這是將專案中每個步驟的完成時間分布組合起來而得到的。一旦掌握了總體專案完成時間的分布，你就會知道中位數時間是什麼，以及它為何會變長。
改進所有步驟的完成時間分布
現在，我們知道了專案總體的完成時間與每個步驟的完成時間分布息息相關。你可以重點關注兩件事：讓每乙個步驟更快地完成（即降低中位數完成時間），以及讓每乙個步驟更加可靠。我們通過一系列手段改進了這兩點：
當專案延期時，有選擇地改進步驟的完成時間分布
既然總體的專案時間線是由每個步驟構成的，因此改進其中一些步驟的完成時間分布會對專案時間線產生積極影響。歸功於我們對專案資料所做的細粒度監控，我們能在延期時立刻做出反應，從而讓專案管理團隊能給予一些支援。我們發現在專門的專案管理時間上多花一小時能夠極大地減少中位數完成時間。
希望你的截止日期能夠更加精確
不切實際的截止日期對任何人都是無益的，半斤八兩的管理手段是非常危險的。如果有資料，那就請好好利用。對於時間線來說，2+2並不一定等於4。也就是說，乙個步驟要花費2小時，另乙個步驟也要花費2小時，但兩個步驟加一起可能根本就不是4小時。如果你認為就是4小時，那結果就會陷入到「過於樂觀」的泥潭中，這與完全沒有資料作為支撐的估算沒什麼兩樣。
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