一、寫文件的重要性
對於軟體相關行業，在學校或單位大家也許都已經注意到了，除了要編寫的程式、繪製設計圖之外，還有乙個重要的工作便是寫文件。為什麼要寫文件呢？因為我們要把自己做的東西展示出來，不光展示給同行看，可能還要展示給其他崗位上的工作人員看，甚至展示給使用者看。如果我們只是會寫程式，不會在文件中恰當且優雅地描述自己的想法，那麼就真正的成為「碼農」了。
我注意了一下，周圍的同事會寫高質量文件的確實很少。李開復老師在《浪潮之巔》的序言中說到：「我認識很多頂尖的工程師，但具備強大敘事能力的優秀工程師，我認識的可以說是鳳毛麟角。」確實，我所認識的同事，能夠在文件中清晰地表達自己想法的也很少。
有關文件書寫，我印象很深的問題有如下幾個方面：
我們每天都會收發很多郵件，我仔細看了一下，很多郵件裡面的內容要麼語句不通順、要麼有很多錯別字、要麼誤用或沒有標點符號。很多時候，從不同的角度理解，一封郵件有很多不同的意思，讓人感覺不知道它究竟要表達乙個什麼意思，這樣極大地降低了工作的效率。
除了**之外，專案也會包含了大量的文件。開啟大部分文件，看到的第一眼，我就有這幾種感覺：排版不工整、格式不正確、語句不通順、錯別字連篇。一看就知道作者沒有認真寫文件，並且語句的表達和組織能力也不強。
在專案小組成員討論的時候，大家幾乎都在說怎樣把程式寫好，而沒有提到在文件書寫方面應如何努力去改進。大家似乎一致認為開發人員的職責就是把程式寫好，其它什麼的都是其次的。
有關計算機軟體的傳統定義為：軟體是計算機系統中與硬體相依存的另一部分，軟體包括程式、資料及其相關文件的完整集合。注意，這裡面就提到了「相關文件」，如果文件沒有寫好，那麼軟體也不能算是優秀的軟體。事實上，軟體功能健全，而由於文件原因出現故障的情況還時有發生。
一般說來，在軟體開發過程中，不同階段涉及到的主要文件如下圖所示：
可見，在軟體的不同階段，需要編寫不同的文件。在計畫階段，需要編寫詳細設計文件、單元測試方案文件和整合測試方案文件等；在開發階段，也是這幾個文件，不過是修訂版，因為我們在實際開發過程中，會發現之前設計不合理的地方或者是考慮不周的地方，這就需要對之前的文件進行修改；在測試階段，要編寫單元測試報告、整合測試報告和系統測試報告等；在軟體的發布階段，要編寫安裝手冊、使用者手冊、公升級指導書等，這些文件主要是面向現場支援人員和使用者的，因此要盡量寫得通俗易懂，千萬不要有模稜兩可的情況存在，否則就只有等待使用者的投訴了。
要想寫好文件，我們需要首先糾正乙個觀念：文件不重要。要把文件放在與程式同等重要的位置。
如何寫出高質量文件？
那麼，我們如何才能寫出高質量的文件呢？我認為可以從如下幾個方面著手：
改變文件為輔的觀念，在平常的工作中，對於自己編寫的每乙份文件，均認真對待。
對於郵件的編寫，要把自己想說的話準確地表達出來，在傳送郵件之前，再看一下內容是否完整、是否還有錯別字、語句是否通順等。
在編寫文件的過程中，要嚴格參照專案組規定的模板來完成。在寫完文件之後，對文件進行語法檢查，以糾正錯別字和有語法錯誤的地方。一般說來，有語法錯誤的語句下面會有一條綠色的波浪線。在提交文件之前，再通讀一下整個文件，看是否還有疏漏和不足。
在工作之餘，可以讀一些能夠提高語言表達能力和寫作能力的書籍或文章，看一下別人是怎樣清晰地闡述自己思想的。
總的說來，和做其它事情一樣，書寫文件也反映了乙個人的態度問題。寫出高質量的文件，不僅可以提公升個人的形象（如果你看到一篇好文件，是不是也對作者有較高的評價？），還能夠提公升產品在客戶心中的形象。如此分析，多花些心思來書寫文件真的是很有必要。
要想做好一件事情，需要我們從各個方面來努力。在開發軟體的過程中，寫好**很重要，清楚明了地在文件中表達自己思想同樣非常的重要。「**」和「文件」就像是乙個人的左膀右臂，一定要讓兩者均衡發展，而不能夠只顧其一。
本文**：
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